提升档案管理信息化的思考

刘秀英

兰陵县人力资源和社会保障局

提升档案管理信息化的思考

刘秀英

兰陵县人力资源和社会保障局

档案信息化的核心是转变保存方式，将以实体保存的档案管理模式转化为以数字化信息保存的档案管理模式，从而达到长期保存档案信息，实现档案资源共享，方便档案寻找查阅的目的，提高档案的管理能力。当前，大多数档案管理部门已经实施档案信息化管理，但由于档案信息化建设还处于发展探索阶段，在实施过程中易受到其他因素的影响，降低档案管理能力。因此，本文研究的目的就是通过对档案信息化建设与档案管理的思考，提高档案管理质量，实现档案资源的合理利用。

档案管理；信息化；措施

在网络信息时代，档案信息化管理对促进我国经济社会发展具有十分重要的作用。充分利用现在的计算机网络技术对档案进行严格的分类处理是当前应该解决的重大问题。注重研究档案管理在信息化发展中存在的诸多问题，并及时采取措施解决，使之更好的适应社会经济的发展步伐。

1 档案管理信息化现状

1.1 思想观念落后，信息化管理意识淡薄

档案管理信息化，作为信息化资源建设的重要组成部分，要求档案管理人员在工作内容与形式上不断进行创新，争取与信息化建设发展步调一致。但是，在日常档案管理中，由于管理人员思想守旧，对档案信息化建设持观望态度，认为信息化建设繁琐，没有给予足够的重视，完全忽略了档案管理信息化的重要作用。此外，档案管理人员年龄结构老化，学历层次参差不齐，都是思想观念落后的主要源头。没有专职档案管理人才，学校对档案管理人员没有经过系统的培训，以至于缺乏基本的档案管理知识与管理技能，从而影响着档案管理信息化的发展。

1.2 档案信息的安全性得不到保障

档案资料转化为电子信息资源之后必然会被共享出来，因为共享性是信息资源的特性之一，而档案信息资源的共享同时也是档案管理信息化发展的一个目标，但是档案信息资源的特殊性要求其共享需要一定的限制条件，需要在一个特定的范围内进行共享，而档案自身还需要具备一定程度的保密性。但在实际的档案管理信息化发展中，由于网络技术的不断更新，导致档案信息资源共享程度越来越大很多需要保密的档案信息被泄漏的风险也越来越高，加之一些网络病毒和网络黑客的肆意入侵和攻击，也为档案信息的安全性带来很大的隐患。一旦档案信息的安全性得不到保障，那么档案管理的信息化发展必然会受到影响。

1.3 档案管理工作缺少专业人员

我国目前许多单位档案管理人员的专业性不足，这是阻碍其案管理工作的绊脚石。一方面，这些非专业人员都不是档案管理专业出生，没有经过系统性的学习和培训，所以在网络信息化迅速发展的时代，他们很难适应时代的发展潮流，严重影响了企业及单位档案管理工作的发展；另一方面，许多档案管理工作者的年龄都比较大，在工作上缺乏责任心和工作激情，导致档案管理中存在很大的缺漏，他们也不能及时的发现，这就使得档案管理工作只是形同虚设，并不能起到应有的作用，所以培养专业的档案管理人员非常重要，只有让专业的人员去从事这项工作，才能加快我国企业及单位档案管理信息化建设步伐。

2 提升档案管理信息化的有效措施

2.1 加强对档案管理信息化建设的认识

在档案管理信息化建设过程中，引导人们认识到档案管理信息化的重要性非常重要。首先，应在企业中组织相关人员参加有关档案管理信息化的培训，进一步明确档案管理信息化建设的重要性，促进档案管理人员管理思想与管理模式的转变。其次，企业发展过程中，领导的意志起到了决定性的作用，因此应该不断强化相关领导人员的责任意识，由领导带领档案管理人员展开信息化建设。

2.2 建立完善的管理制度

首先，从立法上来完善，以法律保障作为其坚强的后盾。我国档案信息化建设还在起步阶段，因此包括立法在内的很多管理制度还在探索完善当中。为此，应积极推进档案管理信息化立法工作，从法律上为档案管理信息化提供保障。其次，就档案管理部门来讲，随着信息化的广泛应用，也应尽快建立更加规范完善的档案管理制度。

2.3 提高管理人员综合素质

(1)提高档案管理人员的信息化意识。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。(2)提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，档案管理部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。

2.4 优化信息化档案管理系统

档案管理系统是实现档案管理的基本前提，高效的档案管理系统能够有效提升档案管理质量，确保档案获得有效利用。在信息化档案管理系统的建设中，应做好以下几点：第一，明确档案管理的各个步骤，以确保档案管理有序进行；第二，按照档案的性质合理设计档案管理系统的各项功能，以确保档案应用的时效性；第三，完善档案管理的相关制度，以确保档案信息的安全性。

综上所述，随着近年来科技信息技术的快速发展，现在计算机及网络技术已经在多领域中得到了广泛应用，管理信息化开始登上了历史舞台。管理工作信息化的实现不仅提高了管理效率，同时也推动了企业的发展。档案管理信息化作为信息化管理中的一个重要组成部分，直接关系到了企业的健康发展。本文主要基于目前档案管理信息化建设中存在的问题，提出了档案管理信息化建设的对策，供大家参考。

[1]郑海燕.对提升档案管理信息化的思考[J].黑龙江科技信息，2016，(24)：166.

[2]蔡美羲.提升档案管理信息化的思考[J].办公室业务，2016(09)：43. [3]杨志联.关于档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务，2016，(03)：48.