高校档案管理工作研究

李艳杰

(吉林建筑大学，长春 130118)

高校档案管理工作研究

李艳杰

(吉林建筑大学，长春 130118)

高校档案是记录高校历史发展轨迹以及校园文化特色的关键材料，高校档案凝聚了高校历任领导和教职员工的心血和精力，对高校的建设和发展意义重大。随着我国高校档案管理工作的发展，进一步加强高校档案管理工作已成为当前我国教育教学领域的重要议题。

高校；档案管理；制度

Abstract: Archives of colleges and universities are the key materials to record the historical development of colleges and universities and the characteristics of campus culture. The archives of colleges and universities are the painstaking effort of university’s leadership and faculty, which is of great significance to the construction and development of colleges and universities. With the development of archives management in colleges and universities, it is an important topic in the field of education of China to further strengthen archives management of colleges.

Keywords: Colleges and universities; Archives management; System

对高校档案管理工作进行分析研究是我国教育教学领域的一大重要内容，高校发展是为了更好的培养高素质、高水平的专业人才，高校档案是记录这一人才培养的专业数据，此次对高校档案管理工作进行分析，应从加强高校档案管理工作的意义入手，并针对如何加强高校档案管理工作展开讨论。

1 高校档案管理工作的意义

高校档案是指高校的教师团队和各个部门的负责人及职工在长期的教育教学过程中共同组织归纳整理，最后形成一个涵盖了教学、管理、教育制度建设等多方面的综合性材料。一个合格的高校档案会详细记录一个学校的起源、成长、成熟的历史轨迹，高校档案也是全校领导集体以及广大教职员工的教学能力、管理能力、个人素质等综合素质的真实反应，这是高校将党的教育方针以及自身的办学特点与校园文化相结合、提高院校自身的教学能力和教学水平的有效举措。高校是生产高等教育人才的基地，为当前社会发展培养优秀人才是高校发展的核心，也是高校的职责。高校档案是当前高校教育、教学活动中的真实记录，档案可以采用不同的形式真实地反映出高校最基本的教育教学活动，它能以最科学有效的方式来评价高校的综合办学水平。这种含金量大、影响深远的综合性档案必定会受到高校自身以及相关部门的高度重视，根据高校档案的实际数据来采取相应的措施，不断加强对高校各方面的管理。

2 加强高校档案管理工作的几点措施

2.1 进一步完善高校档案制度建设

制度的规范性和科学性是最终执行结果的有效保证，在我国高校档案管理工作中，同样需要一套先进的、构架清晰的制度来对高校的各项管理做指导，高校要在各级教育主管部门的指导和配合下，结合高校档案管理工作的实际情况，制定科学合理的分类汇总表和档案保管年限表，将档案进行层次划分，有计划有组织的对其进行保管，及时下架已经失去价值和过期的档案，并将学校全新的数据信息记录到档案中，将新的档案信息融入高校档案数据库中。除此之外，各大高校还要建立档案管理问责制度，并根据高校的实际情况建立工作目标激励机制。使其能够在日常的档案管理中，将责任真正落实到个人身上，进一步明确档案管理机构每个人的工作范围和应当承担的责任，并定期考核高校的档案数据情况，随时抽检档案信息，不断提高档案工作质量，加强工作的科学性和规范性，以科学的方法来规范相关行为。

在进一步落实高校档案管理工作时，最好是按照季度、月份划分来确定每一阶段的工作目标。在工作目标的不断引导下确定每一阶段的工作计划，高校管理层还可以对如期完成工作的管理人员给予奖励，对未完成预期工作的管理人员给予处罚，以此来引领高校的档案管理人员，使其真正意识到高校档案管理工作的重要性，并思考如何高效的完成档案工作计划，建立一套按要求归档立卷、按标准淘汰更新、系统的高校档案管理工作制度。这一制度的确立提高了高校档案的管理层次，对促进高校档案管理工作的进一步发展起到了非常重要的作用。

2.2 建立健全的机构管理体系

高校领导层是高校教职员工队伍的精神领袖，建立全面系统的机构管理体系一定要从高校领导层入手，提高高校领导层对档案工作的重视程度。高校领导层可以通过学校的日常例会和特别会议，不断强调高校档案管理工作的实际意义，让所有的干部和教职员工都能够真正理解这一工作的意义，并将其落到实处。还可以组织全体干部和教职员工一起学习《档案法》，从法律的高度来阐述高校档案管理工作对整个高校可持续发展的重要性。在此期间，高校领导一定要起到先锋模范带头作用，以国家《档案法》中各项要求为准则，建立一个自上而下的学习氛围，让每一个人都提高对档案管理事业的认同感，让每一位教职员工都能够承担起自己身上的那份责任和义务，共同为高校的档案管理工作贡献能量。

结合本校的实际情况，创建一套完整的集高校档案分类、更新、管理等功能于一体的高校档案管理机构。确立校园档案管理工作领导小组，并根据小组的相关要求来组织高校的档案管理工作。在设立校园档案管理工作小组时，要严格挑选小组成员。小组成员都是由高校的领导集体和经验丰富的图书馆管理人员共同组成的，小组人员共同来探讨高校档案室的设备购买、修建经费以及档案室的用房等硬件问题和档案管理人员的一些人事安排，并针对如何构建一个覆盖全校的档案管理信息网络软件问题，确保高校档案管理工作和学校的教育教学事业都能做到协调有序发展。

2.3 提高档案管理人员的业务能力

在高校档案管理工作中，直接接触档案的档案管理人员担负着极大的使命，在工作中档案管理人员所承担的责任是巨大的，直接影响整个高校档案管理工作的最终效果。因此，要求高校档案管理人员一定要努力提高自身的学识水平，不管是在知识上还是技术上，都要不断学习，不断提升自我的综合水平。要求高校档案管理人员一定要严格要求自己，规范自身的行为。还要经常组织档案管理人员进行培训和交流，对档案管理人员的专业技能进行重点培训，加大对档案管理人员的资本投资，这是提高档案管理人员业务能力的主要方法。只有加大了档案管理人员的资本投资，高校档案管理的质量才能得到进一步提升。对档案管理人员的思想道德教育培养也是不容忽视的。接触档案的管理人员要做到爱岗敬业，了解高校档案的起源和发展，以正确的人生观和价值观来对待高校档案，不断强化档案管理人员的敬业精神和服务意识，让档案管理人员在档案管理工作中找到自身的工作追求和人生价值。只有这样，也能够促进档案管理人员更好的投身于高校的档案管理工作中，才能培养出合格的、高素质的档案管理人员，才能提升高校档案管理工作的整体效率，推动高校档案管理事业的全面发展。

3 结语

高校档案管理工作是我国高校培养高素质人才的重要组成部分。在我国教育教学中，高校的教学任务量巨大，高校的档案数据又是高校培养人才、创新教学模式的有力见证，为高校各方面的发展都提供了数据支持。高校的档案管理是高校不断推进向前发展的助推力。一定要以正确的眼光来看待高校档案管理的重要性，与此同时，还要建立一个科学合理的执行方案，只有这样，才能更好地推动我国高校档案管理工作的全面发展。

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Onstrengtheningthearchivesmanagementofcollegesanduniversities

LI Yan-jie

(Jilin Jianzhu University, Changchun 130118, China)

G647.2

B

1674-8646(2017)17-0104-02

2017-06-15

李艳杰(1964-)，女(回族)，副研究馆员。