浅析新时期高校教务秘书在教学管理工作中的现状及重要性

刘玉洁

（常州大学 怀德学院，江苏 常州 213016）

摘要：本文主要以高校教务秘书为研究对象，首先对高校教务秘书的工作要求以及在高校教学管理工作中的重要性进行了概述；然后，从四个角度提出了教务秘书在教学管理工作中存在的问题；最后，根据问题提出了对应的解决方案，以帮助教务秘书能够更好的在教学管理工作中发挥作用。

关键词：教务秘书；存在问题；实现自我价值

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2016）49-0031-02

随着时代的发展，新时期各大高校都加大了在教学管理方面的力度，在教学管理中教务秘书起着非常重要的作用，新时期教务秘书队伍也在向着年轻化以及现代化发展，该转变使得教务秘书的工作变得更加重要，本文对新时期高校教务秘书在教学管理工作中的现状及重要性进行研究，通过分析教务秘书在教学管理中存在的问题，找到解决问题的对策，从而帮助教务秘书更好的在教学管理中发挥自己的作用。

一、相关理论概述

（一）高校教务秘书的工作要求

1.及时准确的传达指令。在高校中经常会由学校领导或者是教务处出具一些有关规章制度、规定、通知等方面的文件，这些文件就需要由教务秘书下发给下级各个部门、教师以及学生，从而保证全校所有的师生都能够及时了解到学校领导最新的指令，使所有的教学工作都能够有序、顺利的进行。尤其是与学生以及教学任务相关的通知必须在第一时间就让学生了解，比如：学生选课通知、教学检查通知等。

2.客观公平的汇报情况。在高校中由于学校教研工作者以及学校领导都工作繁忙，所以教师、学生与学校领导之间的交流比较少。在这种情况下，教务秘书就要在双方之间充当一个桥梁，不仅要将上级领导的指令下达给教师和学生，还应该将学生和教师的意见反馈给学校领导。比如：学生和教师对学校通知或规定的疑问，学生对任课教师的意见等，教务秘书需要对所有的信息进行收集和整理，然后再将整理的内容上报给学校的相关领导，以引起学校领导对问题的重视并及时采取合理的措施和对策。

3.有效协助配合上级领导的工作。在高校每个学期的开始，教务秘书都需要协助校领导对教师的备课工作进行检查，而在学期中旬则还需要协助领导对教学过程进行检查，以保证教学任务的顺利进行。[1]在这些协助工作中虽然起主导地位的是学校领导，但是教务秘书却是所有工作的执行者，代表着领导的意愿，所以每项协调工作必须做到位才能够真正帮助领导对学校进行管理，使得教学过程能够有序进行。

（二）高校教务秘书的重要性

1.高校教务秘书是教务管理中的桥梁。教务秘书在高校教务管理过程中起着非常重要的桥梁作用。首先，学校教务秘书需要向学生和教师传达学校领导以及教务处所下达的规定以及各种通知，还要将学生和教师对学校的意见反馈给学校领导，以保障学校的教学工作能够顺利的开展，成为学生、教师和学校领导之间的沟通桥梁；其次，教务秘书在学校的考试中起到非常大的作用，不仅要协助领导做好学生考试的检查和准备工作，还要对每个学期的试卷进行整理以及留档工作；再次，负责对教学课程以及教室的安排；最后，教务秘书还是学生与教师之间的桥梁，当学生与教师之间出现意见或者矛盾时，教务秘书需要从中进行调解。

2.高校教务秘书是教学管理过程的执行者。高校教务秘书在教学管理过程中起着非常重要的作用，是高校不可缺少的岗位之一，不仅要对学校事物进行管理，而且还需要对学生以及教师进行服务，是学校教学管理活动的执行者。[2]主要体现在以下几个方面：第一，及时向上级部门上交与教学相关的文件和记录；第二，协助教务部门领导对各种教务教学相关文件进行起草；第三，负责安排新学期各科的课程安排以及考试安排；第四，负责对各种教学资料以及历年试卷进行收集、整理和归档；第五，对学生的考试成绩进行录入；第六，为教师收集教学管理信息以及为学生组织考务工作等。正是由于教务秘书在工作中进行彻底贯彻执行学校教务管理中的各项活动，才能保证学校教学工作的顺利开展。

二、影响教务秘书在教学管理中发挥作用的主要因素

1.教务秘书工作缺乏相关激励措施，职责不分。在高校的日常教学管理中，教务秘书工作比较繁琐，并且会出现分配不均匀、不明确的现象。出现了这种局面主要是由于教学管理中没有对教务秘书进行强有力的激励机制，如果教务秘书的工作比较多但是并没有得到相应的激励，相反少做了工作也没有得到一定的批评，这样的话慢慢就会形成非常懒惰的局面，并且一定程度上会阻碍教学工作顺利的开展，同时也会影响到很多人员的办事效率，会阻碍教务秘书发挥最大的作用。

2.教务秘书缺乏深度学习的机会。教务秘书是处在教学管理第一线的高校管理人员，其能力必须要能够满足教师以及学生的需要。所以教务秘书要学会借鉴先进的管理经验，在结合学校实际发展现状的基础上对学校的教学管理方式进行改革。目前，很多高校虽然有面向教师的继续深造的机会，但是这些机会都是提供给中级以上的领导或者是资历比较高的教师，资历浅的教师几乎不可能有继续深造的机会。而教务秘书大多是青年人，在高校中没有继续学习的机会，就会在教学管理过程中没有新的管理理念，每年都只会延续旧的工作思路，不仅学校的教务管理工作出现漏洞，而且教务秘书的个人水平也无法获得很大提高。

3.教务秘书自身的业务能力水平不够。高校在对教务秘书进行选拔时并不够重视，很多教务秘书的专业都不对口，有的教务秘书甚至对每个学期的教学计划不够理解，仅仅是将领导的指令下达给教师或者学生，但在后续的监督、檢查等方面却没有起到作用，更不用说为学生和教师提供全面的服务。

三、发挥教务秘书在教学管理工作重要作用的措施

（一）加强制度建设，制定合理的激励机制

1.建立岗位职责制度，明确分工。现在很多高校将教务秘书工作和办公室人员的工作混在一起。其实，教务秘书工作是在教学管理中比较基础性的工作，能够保障教学计划的顺利完成，整理出学校师生对教学存在的意见和建议，同时能够为领导提供管理决策的相关资料和信息。对于教务秘书工作只有做到明确分工，才能够在日后的工作中最大程度减少矛盾的发生，同时为学校的工作绩效提供一定的依据。

2.建立严格的奖惩制度和合理的薪酬管理制度。在高校的教务秘书工作中，对于表现突出的人员可以适当的给予补贴，需要表扬或者给予物质奖励；对于日常工作中表现差，甚至影响到了教学管理工作的人员，需要作出相应的惩罚条例，同时严格执行所制定的制度，才能够让教学管理工作顺利的开展下去。另外，合理的薪酬管理制度，可以保障教务秘书能够安心的做好本职工作，发挥出激励作用，使教务秘书保持良好的工作积极性，同时对于优秀的教学管理人才有足够的吸引力。

（二）高校要为教务秘书提供培训的机会

在不影响正常工作的前提下，高校可以组织教务秘书对管理以及教学软件使用等方面的知识进行深入学习，也可以组织教务秘书到兄弟院校进行交流学习，高校如果有条件的话还可以在社会上聘请有名的专家来学校进行讲座等，这些方式都能够让教务秘书进一步提高自身的能力，从而更好地进行教学管理工作。另外，高校如果有出国深造的机会不应该将名额都给了资历比较老的教师，也需要给表现优秀的教务秘书一定的深造机会，这样能够帮助他们开拓视野，接受新的教学理念，在深造结束后能够将所学内容用在高校教学管理上，从而不断提高高校的教学管理水平。

（三）教务秘书注重自身能力素质的培养

教务秘书在高校管理中占有非常重要的位置，必须要具有多个方面的技能和知识。首先，教务秘书在完成自身本职工作的基础上还应该自觉学习相关的知识，不断提高自身的素养；其次，教务秘书在实践工作中要不断探索教学管理的新方法，并落实到具体工作中；最后，教学管理工作也需要紧跟时代的脚步，教务秘书需要不断对现有的管理方式进行创新，以保证高校的教学管理方式能够促进学校的发展，而教务秘书也能够在创新的过程中不断提升自身的能力。

参考文献：

[1]梁扬眉.论教务秘书在高校教学管理的重要性[J].南方论刊，2012，（07）：83.

[2]周圆.浅析高校教务秘书工作的素质要求和工作能力的培养[J].中国科技信息，2009，（20）：149-150.