企业合同管理标准化分析

方文娟

中铁六局天津铁路建设有限公司

企业合同管理标准化分析

方文娟

中铁六局天津铁路建设有限公司

现在社会是法律社会，不论企业性质、行业如何，企业都需要通过合同来开展销售、采购、工程等系列经济活动。为了保护自身的合法利益，企业也需要通过企业合同管理标准化来提高合同管理的水平。当前，企业合同管理已不再是简单的委托、承诺、签约，而是一种全过程、全方位的科学管理手段。在签订标准化的合同的过程中，企业首先需要对市场及合作方进行调查、预测，然后再协商沟通、签订，最后执行、监督检查、处理合同的各项争议及纠纷。只有合同管理标准化，企业才能全面地履行合同条约，才能合理地规避和防范企业经营中的风险，维护良好的企业信誉，保证按部就班地实现预定的施工计划，不断地提高企业经营管理水平，避免经济纠纷，进而使企业不断发展壮大。

企业；合同管理；标准化

1 企业合同标准化管理的重要性

企业合同管理标准化是企业发展的保障，不仅可以防范风险、降低成本、维护合法利益，是公司经营管理成败的重要因素，还可以提高企业工作效率，提升企业形象，提升员工的素质和积极性，为企业带来经济价值。

进行合同标准化管理，可以避免或减少由于合同纠纷带来的企业损失，并且可以有效地防范和化解经营风险，使企业经济发展过程更加顺利，从而达到规避企业经济风险的目的。

通过建立完善的合同管理体制和制度，可以降低沟通成本。铁路施工类企业是个庞大的整体，涉及的合同不只是企业外部合同，还有企业内部合同。合同管理标准化，可以保证各项业务活动内容、各自承担的责任、工作程序、完成时间等用标准化形式加以确定，不仅可以加强管理的有效性，还可使企业内外相互协调和约束，为企业的生产方式、供应管理等先进管理模式创造条件。

通过标准化提升员工工作效率。合同标准化管理，一方面可以提供固定的程序让员工遵循，避免每签订一次合同都存在搞不清楚怎么弄的情况；另一方面，给予员工一定的自由，在遵循工作规范的基础上，进行创新创意，鼓励员工去发现问题，改善现有的标准合同，吸纳员工的好建议。这种方式可以让员工有很高的成就感，使其工作态度变得积极，愿意与企业共同成长。

通过标准化管理，提升企业形象。标准的合同管理能使与企业接触的人感到企业的规范和秩序，以及企业员工在工作中严谨的工作态度，有助于企业树立良好的商业信用及形象。

2 企业合同管理存在的问题

2.1 合同管理重要性认识不足

在企业合同管理中，对合同管理重要性认识不足是导致企业合同管理存在问题的重要因素之一。许多企业管理层对合同的认识以及合同管理重要性的认识并不全面，由此就可能造成在对合同中的项目进行相关证据收集的时候，负责收集工作的管理人员并没有充分收集证据，这就造成在签订合同的时候，还未对合同内容有一个更深层次的调查就草率签订了，进而导致履行合同的时候就会发生合同纠纷。而在合同签订后，一些企业也只是将合同作为一般文件那样收集整理与存放，未能充分认识到合同在保障企业自身权益中的重要作用。

2.2 企业合同管理制度不健全

健全完善的企业合同管理制度应当包含合同管理部门的职责分工、法人授权委托办法、合同签订和合法性审查、合同档案管理、合同管理监督考核机制、合同管理人员培训、合同履行及合同争议处理等等方面，然而在企业实际合同管理中，合同管理制度不是存在形式化问题，未能得到切实有效的执行，就是存在内容欠缺的问题。

2.3 合同管理部门不统一独立

目前我国许多企业并未专门成立一个单独的部门来专职负责合同管理，这就导致企业合同存在着分散管理的情况，有些合同甚至要经过企业很多部门，在这个流转的过程中很容易导致合同管理出现问题。此外，有些企业是由其他部门兼任合同管理职责，比如人力资源管理部门，由于人力资源管理部门还要负责自身本职工作，因此对于合同管理的工作也就无法开展得特别认真细致，这些都会增大合同管理出现问题的概率。

3 完善企业合同标准化管理的对策

3.1 加强合同管理认识

首先，加强企业领导层关于加强合同管理的认识，使他们充分意识到合同管理能够为企业的各项管理工作的开展、各项决策以及各项计划的制定提供重要的参考依据，既是企业开展经营管理依法行事基础，同时也是企业获得进一步发展的前提，而加强合同管理认识能够使合同在企业经营管理中发挥更大的作用。其次，企业应当对合同管理对于企业经营管理、企业发展的重要性加强宣传攻势，让企业全体员工充分认识到加强合同管理对自身以及企业发展的重要作用，从而树立起必要的责任意识，不断提升自身的综合素养，在日常工作中做好本职工作的同时，积极配合企业合同管理工作。最后，企业还应当对各级人员加强合同管理认识的教育与培训，可以通过讲解合同纠纷案索赔典型案例来使其充分认识到合同管理的重要性以及一旦合同出现问题所带来的严重后果。比如中铁六局天津铁路建设有限公司为了全面加强合同管理认识，规范合同签订，就专门组织开展了合同风险防范培训班，主要讲述了合同签订及审核的每个环节和要点，并对公司当前合同管理中存在的问题及风险进行详尽解析，给参培人员留下了深刻印象，有效地避免了在今后的合同管理中出现类似情况。

3.2 健全合同管理制度

企业在进行合同管理的过程中，还应当根据《中华人民共和国合同法》及其他有关法规的规定，并结合自身实际情况制定一个健全完善的合同管理制度，让相关人员在进行合同管理的过程中能够做到有法可依，帮助企业优化合同管理工作，帮助企业在签订合同的过程中最大程度减少疏漏和错误。健全完善的合同管理制度应当有总则，即要求企业对外签订的各类合同一律遵循合同管理制度，要求企业全体成员都必须严格遵守、切实执行本制度。各有关部门必须互相配合，共同努力，搞好公司以"重合同、守信誉"为核心的合同管理工作。此外还应当包含合同签订、合同审查、合同履行、合同变更或解除、合同纠纷处理、合同管理等等一系列制度。

3.3 成立合同管理部门

现代企业要想真正加强合同管理，还应当紧跟时代发展变化，转变自身思想观念，深刻认识到加强合同管理对于企业合同管理，对于企业发展的重要作用，并在企业内部建立专门负责合同管理的部门或组织。尤其是市场竞争日益激烈的今天，企业在经营管理过程中面临的各种风险也越来越多，合同管理应当成为企业各项管理工作中的重要组成部分，对其予以足够的重视，成立合同管理部门来专职负责合同管理相关工作，也是确保企业签订有益、有效合同的关键所在，从而帮助企业降低经营风险。以铁路企业为例，成立的合同管理部门一般应设置部长、预结算员、投标员、合同管理员、资料员等五个岗位。

3.4 严格审查合同中的风险

在市场化的经济活动中，企业在制定合同的过程中需要更多的考虑市场变化对自身产生的影响。企业在制定合同的时候，需要严格审查合同中存在的风险，企业可以根据自身的条件来聘请专业的法律顾问或者是设立单独的法律部门，赋予该部门对于合同的制定以及签订，监督、检查与指导的权利以及职责。具体包括对于合同标准化文本的制定，对合同条款的检查，设定违约的惩罚措施，合同在法律方面存在的风险等。法律部门从企业项目的设立开始进行论证，并对当事人的资信进行调查，包括之后的合同的谈判、文本起草、修改、签约、职责履行乃至于条款的变更，甚至是合同的解除，都需要法律部门出面，严格管控合同流程的每一个节点。

3.5 正确处理合同管理中的违约问题

只要企业之间签订了合同，就成为了法律约束力之内的合作关系。然而在实际的运行过程中，因为各方面因素的存在或者是双方的沟通出现的理解方面的问题都会使得双方在合作的过程中出现一些不和谐的现象，甚至是纠纷。出现这种情况，如果是因为违反约定而形成索赔的问题，首先要做到的是对纠纷的性质以及违约的严重程度进行分析，并作出全面客观的评价，之后再采取相关的处理措施。如果出现的情节是非常严重的，则需要进行必要的反击，比如申请仲裁，甚至是提起诉讼，使用法律的武器来维护自身的合法权益，降低企业的损失。如果出现的问题可以通过协商来进行补救，则可以采取双方都可以认可的方式进行补救，降低双方以后合作的不利影响。

4结论

在当代的市场经济的大环境下，合同已经成为企业与企业之间经济往来的重要行事规范，同样也是市场经营的行为中的一个非常重要的载体，在企业与企业的交往之中，加大对合同以及合同管理的重视，可以非常有效的预防交易之中存在的风险，保证企业的合法利益，进而推动企业的不断发展。

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