浅谈办公室的精细化管理

周 晨

中铁建工集团有限公司广州分公司

浅谈办公室的精细化管理

周 晨

中铁建工集团有限公司广州分公司

随着现代企业管理理念和管理模式的发展，精细化管理逐渐成为办公室工作的发展趋势，精细化管理要明确的落实办公室工作管理责任，明确办公室工作职责，有利于办公室工作管理责任的具体化和细致化。在开展精细化管理的过程中，要充分认识到当前办公室工作中存在的主要问题，从意识强化、管理体制和考评体系等方面采取措施，合理安排办公室工作，提高办公室的工作效率，为企业整体竞争力的提高奠定坚实的基础。鉴于此，本文主要分析办公室的精细化管理。

办公室；精细化；管理

1、办公室工作精细化管理的必要性

其一，办公室管理工作直接影响着领导决策的制定与实施。高效的办公室管理工作可以实现不同部门的协同合作，保持信息交流的畅通，实现各个部门之间的合理配合。办公室工作精细化管理可保证企业决策的即时性和科学性，让企业在激烈的市场竞争中占据先机，提升企业的综合实力。其二，精细化管理明确了办公室岗位职责，协调不同部门工作交接顺利进行，可使每一个工作人员在岗位上努力工作，避免出现工作相互掣肘现象，加速办公室工作优化升级。其三，精细化管理有助于构建和谐的企业文化。办公室工作人员管理是管理工作的重要部分，精细化管理可保证岗位工作公平性，避免纠纷和冲突的发生，从而使人际关系更加和谐，在构建良好管理文化的同时逐步提升管理工作的精准性与有效性。

2、办公室工作精细化管理难点分析

2.1 办公室管理制度缺失，应对措施不建全

办公室工作具有工作复杂、责任重大的特点，同时办公室工作性质突发性较强，需要工作人员及时应对，这就要求办公室要维持有序的管理制度。但是当前我国办公室工作经常呈现出毫无头绪、整天瞎忙的状态，尤其是很多办公室管理制度缺失，一旦遇到应急情况，办公室工作人员很难进行应对，甚至很多办公室人员遇到事情容易慌忙，更谈不上按照规章制度办事，从而造成办公室工作杂乱无章。

2.2 办公室工作人员对精细化管理认识不足

精细化管理是当前办公室工作的发展趋势，但是精细化管理理念在企业中不能彻底贯彻，办公室人员对精细化管理认知不足，从而影响了精细化管理理念的推行。办公室工作人应当树立细节决定工作的意识，在工作中注重细节的把握，才能保证工作效果，将注重细节作为职业道德的标准，强化自身责任意识，但是很多办公室工作人员并没有树立服务意识，对于安排的工作不注重细节，从而影响了办公质量。

2.3 岗位职责不明确

办公室岗位设置较多，同时不同岗位之间没有明确彼此的职责，有的岗位职责交叉重叠，而有的岗位则出现职责真空，这种工作安排容易造成员工互相推诿责任，降低工作效率。这就需要对办公室工作模式进行精细化管理。

3、办公室工作精细化管理策略

3.1 深化精细化管理

创新的关键在于细节，细节的价值体现在精细管理的实施中，同时也要具备将创新性、规范性意识。规范是不能缺少的要求与条件，而创新是在规范性基础上的要求。规范是精细化管理的外在表现，进行创新的动力来自于精细。精细化管理能够将规范性、创新性结合在一起，促进企业的成功发展。很多公司企业领导在寻求管理、技术等的创新时，总是贪大求全，缺乏耐心与细心。成功企业家张瑞敏曾说过“创新存在于企业发展中的每个细节中”。

3.2 以制度化推进精细化

通过精细化管理能够促进企业发展水平的提高。在建立精细化文化时，怎样将精细化这一理念融入到员工的思想上，以便员工对自己的工作行为做出相应的改变，这是目前迫切需要解决的问题。对于办公室管理来说，要想实现精细化管理，应当具备相对应的管理制度，以便规范工作人员的工作行为。所以，企业要想建立精细化管理文化，并不是一蹴而就的。

3.3 提升员工专业水平与综合素质水平

在企业内部建设过程中，应当高度重视员工专业水平与综合能力的培养。办公室行政管理的精细化的主要目的就是充分发挥员工的潜力，融入实际工作中。所以，要想促进精细化管理的实现，应到高度重视高专业水平、高素质人才的培养，加强员工的职业培训，进而提高管理工作的标准化、精细化，促进行政工作质量、效率的提高。就企业而言，应当做好细节管理工作，并将工作任务进行量化，合理评估员工业绩，并将各项工作落实到具体的员工身上。所以，提高企业员工的专业水平、职业素养、综合能力十分重要。

3.4 实现办公自动化，节约成本

降低办公运行成本是企业发展的必然要求，具体来讲：一是实现办公室各项日常工作的全电子化审批。通过无纸化办公，不仅可以提高办公效率、优化流程、信息共享和协同办公，还可以节约办公成本，降低损耗。二是规范车辆管理。在面临车辆少、用车单位多的情况下，如何降低成本，最大程度上保证用车需求，是精细化管理必须解决的一个重要问题。对此，办公室采取了一系列的措施，具体做法如下：(1)修订完善车辆管理办法，通过制度强化执行力，通过执行力体现管理效果。(2)做好台账记录，车辆管理员对每天出车的情况进行详细登记，包括驾驶员、乘车人、出车地点、出车时间、出车里程等；(3)为每辆车配备车辆档案卡，档案卡中包含该车辆的购买时间、历次维修清单、保险清单等，并做好电子台账备查；(4)通过比价，选取一家性价比高的修理厂定点维修，降低费用支出；(5)量化和细化车辆加油管理，做好车辆油量消耗登记，杜绝异常情况发生。三是压缩弹性支出。对管理措施进行量化和细化，通过比价集中采购和定点签约，大力压缩办公费、通讯费、招待费等支出。

总之，办公室作为单位管理的中枢部门，对单位的内外衔接和正常运转起着重要的作用。办公室内务工作从来都没有小事，办公室工作因与多个部门交接，同时也承担对外联络的重任，任何一件事情处理不好都有可能引起单位内部矛盾，导致影响到工作的运转，对外则会影响单位的形象。办公室各项工作，决定了其必须走规范化与精细化的路线。

[1]王芸.浅谈办公室管理精细化[J].办公室业务，2012，(17)：9-10.

[2]胡祥.浅谈办公室工作管理的精细化[J].技术与市场，2010，(11)：150-151.