对高校会计业务引入SOP概念的思考

刘广锋 周海泉 马 勇◆

对高校会计业务引入SOP概念的思考

刘广锋 周海泉 马 勇◆

企业标准操作程序（简称SOP）能够使企业提高生产效率和管理运营能力，使企业获得更大的效益，高等学校会计业务引入SOP也一定能够促进高等学校财务管理水平，提升服务师生的能力。本文从高校会计业务流程标准化的优点，如何进行流程标准化，应注意哪些问题等几个角度对高校会计业务引入SOP进行说明，对高校财务管理提出崭新的思路。

高等学校；会计业务；流程标准化

本文是黑龙江省会计学会2016年会计科研课题“高校会计业务流程标准化研究”阶段性成果。

在企业管理中有一种标准操作程序，英文称之为SOP（Standard Operating Procedure），就是找出某一事件的规范操作步骤和要求以统一的格式描述出来，用来作为日常生产和管理工作的标准。高校会计业务从管理学角度，与企业财务管理有很多相通之处，因此我们完全可以借鉴企业管理的经验，在高校会计业务中引入SOP概念，重新对高校会计业务进行梳理，优化操作流程，确定执行步骤，编制业务流程标准化操作手册，形成一整套的高校会计业务标准化流程，我们称之为高校会计业务流程标准化。

一、高校会计业务流程标准化概述

SOP的思想就是最优化，高校会计业务流程标准化是对会计业务进行的流程再造，在分析制度的基础上，对每一项业务重新确定流程，按照统一标准划分步骤，在每一步骤中对环节进行细化、优化，用统一格式进行描述，形成操作手册，用于指导日常工作与管理，促进高校财务管理效率和服务水平的提升。标准化流程包括规章制度、标准规范、操作手册和表格单据等。

流程标准化要对每一环节进行量化、优化，量化的程度就是要让一般人在正常情况下能够理解而不产生歧义，能够按照操作手册独立完成操作。高等学校会计流程标准化有别于内控建设的流程再造，因为SOP所要求的程度更细，是具有操作指导意义的，流程中的每一个步骤都会详细描述过程，参与人、审批人，过程先后顺序，需提交的材料，材料格式、样式等，而内控的流程描述则是概略描述，重点是描述流程的参与部门与节点，不会对细节进行详细阐述。

二、高校会计业务流程标准化的优点

1.有利于服务师生。有了标准化流程就可以把流程图示和流程说明制成宣传材料，向通过网站、微信平台等向广大师生等服务对象宣传，使要申请办理业务的人员对业务有详细的了解，做到心中有数，提前做好准备。师生了解政策后能够避免发生会计违规行为，同时师生按流程办理业务会更顺畅，提高服务满意度。

2.有利于统一规范。制定标准化流程可以使每一项会计业务都有一个统一的执行标准，不论哪一个人来执行，掌握的尺度是一样的，不会因为人员轮换而出现前后不一致的问题。有了统一规范还有利于在实践中不断探索完善标准，使流程沿着循序渐进的优化过程逐渐达到最优。

3.有利于提高效率。有了统一的执行标准，在处理会计业务时就会有制度可依，知道先做什么，后做什么，每一步骤需要审核什么材料，需要履行哪些手续。严格按一个标准执行就会提高操作的熟练度，而且流程的标准化还有利于流水化作业，或者借助科技手段进行自动化处理，从而提高工作效率，比如引进自动识别技术提高录入和信息采集速度，引入网络和信息加密技术进行移动签批，引入人工智能自动处理凭证等等，这些都需要以标准化为基础。

4.有利于减少差错。有了标准化流程，就可以按照程序有序地进行业务处理，每一步骤、每一细节的执行标准都有明确规定，每一环节都有完成标准，只要按照程序进行，就不会遗漏管理的关键点，每一环节都达到规定标准，就不会出现制度偏差，不会因为个人对政策理解能力不同，而导致执行结果不同。

5.有利于人才培养。每个单位的会计人员都有一个以老带新，逐渐成熟的过程。对于新入职人员，理论与实践毕竟有些差距，他们往往需要2-3年才能达到熟练处理每一项会计业务的能力，有了标准化流程，新手完全可以依靠自学熟悉每一项业务内容，由新手变为成手这个时间周期就会大大缩短。在没有别人协助的情况下，按照标准化流程，新人也能独立处理全新的会计业务。

三、如何进行高校会计业务流程标准化

与企业做SOP类似，高校会计业务流程标准化也要区别不同的管理模式和管理方式，相同业务在不同学校的标准化流程有可能不同。但从做SOP的角度来看，高校会计业务流程标准化大体上可以按以下几个步骤来进行：

1．梳理制度。在对高校会计业务进行标准化改造之前，需要对现行制度进行梳理，按经济业务对涉及的管理制度进行分类，对照业务查找制度缺陷，修订不适宜的制度或起草新制度，堵塞漏洞，形成全新的制度体系。要对单位的现实情况进行充分调研，特别是一项业务涉及多个部门的，一定要做好研讨和征求意见，避免制度出台之后出现各部门扯皮，制度执行难的问题。

2．优化流程。按照对高校会计业务的分类，首先将每一项业务相应的主流程图做出来，然后根据主流程图做出相应的子流程图，并依据每一子流程做出相应的程序。每一项业务，都应当考虑清楚，分清业务步骤，涉及部门，相互关系等，并制定出来具体流程。在制定和优化流程过程中要把相应的管理制度在具体的流程中体现出来，确定执行步骤的关键点，对关键点进行措施控制。

3．划分步骤。划分每一项会计业务的执行步骤，列示每一步骤的执行细节，并对细节进行描述。执行步骤的划分应有统一的标准，比如按先后顺序划分，或者按部门划分等。细节描述要以可执行为标准，每一步骤细节要说清需提交的文件、办理的手续、符合的标准，能够达到按图索骥的程度。

4．编写手册。单位要制定统一的标准化流程模版，然后对每一项业务套用标准模版，编写标准化流程手册。在编写手册时，不要改动模版上的格式，以达到统一规范的效果，但可以对相关细节增加文字说明，除了文字描述外，还可以增加图片或示意图等，目的是使用手册的人员能够很清晰地理解流程中的表述，知道应该怎么做，不致有不明白的地方或者引起歧义误解。

5．评估修正。手册完成后还要组织人员对操作手册中的流程逐一测试，检验按手册执行流程是否能够完成，评估流程的合理性，环节的严密性，修正不科学不规范的地方。这一过程是持续性的，可以定期或不定期评估，只要是影响流程的环境发生变化，或出现技术进步等情况，都要对标准化流程进行重新评估，修正以使流程达到最优化。

四、高校会计业务核算流程标准化注意的问题

1.标准化流程是一个整体。标准化流程不仅仅是把某一个业务的流程标准化，它一定是一个体系，是所有会计业务标准化流程的集合，它是一个包含制度、流程、规范、手册、表格等等的一个有机的整体，各个组成部分之间是相辅相成的。只有把所有流程都进行标准化改造，并且在实践中严格执行，每一项业务、每一个细节的转变，小的效率提升积累在一起，在整体上才能有一个累积效应，在管理上才能有一个大的改观。

2.标准化流程是一个动态的过程。所谓标准化实际上是最优化的概念，最优化是相对的，是在一定时期，一定环境下的最优化，它还受人的认知程度的影响，因此标准化是一个逐步完善的过程，随着时间的推移，环境的变化，制度规范的改变，标准化流程也要随之修正。高校财务管理者应该重视并拿出时间和精力，对标准化流程进行研究，定期组织人力对标准化流程进行评估，剔除不合理因素，补充新增环节，在管理与成本之间寻求一个合理地平衡，形成最优化流程。

3.标准化流程必须强化执行。标准化流程不是制定完之后就万事大吉了，必须在实践中严格按照程序执行，否则制定标准化流程就没有任何意义。标准化流程形成之后就是制度，必须保证制度的严肃性，不能因为工作过程中嫌麻烦而搞变通和打折扣。如果发现标准化流程有不合理的地方，或者环境、政策发生改变等情况，只能通过修改标准化流程的办法来修正，而不应有时执行有时不执行，尺度不一，既达不到提高效率的效果，也会造成管理的混乱。

4.标准化流程改造需要借助工具。制定标准化流程的过程中，需要对流程中每一个细节进行优化，在需要进行资料流转的过程中，有时需要借助甚至重新设计一些工具，来实现自动化传递过程，类似于工业生产的流水线，从而提高执行效率。比如借助互联网进行网上报账，报账人员可以把原始单据信息在网上提交，信息通过网上进行流转、审批，然后进行报账处理。在有些流程中还可以借助自动识别技术、移动互联技术、智能化设备等，可以提高流程执行的自动化程度。

5.标准化流程要与单位内控建设相结合。高校会计业务流程标准化必须符合内控的总体要求，否则流程就是不科学不规范的，就会有漏洞产生风险。流程标准化过程包括梳理制度、优化流程、划分步骤、编写手册等过程，这与单位内控建设的过程有很多契合之处，而且进行流程标准化的目的之一也是为了加强单位的内部控制，防范由于操作人员不熟悉业务，不按规程处理业务而出现差错，从而产生风险。内控建设要求业务流程化、流程标准化，因此流程标准化做的规范、科学，也会促进提升内控建设的效果，保证内控目标的实现。

综上所述，高校会计业务流程标准化是引入企业管理SOP思想，对高校会计业务流程进行再造的过程。在这一过程中借助于新技术、新手段简化操作步骤，提高业务处理的自动化程度，有利于统一规范，减少人为差错，提高管理效率，更有利于会计人才的培养和储备，对提高高校财务管理水平具有重要的现实意义。

[1]胡博洋．浅谈标准作业程序[J]．文摘版:经济管理，2015(8)．

[2]苏叶．关于全面推进高校内控建设的思考[J]．经营管理者，2016(15)．

[3]段海燕．浅谈_SOP_在财务管理中的运用[J]．东方企业文化，2015(3)．

（作者单位：哈尔滨师范大学 ）