浅谈如何优化机关室藏档案管理结构

孙 晶

(黑龙江省方正高速公路管理处，黑龙江 方正 150800)

浅谈如何优化机关室藏档案管理结构

孙 晶

(黑龙江省方正高速公路管理处，黑龙江 方正 150800)

机关档案是本机关在各项活动中逐渐积累形成的文件组合体，是本机关历史活动的真实反映。机关档案室收集、整理、保管档案最终目的是为机关各项工作提供有效的服务。决定档案室服务质量好坏的关键因素之一在于是否具有合理、高效的档案管理结构。

优化机关；档案管理；结构

所谓档案的齐全完整，就是指归档的文件材料能够全面地、真实地反映本单位的工作面貌，看一年归档的文件材料，就能了解这个单位一年来的基本工作情况，看全部档案就能知道这个单位的整个历史。

一个机关应归档的文件材料种类很多，大体分为四部分。

一是上级机关的文件材料，包括上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需执行的法规性文件；上级召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；上级机关转发本机关的文件，本机关代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本，以及上级机关、党和国家领导人、人民代表检查本机关工作形成的各种重要文件材料(包括音像材料)等。

二是本机关的文件材料，包括本机关负责召开的工作会议、专业会议、机关党组及行政领导会议的文件材料；本机关颁发的各种正式文件；本机关及其内部各组织机构形成的工作计划、总结、报告、统计报表、财务与会议文件、人事工作文件，以及反映业务活动和科学技术管理的专业文件材料；本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件；本机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本机关有关的重要文件材料；本机关的各种规章制度，以及反映本机关成立、合并、人员编制、历史沿革、合同、协定、财产、物资、档案等方面的文件、凭证、账册等材料；重要的人民来信来访材料以及其他认为需要归档的材料。

三是同级机关和非隶属机关的文件材料，包括同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需执行的法规性文件，或与本机关联系、协商工作的重要来往文件；有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件。

四是下级机关的文件材料，包括下级机关报送的重要工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算、科技文件材料以及备案性文件材料。

目前，许多单位在收集档案时只注重收集红头文件，忽视其它材料；只注重收集秘书部门收发的文件，忽视零散分布的文件；只注重收集以单位、组织名义发的公文，忽视以个人名义形成的重要文件等，从而出现档案门类单调、内容不全等现象。要真正做到齐全完整，主要应做好以下几方面工作：

(1)督促秘书部门做好平时立卷归档工作。秘书部门是文件材料最集中的地方，本单位收发文件大部分都在这里集散，收发文件的齐全完整是确保整个机关档案齐全完整的关键。因此机关档案室应督促秘书部门经常核对、清点收发的文件材料，做到不丢不漏，发现遗失，及时寻找，做好平时立卷归档工作。对于收文，一般要经历登记、拟办、传阅、承办、回收等过程，常常由于登记不清，或是承办人不注意保存造成文件丢失。

(2)注重对非经秘书部门收发的文件材料的收集。在秘书部门收发的文件之外，还存在着许多有价值的文件材料。例如，领导和有关人员外出开会带回的文件，上级机关某些部门按对口方式下发的文件，日常工作中形成的调查报告、部门总结、经验交流、统计报表、汇报材料等。对于这些文件，有的人认为没有经过秘书部门收发，不属正规文件材料，不必存档；有的人则为了使用方便，私自留存。针对这些情况，秘书部门应明确作出规定：要求开会带回来的和对口下发的文件材料必须上交秘书部门进行登记，同时，档案人员要采取积极的态度，主动上门收集，不能坐等。

(3)加强对业务部门的调查和指导。业务部门是文件材料的主要来源地，档案人员要充分了解各部门的业务，掌握其形成文件的内容、种类和价值等，科学地确定应归档文件范围，编制归档文件目录，下发各部门。要求各部门确定兼职档案员按照目录做好文件平时收集工作，年底统一归档。

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1008-3383(2017)11-0169-01

2017-04-15