高职院校低值易耗品采购的科学管理＊

□ 林选煌

高职院校低值易耗品采购的科学管理＊

□ 林选煌

（黎明职业大学，福建 泉州 362000）

低值易耗品有专属于自身的特点，像种类繁多、单价不高、总的应用量较大等等。研究高职院校低值易耗品采购的重要性，并指出在理念、流程、信息、人员、监督等诸多方面存在的问题，给出相应的解决策略。

高职院校；低值易耗品；采购；科学管理

低值易耗品指的是在应用过程中容易消耗，而且难以用固定资产标准来衡量的物品，通常它们的单价不足千元，且使用年限较短。这部分用品的管理因为单价较低，而且采购程序相对简便，一般来讲都是高职院校资产管理过程中的薄弱环节，可是如果把握不善，亦极易造成总价值的无谓消耗。所以针对低值易耗品采购进行系统管理，应当成为提升高职院校管理能力，避免财产浪费的一项关键性措施。

一、高职院校低值易耗品采购管理优化必要性

对于高职院校而言，低值易耗品采购管理优化有下述几方面益处。（1）提升物资利用率。高职院校低值易耗品有较大的使用量，其中一个重要原因在于采购和需求相脱离，从而造成无谓的浪费。而合理的采购管理方案，能够提升这部分用品的使用效率，避免浪费情况的过多出现，培养师生的良好应用习惯，同时亦将反映出院校管理水平的进步。（2）确保教学工作开展。高职院校的低值易耗品在数量需求上很大，而且所涉及的品种很多、范围较广，在采购周期上又相对较短，有较强的变化可能性。而具体教学科研过程中，它们又存在使用参与人员众多、损坏可能性突出、易于遗漏丢失等问题。由此造成了常购常损的情况发生，影响到正常教学工作。因此，对这部分用品加以精细化管理，尤其是增加采购环节的管理力度，将会让物品补充得到保证，物品与需求的匹配度变得更高，为教学工作完善提供必要基础。（3）避免经济腐败行为。在物品采购过程中，经济腐败行为屡有出现，而因为现代化办公方式的推动，低值易耗品有越来越大的应用空间，其采购过程中的徇私舞弊问题如果不加制止，会对高职院校的资源造成极大损害。利用管理方式的优化，可以形成规范、公开的采购制度，保证腐败行为不再出现。

二、高职院校低值易耗品采购管理的突出问题

通过分析高职院校在低值易耗品采购方面的实际情况，可以发现存在理念、流程、信息、人员及监督几个方面的突出问题。

1．理念上不够重视。现今的高职院校在进行资产管理时，往往过于关注固定资产方面的管理，却明显未能注意到低值易耗品的问题。由于固定资产都是单独一件即有很高价值，一次性采购成本突出，亦兼之其往往代表了教学与科研方面的软实力，受到校方与上级的普遍关注，因此在采购上反而不容易出现问题。相比较来说，低值易耗品则因为单价不高不受重视，而其快速消耗、种类繁多的问题就会被校方管理者所忽视。在这种理念的催生下，相关人员的管理意识弱化，采购比较随意，很多高职院校依然利用原始的分散购买形式，使下属单位分别采购，增加了采购成本，导致了质量上的不统一、不如意。

2．流程上不够规范。长期以来，高职院校对低值易耗品采购流程疏于管理，很多物品的采购都处在会计核算还有审计管理的视野之外，造成了具体管理过程中的漏洞百出，如在购置时用次品充代良品、虚高价格等。同时对于这部分用品在采购以后的具体流向可管可不管，后期领用与维修处在混乱状态，由于此种流程管理的松懈问题，造成了资源的浪费和流失。

3．信息管理不先进。很多高职院校在进行低值易耗品采购管理过程中，管理模式失之于简单化，有些依然利用单版机系统进行管理，极端者还在采取手工记录的形式。由最初的采购申报，到后期的汇总存量物品等，过程太过繁琐，耗费的时间较多，这就必然导致采购和应用两个方面的不相统一，无法随时满足院校内部的教学与科研需求。与此同时，这种类似于账薄的管理手段，在后期查询、统计时非常麻烦，不但易于导致错误，而且时间和精力的耗费也足以引起警示。

4．人员能力不专业。因为受到传统思维习惯的固化影响，很多低职易耗品采购管理具体工作依然处在初级发展阶段，人员所要做的工作内容琐碎、工作环境不够理想，工作人员自身被视如一般的体力劳动者。他们在学历、专业技能、年龄、职务安排方面都有结构不尽如人意之处。特别是校方没能注意到激励机制的引入，使得很多专职人员对这项工作不够满意，积极性差。

5．监督机制不完善。现今的高职院校在进行低值易耗品采购制度管理方面的努力程度远远不够，无论是事前安排，还是事中监督，或者是事后的追查，都缺少必要的机制手段。像采购入口切入、过程登记、损坏赔偿等方面，均无法在系统管理机制内找到解决方案。有些监督流于形式，漏洞较多，像那种部门自行采购，采购时随报随销的做法，便过于随意。

三、高职院校低值易耗品采购管理的解决途径

（一）优化管理理念

从本质上讲，低值易耗品和高职院校的其他固定资产一样，皆属于教学研究的重要组成部分，在管理理念上予以优化，可以促进这部分用品的采购失误与应用浪费问题发生，对于节约本校资金、减少教学成本有极大帮助，会最终带动高职院校的良性发展。因此若想从基础上变革轻视此一环节的情况，即需要努力提升管理者及相关部门的思维意识，将其视为一项重要工作来做，否则所有的行为优化计划皆属空谈。在此基础上，高职院校要做好用品采购的全程制度优化，对于采购计划安排、采购过程统筹、入库合理登记等项内容给予精细化管理，同时要保证管理内容的简要清晰，方便具体人员的操作。

（二）规范采购流程

对于采购低值易耗品而言，不同高职院校所应用的采购流程是存在或多或少差别的，主要包括下述两种。

1．招标采购与询价采购两取其一，这和政府集中采购有相类似之处，首先对欲行采购的物品种类、数量、规格等加以了解，邀请多家供应商报价，再借助询价或者招标的办法，最终确定供货渠道。对于这种方式来说，其全程需要有院校内部的相关部门相配合，像资产管理部门、财务部门、用品需求部门等等，同时要符合公平、公正、公开的原则。

2．审批采购，当存在下述几种情况时，有些院校采取了审批采购的办法，一是数量需求不多，二是专用物品，三是急需物品，可以采取部门申请、财务审核加领导审批的流程加以采购。该形式有较大的自由发挥空间，采购随意性很强，同时流程监督难度很大，所以采购过程中，需要和市场价格加以认真对比，利用多人共同采购、相互制约的办法进行。

不管借助何种采购办法，都要求考虑到实际情况，积极避免漏洞出现的可能性。其中制定倡导节约的采购预算，是避免浪费及资产流失的前提条件，一定要严格遵循既定教学计划及科研要求，按照用多和采购多少的原则实施，同时强化事前、事中以及事后多个环节的监督。

（三）提倡信息管理

国家倡导的“互联网＋”时代的来临，高职院校的各项工作皆已经步入到信息化管理的层面，这是一种必然的发展趋势，其中低值易耗品的采购管理亦须以网络化为契机，做出相应的调整变革。在具体实施过程中，借助优势化的计算机网络技术，再加上先进的管理模式应用，使二者达到有机结合效果，搭建形成规范化的网络空间，能够产生对高职院校内部各个部门全部低值易耗品的信息化综合管理效果，形成低值易耗品采购数据库。该管理系统通常包含下述几大功能模块。

1．系统配置及管理应用模块，里面涵盖了系统应用者的基础信息，以及角色管理的内容、权限、采购数据导入和导出细节等。2．采购业务的具体处理模块，里面涵盖了院校各个部门的采购计划安排，上级有关部门的信息审核，以及采购需求的发出信息等。3．采购信息综合统计与查询平台，里面涵盖了低值易耗品存量，采购后的领用信息，还有供应商的实时报价等项内容。

总而言之，这种基于先进信息技术手段进行管理的方法，不但可以达到对低值易耗品的采购全程分析，同时避免了采购时的漏洞和空白发生可能性，为节约资源提供了宝贵的实施平台。

（四）关注专业培训

国家有关部门对高职院校持续性的投入增加，学生面临越来越丰富的实习和实训机会，不同专业也因此增加了教学与科研的低值易耗品应用数量及种类，相关管理者所面临的采购管理任务无疑日渐繁重。在这种情况下，若想达到理想的科学管理效果，就一定要保证管理者具务足够的专业技术水平，以及更强的综合应用能力。因此，高职院校需要充分创造各种条件，给管理者提供学习与自我学习的机会，使之努力提升业务素养。为此，各高职院校一方面需要注意到增进交流沟通的必要性，使院校间得以互通有无、相互学习，持续性提升采购管理者的业务技能，另一方面，还需要在培训方面做足功夫，既使有关专业的人才投入到管理岗位中来，增加管理人才基础素质，也要按照低值易耗品采购管理的实际情况，找准突破口，给予其科学且行之有效的培训。

（五）做好监督管理

高职院校的各个部门需要定期对本部门所管理的低值易耗品加以摸排，明确基本使用情况及库存情况，使得内部控制从具体部门开始落实。另外，院校整体亦应在一定时间内做出全面清查行动，对账目和物品认真核实，保证账实相符。无论是盈与亏，皆需要如实做好记录，填写清单，说明出现这些情况的原因，并依校方管理规定给予处理。与此同时，高职院校管理部门还要在采购原始凭证方面做好审核管理，保证采购计划的提出、落实、入库、领用等环节均处在有效控制之内，每一个环节都能得到科学合理的监督。

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1008－4614－（2017）05－0032－03

2017－9－21

林选煌（1967— ），男 ，福建泉州人，供职于福建省黎明职业大学，研究方向 ：高校后勤管理。