关于高校二级学院教学档案管理的探索与思考

于 岩 李 莉 佟 丽 李少斌 岳成娥 崔金星 李智芳 王玉慧

(齐齐哈尔大学材料科学与工程学院，黑龙江 齐齐哈尔 161006)

教学档案是指运用文字、图像、声像等介质对教学管理相关资料进行收集、保存的，具有档案保存查考价值的教学资料的统称[1]。随着我国高等教育教学改革的不断深化，多数高校正在实施或完善校院二级管理，所以高校二级学院既是具体教学任务的执行者，又是各类教学档案的生产者和保管者，如何在有限的条件下，最大限度地对二级学院教学档案做到全面、完整、规范的管理，成为了我们目前较为关心的问题。

1 明确二级学院教学档案的归档范围

作为在教学活动中形成的记录，教学档案是查阅各个阶段教学历史的第一手资料和见证各项教学活动组织实施过程的最有力凭证[2]，因此在加强高校二级学院教学档案管理这个问题上，首先明确教学档案的归档范围就显得非常有必要且非常重要。二级学院教学档案的归档范围主要有：(1)综合类材料，包含主管部门下达的文件，关于专业及课程设置等方面的有关文件资料，院(系)的计划、总结及教学工作会议的记录等;(2)教学管理类材料， 包含二级学院教学质量监控体系各环节的材料，如人才培养方案、教学计划、教学大纲、教学任务书、教材、教案、题库、考试记录、督导听课记录、教学情况检查统计表等相关材料;(3)学生的期末课程考核材料，包含学生试卷、答题纸、成绩单等相关材料;(4)考试材料，包含考试课和考查课的试题及答案、卷面质量分析、英语四六级等各类过级考试的报名材料等相关材料;(5)教师业务档案，包含教师发表教研科研论文汇总、教师的教学工作量、科研工作量、外出进修、教学工作考核及工作总结等相关材料[3]。以上材料涵盖了教学过程的各方面，对日常教学管理和教学改革起到重要作用。因办学思路的差异，不同高校二级学院教学档案包含的 内容可能有所不同，但是，教学档案的基本框架不外乎以上五大类。

2 正视二级学院教学档案管理中的问题

二级学院的教学档案建设对高校的教学改革和教学管理发挥了重要作用，但在现实的教学档案管理过程中还存在一些亟待解决的问题。

2.1 教学档案归档意识淡薄

二级学院的领导和教职工对教学档案材料的归档意识淡薄，对教学档案归档范围、如何管理和归档教学档案都不明确。首先，二级学院没有设立专门的二级学院教学档案管理人员岗位，导致管理工作大部分都是由教学秘书承担，很多教学秘书不是档案管理学专业出身，缺乏必要的档案管理知识。而教学秘书的工作内容极其繁杂，有常规的教学管理工作，还有各类考试的组织等，没有多余的时间和精力去学习专业的档案管理知识，而且二级学院的教学秘书更换频繁，这就直接导致档案管理人员也经常变动，有的二级学院的档案管理人员几乎每年都在变动，队伍极不稳[4]。其次，有的教师在工作中本来就比较拖拉，再加上在对自己教学档案的建立上认识不足，导致教学档案管理人员在资料收集上存在困难。

2.2 没有形成规范的体系制度

许多教学档案管理人员按照工作习惯来整理不同种类的材料，因此各二级学院保存的教学档案资料并不统一。二级学院除了教学档案还有科研档案、学生档案、行政档案等，这些档案基本是谁收集谁管理。由于二级学院办公场所有限，所有档案都存放在一起，加上没有专业人员统筹管理，因此档案存放比较凌乱。同时，因为没有明确每个人的工作职责，也没有制定奖惩规定，因此对于高校二级学院的教学档案管理工作来说，容易忽视工作的程序化，遇到按经验办事的情况。

2.3 二级学院教学档案利用率不高

二级学院的教学档案基本停留在收集、整理、汇总阶段，存档后的教学档案材料也仅是陈列在档案室，少有人问津了。有很多人不重视教学档案，认为教学档案的收集没有意义，还有一些人希望可以查看并学习有经验教师的教学档案，但碍于学院没有组织相关活动，且没有权限查阅，也只能望档案兴叹了。实际上这些教学档案材料是非常珍贵的资源，如果能合理开发利用，丰富的教学档案资源将会在深化教学改革、提高教学质量这一高校最重要的任务中发挥巨大的作用[5]。

3 构建二级学院教学档案管理体系

面对二级学院教学档案管理现有的问题，可以采取以下措施来科学构建二级学院教学档案管理体系。

3.1 全院全员参与，提高存档认识

在有限的师资条件下，完善二级学院教学档案管理工作的唯一的方法就是加强管理队伍建设。换言之，在有限的条件下将工作重新分解，再把分解后的工作重新分派到人，人人参与其中。二级学院教学档案管理工作不再仅仅由教学秘书负责，还有教学主管副院长、教研室主任、系秘书及所有教师参与，在所有人的参与下壮大管理队伍，动员全院教职工参与到收集教学资料的工作中来。首先，二级学院领导要从思想上重视教学档案，支持教学档案管理工作，要从教学档案管理工作的意义上来做全院师生的思想工作，增强人人重视教学档案的意识，并给予必要的财力、物力、人力的投入。其次，档案管理人员应关注每个教学环节所产生的材料，全面了解、研究教学管理的内容，坚持归档原则，以确保教学档案的质量。最后，鼓励教师积极参与教学档案建设。让每位老师在日常工作中主动积极地做好档案的留存、收集和整理工作。一个学期结束后，收集每位教师的教案讲稿、试卷、工作量等原始材料，建立“教师个人业务档案”。

3.2 建立健全管理制度，规范档案管理

规范的教学管理制度能为教学管理提供强有力保障，因此建立一套科学、完善、规范化的教学档案管理制度是非常必要的。根据专业评估指标体系，出台相关文件，如《二级学院文件资料管理制度汇编》和《二级学院教学管理文件汇编》等。资料管理制度可包含教学、科研、学生工作等各方面所产生的管理制度类材料，管理文件汇编可包含试卷的规范管理、教师对试卷材料的自查、学院对试卷材料的复查、教案讲稿的编写及管理等作为教学档案管理制度的补充文件，形成较完善的目标管理系统。在管理文件中明确每份教学材料的保持内容及保存时间，同时要求教学档案管理人员每学期末对收集整理好的教学档案归档并统一编号、填写报关日期，然后给予归档。

3.3 改善管理环境，提高服务质量

从高校二级学院教学档案的归档范围我们可以看出，随着在长年累月的积累，高校二级学院的教学档案数量越来越庞大，因而需要有专用库房、文件柜、档案盒等。可对于当前很多高校而言，在二级学院中设立专用的教学档案管理库房较难实现。这时，可以充分利用教学秘书或系秘书的专用办公场地，明确个人及学院教学档案管理的范围，这样可以在有限的资源下，实现档案管理的集中化，实现资源的优化利用。另外，在二级学院教学档案管理过程中，针对具体问题，可以实现弹性管理。例如，期初教学检查时需要复查上学期考试课材料，收取并复查上学期考查课材料。考虑到期初老师工作繁忙：需要带学生实习或提交国家自然科学基金、安排新学期课表或检查等，可以调整材料收集及复查时间至学期末进行。

如今，高校本科教学审核性评估工作给二级学院教学档案工作的建设带来了契机，同时也对档案工作提出了更高的要求。因此，作为二级学院的管理人员要从根本上重视教学档案的管理工作，结合自身二级学院的特点，针对出现的具体问题采取有效的措施予以解决，为高校教育事业的发展奠定基础。

[1] 许珍花，许素芬.高校二级学院教学档案管理存在的问题与应对策略[J]. 管理观察.2016，(3).

[2] 张宝运.论高校二级院部教学档案的科学管理[J].兰台世界，2014，(11).

[3] 荀利波.改进二级学院教学档案工作的几点思考[J].兰台世界，2008，(9).

[4] 纪玮.高校教学档案管理工作面临的问题和对策[J].山东档案，2010，(4).

[5] 刘俊.高校教学档案管理和利用策略[J].北京教育学院学报，2011，25(3)：53～57.