高校电子档案管理刍议

武建明

摘要：电子档案是随着时代发展而产生的新型档案形式，在大部分高校处于起步阶段，发展尚不成熟。本文阐述了高校电子档案管理的重要性，分析了管理工作中存在的问题，并提出加强管理的若干举措，以期对我国高校电子档案管理工作提供有益参考。

关键词：高校；电子档案；管理；问题；举措

中图分类号：G270.7 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）031-000-01

随着高等学校事业的不断发展，传统的纸质档案管理越来越不适应时代发展要求，也在一定程度上影响了高校各项工作的开展。信息技术的快速发展和广泛应用，催生了电子档案管理的产生。在高校中推行电子档案管理，将会大大促进高校档案管理工作的发展，同时也会给高校其他管理工作带来极大的便利。

一、高校电子档案

高校电子档案是指高校在开展教学、科研、学生管理、后勤管理等各类工作中产生的形式多样、具有一定保存价值和再利用价值的电子文件及相关的电子软件，如电子公文、电子报刊、电子音像等等。

与传统纸质档案相比，电子档案具备以下几个特性：一是与载体的可分离性，电子档案可在保持内容不变的情况下被复制、修改或删除。二是对设备的高度依从性，电子档案依附于计算机等设备存在。三是保存条件的特殊性，电子文档易受磁场、湿度、温度等物理条件影响。

二、高校电子档案管理的意义

电子档案是顺应时代发展而产生的新型档案种类，高等学校启动并逐步推行电子档案管理工作，势在必行。

1.有利于提高档案管理效率。随着高校办学规模不断扩大，各项事业不断发展，学校各级各类档案数量逐步增加，传统纸质档案管理工作耗费越来越多的劳动量，档案的归档和查询利用等各环节都不能适应时代的发展。电子档案的出现，能够有效破解档案管理遇到的发展瓶颈，大大提高工作效率，更好为学校发展保驾护航。

2.有利于实现档案快捷利用。传统纸质档案依附于纸质载体，存储需要实地空间，对其分类归档不能达到理想化状态，查询利用也过多依靠人工。电子档案通过网络技术，实现了对档案更加精密化的分类，查询利用环节也更快更高效，使得档案的利用更为方便快捷。

3.有利于提高档案管理的稳定性。与传统纸质档案管理相比，电子档案主要利用基于计算机的硬盘、u盘、内存卡等设备储存和传递信息，外界对其干扰性较小，使得电子档案存储的稳定性大为增强。

三、高校电子档案管理存在的问题

1.缺乏管理意识

高校电子档案作为新生事物，对管理模式、管理隊伍及技术条件都有一定程度的要求，很多高校特别是一些落后地区的高校在短时间内还不能接受，对其重要性的认识还欠缺，重视程度远远不够。

2.服务对象受限

很多高校虽开始推行电子档案管理工作，但多局限于个别部门，如党委办公室、校长办公室等核心行政部门，而对业务量大的师生业务口却难以启动。一是这部分电子档案的归档工作庞杂，在短期内难以上线，二是对师生的宣传力度也不够，没有形成迫切需求。

3.技术水平落后

由于高校对电子档案的重视程度不够，绝大部分高校档案管理人员对电子档案管理缺乏清晰的认识，也没有接受过系统的相关技能培训。而有的高校还未引进设备和软件用以支撑电子档案管理，或引进的设备不够先进，不能满足实际需求。

4.归档工作不科学

大部分高校虽已开始着手进行电子档案管理，但是归档工作颇为毛糙，缺乏科学性。往往把归档文件一锅端式的存储到既有设备中，期间不进行有效整理与鉴别。如此操作，容易将没有价值的档案予以归档，造成资源浪费，也会给查询利用带来诸多不便。

5.安全性有待提高

由于载体的特殊性，电子档案存在被复制、篡改甚至盗窃的潜在隐患，与传统纸质档案相比，其安全性有待提高。如电子档案使用网络进行传输，信息被拦截、窃取的可能性会更高。可见，电子档案的安全性急需引起高度重视，在管理环节应采取必要措施予以防范。

四、加强高校电子档案管理的举措

1.提高管理意识

工作推行，意识先行。高校的领导及档案管理部门应大加强对电子档案管理的重视程度，出台电子档案管理相关制度及配套实施办法，实现对电子档案管理的制度化、常态化。同时要配齐电子档案管理相关设施设备，成立专门的管理队伍进行运作，从人力、物力、财力诸方面有力保障电子档案管理。

2.提高服务效能

服务效能是检验服务工作的重要标尺。提高电子档案管理服务效能，一是从服务主体入手，档案管理人员应主动创新服务理念，提高服务意识，真正让电子档案管理工作入脑、上手。二是从服务内容着手，管理人员要对服务对象的需求进行全面的调查了解，并不断创新服务类型，通过多样化的服务满足多样化的需求，着力提升电子档案管理服务的实效性。

3.提高队伍专业素质

加强管理队伍建设是加强电子档案管理的关键。管理人员不仅要对电子档案管理的重要性有充分的认识，同时还要具备良好的业务能力，包括计算机知识、档案业务知识及创新能力。一是管理人员要主动学习相关的专业知识和技能，不断拓展知识领域，提高综合素质。二是高校也应对管理人员进行必要的业务培训或提供进修机会。

4.提高归档科学性

归档工作是电子档案管理工作的先锋和关口，把好这一关，可以大大提高电子档案管理的科学性和实用性。在归档过程中，应避免“眉毛胡子一把抓”，要对档案内容进行有效鉴定和甄别，真正提取有价值的档案，再对备选文档根据其使用价值进行分类，以利于更好地查询利用。

5.提高管理安全性

安全性是档案工作的生命线。提高电子档案管理安全性的首要任务就是保证存储设备的安全，为此，一是存档计算机要做到专机专用，切勿掺和其他工作，并定期更新系统，确保其始终处于安全状态；二是要对档案进行备份，以备丢失后替代。三是要对网络进行高级加密，防止档案在传输过程中丢失或被窃取。四是采取有效措施对电子档案的管理系统进行安全防护。

电子档案的出现是高校档案管理工作中的一次大变革，也是高校档案管理工作的发展趋势。电子档案管理，是一项系统工程。只有高校自上而下逐步推行，并从人力、物力、财力等方面予以充分保障，才能促使电子档案管理工作更加高效的开展。

参考文献：

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[2]杨大伟.浅谈高校电子档案管理工作[J].黑龙江档案，2014（4）：97.

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