企业电子档案管理

王立国

(黑龙江省航道局，黑龙江 哈尔滨 150090)

企业电子档案管理

王立国

(黑龙江省航道局，黑龙江 哈尔滨 150090)

电子档案是新时期档案管理的新型模式，是时代发展进步的具体表现。电子档案有别于过去的纸质档案，具有信息数字化、机读性和信息存储高密度性等特点，这也从某一方面对档案存储载体提出了更高的挑战，同时也为档案管理工作注入了新时代元素，为档案管理指明了方向。

档案管理；信息载体；办公模式

1 电子档案管理中存在的几大问题

1.1 档案安全性问题

由于电子档案载体的特殊性，其安全性主要分为传输安全性和信息载体安全性。通常电子档案是以光盘和磁盘为存储载体的，其成分较为复杂，其性能相对而言并不稳定，档案失真问题也可能发生。电子档案对周围环境的湿度、温度以及防机械损伤、防磁等条件有着较高的要求，而且电子档案存储介质极易损坏，保存年限远远不如纸质档案。这就是我们要说的载体安全性，它指的是存储介质对信息安全因素产生的影响。

一般在电子档案管理中传输安全性就是指网络安全性，网络为电子档案提供了更大的便捷，且实现了较大范围的共享，与此同时，网络黑客和难以防范的计算机病毒也增添的电子档案管理安全隐患。此外，电子档案可以删改，且不留下任何删改痕迹。利用计算机制作的文件材料时，拟稿者无法在文档上留下自己的笔迹，审阅检查人也不可能在其电子稿件上签发，后期也难以该份电子材料的真实性及权威性，甚至有人对磁盘内容私自进行删改也不容易被发现，安全性问题是电子档案管理中亟待考量的问题之一。

1.2 传统纸质档案与电子档案之间的衔接问题

纸质档案是档案管理中历时最长、最真实、最具权威的宝贵的档案资源，虽然电子档案的出现对纸质档案产生了一定的冲击，但这并不代表电子档案与纸质档案是对立的、不可共存的。即使是电子档案盛行的当今社会，传统档案作用仍是不可替代的，我们应重视对传统档案统筹工作安排，不断提升纸质档案数字化转变，从而实现电子档案与纸质档案的快速接轨。

1.3 电子档案管理中办公自动化应用问题

全新办公模式下，办公自动化逐渐占据了主导地位，每天的文档处理任务不断增加，即使在电子文件逐渐替代纸质文件的形势下，文件归档仍是以纸质文件为主，电子文件仍不能作为归档的最佳选择。由于开发和设计人员采用手段不同，造成电子档案系统同办公自动化系统无缝结合困难，电子文件归档难，勉强归档的也难以确定文件的准确性。

2 电子档案管理问题相应的解决措施

2.1 加强电子档案管理和保管

由于电子档案存储介质的特殊性，极易受周围环境湿度、温度、磁场等方面因素的影响，存贮内容极为不稳定，而且我国目前对计算机网络安全保障尚不完全的今天，电脑黑客和计算机病毒也为电子文件保管增加了一定的难度。因此，建立电子档案专用档案柜、库房来存放电子档案是十分必要且必须的，我们还应为其配备安全性较高的专业电子档案和电脑设备。一次性写入光盘是电子档案存储目前最好的选择，相较于硬盘、磁带和磁盘等一次性写入光盘稳定性好，且具有只读性不易被删改。其仅对周期环境湿度和稳定、光线和防尘、防虫等条件有要求，是目前为止，电子档案中保管要求较少的存储介质。

2.2 做好电子档案的数据备份和恢复工作

电子档案备份是出于对其不稳定性考量采取的一种安全策略，是重要的档案信息安全保障手段。电子档案备份主要针对照片音频、文书和视频等，建议采取双备份制度，一份用于借阅，一份用户封存备案。同时，针对网络不安全性考虑，建议档案管理部门建立完善的电子数据备份及回复系统，以此来保障计算机与网络灾难后关键信息的恢复和正常使用。

2.3 加强网络安全管理

首先，建立电子档案使用权限，实行用户信息验证，设置用户访问权限，对电子档案信息加以保护。为档案系统安装先进的杀毒防毒软件，利用计算机防火墙来防止黑客和计算机病毒对档案信息的篡改和破坏。采用数字式签名及密匙管理等先进技术手段，为电子档案管理网络构建良好的运行环境。档案内部人员也应分别设置权限，对电子档案实行全程监控和自动记录。

2.4 实行电子文件安全监控

通常，我们所使用的电脑系统并不有文件更改变动记录，文件更改不留任何痕迹。因此，在文件发生变动后毫无线索，无机可查。这样电子文件的真实性难移得到保证，采用电子文件安全监控是对文件真实性的一种保障，能够及时在电子文件变动存取时留下异动记录。

2.5 做好档案管理投入问题管理

电子档案是现代化的产物，是新时代信息发展的最新要求。但与纸质档案相比，电子档案需要有现代化先进设备，建立全新的档案工作管理模式，同时为满足电子档案管理网络办公信息利用、存储和接受的要求，档案管理部门势必要增加必要的设备投入。这部分投入是传统档案管理的数倍，我们应当最好档案管理投入，实现电子档案管理投入的合理化、经济化。

2.6 实现对档案工作人员自身素质和能力的提高

档案信息管理水平提高的同时，也要求档案工作人员不断提升自身能力和素质。电子档案操作中随意性较大，失误也是在所难免的。因此，档案工作人员应树立风险意识，不断实现对自身综合素质的提升、增强自身保密意识、提高职业操守、加强机房管理、增强对数据库和应用软件管理维护工作，熟练掌握档案现代化管理知识，实现知识结构优化，顺应信息时代的发展，满足档案管理行业发展要求。电子档案是新生事物，是无先例可循的，它的发展需要档案工作人员在实际工作中不断摸索和研究的，档案工作人员要以勇于创新和探索的精神，为我国电子档案管理事业开创出一条全新的发展道路。

3 结束语

经上述分析可知，电子档案既是档案工作发展的新时机，也是对传统档案工作的挑战，我们应当抓住机遇，迎接挑战，不断提升我国档案管理水平，对电子档案管理问题展开深入的分析和研究，快速掌握现代化档案管理技术和手段，开创我国档案管理新局面。

[1] 李海燕.浅谈企业电子档案管理策略初探[J].科技与企业，2013，(20).

[2] 杨旭瑞,李卫.新形势下企业电子档案管理策略初探[J].现代经济信息，2012，(7).

[3] 董勇燕.大理市档案局电子文件档案管理系统的设计与实现[J].电子科技大学，2011.

U492

C

1008-3383(2017)08-0205-01

2017-04-12