浅谈公文智能交换系统在党政机关单位中的应用

夏季文，李冠楠,2

（1. 航天开元科技有限公司，北京 100045；2. 中车二七车辆有限公司，北京 100076）

0 引言

为积极贯彻《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》、《京津冀协同发展规划纲要》等国家重要政策和战略，深入实施电子政务工程，政府信息化已成为整个信息化体系建设中的关键。随着计算机技术、互联网技术及自动化技术在政府办公中的广泛应用，大量的公文信息可进行电子公文网络传输。但仍存在大量的纸质公文，由于其机要保密和凭证特性等要求，必须以实物的方式进行传递、处理和留存。长期以来，各级党政机关及企事业单位的公文工作还是沿用各种手工“登记簿”进行文件信息手工办理的传统模式，存在着手工签收误差大、统计查询不便、路径追踪困难、科学规范化程度不高、人工督办效率低、信息资源无法共享等问题，这种当前已经落后的工作模式中的一些客观因素是制约管理水平和工作效率进一步提高的瓶颈，很难满足新时期党和国家不断提出的提高机关公文办理业务的智能化、特色化、高效化的工作要求，也易因人为疏忽可能造成公文流转、交换过程中发生错发或丢失的现象，且因无法进行及时准确的追踪与纠错，导致问题不能得到快速解决，甚至可能造成失密等严重后果。因此，实现以数字化技术为基础的政府机关机要公文交换作业的全面信息化管理已成为电子政务信息化建设工作的一个重要领域。

一 系统概述

纸质公文（文件或信件）智能交换管理系统是针对上述问题的全新解决方案。该系统利用公文条码自动识别技术、智能公文交换箱及相关信息化、网络化技术，实现公文流转过程的信息化管理，将文件的相关信息（如发文单位、文号、标题、紧急程度等）生成二维条码附在文件上，通过智能公文交换箱中的条码识读装置来识读和记录纸质公文流转的全部信息，运用“以安全保密为前提、以条码规范为基础，以智能交换为核心、以业务软件为工具”的设计思路，根据三员分立管理模式，对公文管理和交换运转的全过程实现了信息化、规范化、高效化管理。这一系统的建立，解决了以往公文流转过程中手工登记签收责任不清、劳动强度大、数据不准确、查询统计难等历史难题。

系统遵从我国政务信息化所要求的业务过程规范化、数据模型标准化和信息资源共享的原则，在统一部署、统一规划、统一设计、统一标准的基础上，确保各级政府部门使用统一的条码识别和系统应用标准，在各单位内部以及各单位纵横向用户间，形成机要文件流转全程畅通的信息化管理渠道。

二 智能公文交换箱硬件设备

智能公文交换箱是纸质公文智能交换系统中的核心硬件设备，可由一个或多个分户箱格组成，根据型号的不同，条码扫描装置可采用共享式或分离式进行设计，可高速准确地识读对分发、交换、投递的机要公文进行合法性识读，动态显示箱内投件存量、各户发件量、误操作、运行状态等信息。实现了机要文件的智能登记、智能收取、投箱提示、流转跟踪以及自动提醒等功能。

智能公文交换箱每个分户箱格代表一个收件单位，实现收件单位的独立操作，也可根据用户要求定制化设计。在系统中，参与交换的各个单位（部门）都设有“智能公文交换箱”，帮助用户实现机要公文在无人看管的条件下的自动收取与签收。系统准确自动地记录文件交接细节，包括文件号、执行人、时间、收发件单位、密级、紧急程度等信息，自动打印交接清单，不必进行人工面对面的手工登记签收。为各交换部门提供了必要的交换途径和管理设施，改善现有交换环境。

不同系列的交换箱示意图

取件控制柜是智能公文交换箱的配套控制设备，内部集成多功能电子时钟、图像采集装置、显示装置、身份认证装置等设备部件，供各取件人员完成身份认证、开箱取件和清单打印等业务工作。

条码打印机与条码扫描枪是智能公文交换箱配套的专用交换设备，实现对公文条码的打印和扫描识读，便于系统进行信息存储，扫描投箱流转。

取件控制柜示意图

三 软件功能

公文智能交换管理系统以安全、稳固的J2EE作为开发和运行的平台，在数据传输上全面采用了基于XML的WEB SERVICE技术，提供了跨平台的接口以供调用，能够与不同公司开发的办公自动化产品进行连接，为用户提供公文交换、跨部门信息共享、网上协同办公等一系列完整的解决方案。在业务软件上主要实现以下部分功能：

（1）业务管理平台：实现机要文件及信件收发信息的快速扫描登记、文件拟办、领导批示、条码标签制作、投箱分发、流转跟踪、归档办结、留存销毁等电子化管理，便于信息存储、统计、检索以及限时办理件的督办、催办、急件待办提醒操作等管理，利用条码对公文流转交换信息进行管理，利用网络、身份识别等技术对所有工作人员投递的公文进行全过程追踪，以规范流程、明确责任、保障安全、提高效率。

（2）文件智能交换：通过智能公文交换箱，扫描文件条码完成智能投件分发、计数和开箱取件自动完成取件签收、自助打印取件清单，由交换箱自动记录跟踪文件交换过程等多方位管理。

（3）纠错管理：针对文件登记、投递、交换中出现错误的问题和外部单位退回的文件处理，系统提供进行纠错的功能。

（4）查询统计：系统提供对收发文件的详细信息进行查统计的功能。查询信息包括发件单位，收件单位、紧急程度、投箱时间等，并可将查询到的结果打印出来；对于统计可以按时间、紧急程度等统计文件数量。可生成时段统计图形报表、类别统计图形报表，进行编辑打印。

（5）自助服务关联：实现各交换单位的身份自动识别、图像捕捉、条码标签打印、箱门自动开启、清单打印、自助信息查询等功能，供各交换员实现一体化自助服务。

（6）系统应用管理（三员分立）：进行用户管理、角色管理、证卡维护、交换箱配置、外设维护、用户权限管理、安全管理、审计管理等系统应用管理工作。

（7）交换箱监控平台：实现对交换箱箱组数据采集、箱组状态监视、设备控制、监控日志生成以及箱存信息浏览以及对误投的文件进行纠正的管理。

（8）急件提醒服务：可提供多种急件提醒方式（包括语音提醒、短信提醒、网络对话框提醒等）进行催取急件，加快办理效率。

公文智能交换系统的建设应用，可实现上下级单位及内部单位间公文的全面管理、信息共享，既能收的了、发的出，又能查的清、退得回；计算机对进入系统进行操作的所有工作人员的操作节点访问、公文流转的内容进行全程跟踪，有效的避免了流转过程中因工作移交、工作授权、公文签收不及时而带来的办件处理不及时、发生差错以及责任不清等现象，对提高公文处理质量和工作效率起到重要的支撑和保障作用。目前，纸质公文智能交换管理系统已在中办、在京部委以及各地省、市直机关单位等全国上百家党政军公检法单位成功应用。

[1] 《中共中央办公厅国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》中办发〔2012〕14号.《CPC Central Committee and State Council General Office On the issuance of〈party and government organs working documents Ordinance〉notice 》[2012] No. 14.

[2] 《机关公文二维条码使用规范》中秘文发〔2005〕56号.《In the code of use of 2d barcode in government documents》[2005] No. 56.

[3] 《公安部、国家保密局、国家密码管理局、国务院信息化工作办公室秘书科关于印发〈信息安全等级保护管理办法〉的通知》公通字〔2007〕43号.《Ministry of Public Security, State Secrecy Bureau, national password administration State Department Secretariat Session Notice on Printing and Distributing〈 information security level protection management method 〉》[2007] No.43.