浅谈事业单位档案管理信息化建设

张彩云

喀喇沁旗人力资源和社会保障局

浅谈事业单位档案管理信息化建设

张彩云

喀喇沁旗人力资源和社会保障局

档案管理信息化建设是一项系统、繁杂的工程，其不仅关系到档案管理工作的质量与效率，并且还关系到事业单位未来的发展。这就需要各个事业单位高度重视档案管理工作，正视当前档案管理信息化建设存在的不足，针对这些不足制定针对性的解决措施，通过加大各项基础设施的建设力度、统一制定档案信息化规范标准以及有效整合档案信息化建设与电子政务建设，全面促进档案管理信息化建设的有序进行。鉴于此，本文主要分析事业单位档案管理信息化建设。

事业单位；档案管理；信息化

1、事业单位档案管理信息化的重要性

事业单位是地区发展的关键，是构建和谐社会、实现中国梦的有力支撑，做好事业单位档案管理信息化建设，对社会主义事业发展至关重要。事业单位档案管理不仅记录着本单位日常工作内容，而且是社会进步的记录者，承载着很多的工作任务，做好新时期档案管理工作，对于社会大繁荣、大发展、共同进步具有深远意义。因此，在当前和今后一个时期，加强事业单位档案管理建设水平，提高信息化建设能力，是一项长期复杂的工作，必须要牢牢抓好、抓实、抓出成效。

2、事业单位档案管理存在的明显的问题

在事业单位的管理中，大多数都在实行“统一领导、分级管理”的体制，这种“双重管理”的模式，可以让档案的保管更加完整、统一、安全，实现党、政档案服从党的领导。这种符合我国自身国情的事业单位管理制度，在党的领导与监督下实现了档案管理的平稳发展。但是随着制度的实施，一些传统的事业单位档案管理存在着许多待解决的问题，主要体现如下：(1)旧的档案管理制度在实施的时候出现了权利与信息的不同传递，关于管理空间条块的重叠呈现交错的状况，严重破坏了上、下级之间部门的稳定性，出现了条块分割的问题；(2)在一些事业单位里未经行政管理部门允许，私自定制单位的档案管理制度，导致这些制度与自身的实际不符合等想象出现。在事业单位员工调动原档案的时候，费时间、费精力，并且事业单位档案的管理由多个部门管辖，一些事业单位如某事业单位要求某人限时从原单位调动档案，但实际情况是原单位档案调动费时、费力，许多事业单位档案受多个部门管辖，同时有的事业单位拒绝接受当地档案行政管理部门的监督指导；(3)在一些事业单位的档案室中，其自身的行政化越来越显著。不利于事业单位档案管理专业化的发展，相关部门没有好的人员配置，在档案出现问题的时候没有及时解决，推卸责任的大有人在。

3、事业单位档案管理信息化建设措施

3.1 加大各项基础设施的建设力度

(1)档案管理硬件系统建设。各个事业单位应当高度重视档案信息化建设的重要性，主动为档案管理部门提供充足的资金，购置打印机、复印机、扫描仪及高性能计算机等硬件设施，针对一些关系到国计民生的机构，还应当配置专门用于档案整理、收集的计算机，便于档案信息的快速传递，进一步发挥硬盘储存容量大、检索快以及储存方便的优势。(2)档案管理数据库建设。针对之前保留的传统档案，档案管理部门应当加大档案管理数据库的建设力度，主动针对各种分散的、多种介质的档案文本、照片、录像以及录音等进行有效的转化归档处理，真正实现档案资料的自动整理、检索、查阅以及利用，进一步提升档案管理工作的精确度与质量。

3.2 统一制定档案信息化规范标准

标准规范与规章制度不仅是档案信息化建设的重要基础，同时也是档案管理信息化建设的制度保证，只有建立在统一的标准与规范约束条件下，档案管理信息化建设的作用才能够得到最大程度的体现。对事业单位来说，在进行档案信息管理系统设计的进程中，应当充分考虑档案管理系统的高效性、兼容性以及实用性，同时要针对技术标准、技术参数等实施标准化设置，例如制定数据的接口标准、安全标注及非同一类型之间的数据转化标准等各个方面，通过针对整个档案管理系统进行标准化建设，能够进一步提升工作效率，减少管理工作中失误的现象。

3.3 效整合档案信息化建设与电子政务建设

档案信息资源作为电子政务建设当中不可或缺的公共信息资源，要想进一步保障档案信息化建设的成效，应当有效整合档案信息化建设与电子政务建设。这就需要将档案信息化建设纳入政府电子政务建设的层面去进行规划，使得档案信息化建设、信息资源开发能够与电子政务进行有效的整合。对档案部门来说，应当主动加强与电子政务建设机构的交流，统一协调信息化建设，主动争取把档案信息管理归纳到电子政务建设当中，依托我国电子政务内网建设，构建部门网，建立档案管理主页，积极发布档案政务相关的信息资料。除此之外，档案管理机构应当加大网站方面的建设，在互联网中主动实施现行文件服务中心查询与馆藏档案目录检索方面的服务，以便于相关资料的共建共享。

总之，档案管理中存储着许多重要的信息，所以各机构对其管理非常重视。信息时代的到来，让事业单位档案的管理更改传统的管理模式，逐渐走向信息化管理，给事业单位档案信息管理带来了更大的挑战，因此必须要以积极的心态迎接挑战，努力完善档案管理工作。

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