学校档案管理工作存在的问题及应对策略研究

初丽萍

【摘 要】档案管理工作是一项比较系统以及复杂性的工作，对档案进行妥善管理能有效地为工作提供参考依据，促进工作的顺利进行，使得学校为社会提供更加全面的服务。所以，进行劳动人事与社会保障管理工作是当前十分重要的工作，但是，在实际工作过程中，劳动人事和社会保障档案管理仍存在着一系列的问题。因此，本文将从劳动人事和社会保障档案管理的现状以及档案管理的具体对策这两个方面进行阐述，为当前的档案管理工作提供有利的参考。

【关键词】档案管理；问题；思考

我国的社会经济不断发展，促使科学技术不断进步，因此，新的技术的引入迫使当前的档案管理工作做一定程度上的变革。在当前劳动人事和社会保障档案管理工作中，存在着档案管理意识薄弱、档案管理分散等问题。所以，相关的档案管理部门要重视档案管理工作的有效开展，促使档案管理工作更加规范与科学化。下文主要提出相关的档案管理对策，期望能为档案管理工作提供实际帮助。

一、档案管理的现实状况

（一）缺乏档案管理意识

目前形势下，各个事业单位的主要领导人忽视劳动人事与社会保障档案管理的意识，并且尚未制定出完善的规章制度来规范档案管理工作。所以，在开展档案管理工作时，工作人员会将档案材料等胡乱地对方，使得档案材料不能及时有效地归档，使得档案残缺部分比较严重。在这种情况下，对事业单位等相关部门的公众形象造成一定程度上的影響。

（二）档案管理比较分散

目前对档案的管理多由相关的职能部门进行分散管理，尚未形成对档案进行统一管理的局面。所以，这在一定程度上影响了档案的使用价值，档案的保持价值也比较低，这就造成了档案使用的恶性循环现象，影响了事业单位工作的正常进行，给当事人造成很多不良后果。

（三）档案管理服务意识不强

同时，在当前档案管理工作中还存在着较为严重的问题，相关的档案管理人员不能对档案进行及时归档，档案信息不能及时到位，从而不能满足阅读者的需求，不能全面地掌握档案信息。不能及时对档案信息进行归档完全不符合当前社会经济发展形势下相关部门对档案的需求。从而，不能根据实际情况提出更具权威的证明材料，造成档案的利用价值低下，所以，相关的人事单位的服务功能越来越弱。

（四）对档案的管理不够完善

在档案管理过程中，管理不够完善。例如：没有对大难材料进行及时地收集、传递以及归档，所以，使得档案材料和内容都不够完整，并且档案的信息有所缺失。另一方面，即使已经对档案进行及时归档了，但是收集的档案材料也缺乏规范性，档案的纸张与要求不符合，记载的内容与实际情况相违背，同时对档案材料的审核不符合标准。另者，对档案的管理没有专门的地方，不具备通风、防潮、防霉以及防火等要求，将档案材料进行随意地堆放，市场出现档案遗失的情况。

二、档案管理的应对策略

（一）领导重视档案管理工作，并落实到实处

想要促进档案管理工作的顺利进行，相关的领导人员需要重视档案管理工作，进行有组织的灵丹，定期地对档案工作进行研究，定期地进行监督、检查以及指导，从而促进档案管理工作顺利规范地进行。在指导思想上，要树立全局“一盘局”的思想，有计划地建立起综合档案室，将分散的档案聚集实现对档案的统一管理，最后，加强相关人员的档案管理的意识，促进其工作时将档案管理任务落实到实处。

（二）对档案管理人员的职责进行明确

档案管理工作是一个比较系统性并复杂性的工作，事业单位的相关的档案管理人员在进行档案管理时要注重自身专业水平的提高，通过自学或者参加培训等各种途径，学习相关的档案管理内容，熟悉档案管理工作中的各个环节以及相应的要求，特别是对档案材料的甄别和分类做到了如指掌。档案管理工作同时是一项繁琐以及枯燥的工作，档案人员要提高管理工作的热情，保持高度的责任感，在工作中采取正确的方法，提高自身的工作效率，顺应社会发展的变化，对档案管理工作的管理模式进行探索，从而利用新的档案管理模式促进人事档案管理工作的科学性和实用性，最终为社会的发展与进步提供更有效的人事资源。

（三）进行科学地档案管理，促进规范管理

在进行档案管理工作时，要加强与完善相关的档案工作的基础设施建设，使档案的安全性得到切实地保障。在工作过程中，建立档案管理的程序化制度，收集档案时按照相应的程序进行收集，鉴别整理时做到规范化，在设施建设上做到标准化，形成规范地档案管理制度，并严格地按照档案管理制度进行管理，从而促进档案管理工作的质量，使得人事劳动与社会保障档案管理工作更加科学化、制度化和标准化。

（四）进行信息开发，提供全程服务

社会经济的高速发展，信息技术已经影响到人们生活的方方面面，其中包括对档案管理工作的影响。因此，在当前时代背景下，相关档案管理部门要顺应时代发展的潮流。充分地利用计算机、扫描仪等先进的现代化设备，建立起更加完善的人事劳动与社会保障档案管理系统。利用档案日常管理的软件对档案进行归档、检索等，以便日常的传阅与查询，促进档案管理工作的顺利进行，使得档案信息的实效性和真实性得到有效地保障。与此同时，要注意档案的深度和广度，为再就业、社会保障、干部任免等惠及民生的问题提供相应的服务，把“死”档案变“活”，为社会提供更加有效的服务。

三、结语

总而言之，档案管理工作是一项繁琐以及系统的工作，在工作时档案人员极易感觉到单调。但是档案管理工作对于事业单位而言又是一项必不可少的重要工作。因此，相关的档案管理部门领导要重视档案管理，使管理工作落实到实处，明确档案管理人员的工作职责，进行科学以及规范的归档，最后，要顺应时代潮流，进行信息开发，建立档案管理系统，从而提供全程地服务。最终促进劳动人事和社会保障档案管理工作的顺利进行。

参考文献：

[1]王萍.试论智能化档案管理系统的构建与实现[J].中国科技信息，2015，01：13-14.

[2]樊自强.新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路[J].中国培训，2015，06：1-2.

[3]林伟娟.探究学校档案管理规范化的路径[J].科技资讯，2015，31：139-140.