加强信息化建设提升事业单位档案管理时效

赵悦

摘 要：随着信息化时代的到来，事业单位档案数量与需求与日俱增，促使事业单的档案管理工作迈上信息化时代的新台阶。信息化建设对档案管理工作来说至关重要，由于档案管理工作模式的不断推进，传统的模式已在优胜劣汰中被取代，新的模式简化了档案使用流程，提升信息化管理，塑造优质、高效、网络化的档案管理环境，促进档案工作更加便捷、快速地开展。本文展开了如何加强信息化建设来强化事业单位档案管理，对提升档案管理工作有积极有效的促进作用。

關键词：信息化；建设；档案管理

中图分类号： F23 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）32-41-2

0 引言

档案信息化是以信息技术广泛应用为主导，档案信息资源建设为核心，信息网络为基础，档案信息、法规、政策、标准为保障的综合体系，通过信息技术可以激发事业单位实现电子办公，加强信息管理水平。传统的方式都是通过工作人员手工操作完成，从档案的收集、整理、分类、存储到提取、查询、销毁等各个环节，工作烦琐量巨大，随着信息技术网络的摄入，工作人员终于可以解脱不用那么辛苦劳累，利用电子计算机的形式对档案进行网上搜索，既没有时间限制，也便于各个部门上报，还不受空间局限，这样更直接、高效。电子文档存储方式能够快速查找，并且对于至关重要的文件或有保存价值的文件可以留作备份，以便重要的文件或者数据不被丢失，通过对电子文档的关键词、全宗号、目录号、案卷号、年度进行输入编写，可以迅速查阅相关档案内容，同时，还能够迅速、有效、多角度的整序，免去了传统人工式的手动查找，不用像纸质文件那样分类整理，节省了大量时间。在这个信息时代，计算机成了佼佼者，能够通过计算机完成的任何事情，都能够顺利轻松解决。因此，只有把握好信息化建设的重要性，才能够增强档案工作管理水平，才能够在实践中见实效出成绩。

1 事业单位档案信息化管理的现状与重要性

1.1 档案存储环境现状及特点

事业单位传统的档案以纸张为主，纸质档案容易受天气的影响，在潮湿的环境下极易发霉，如果纸张发霉就会影响原有档案信息。有的在存储和保管过程中还需要防蛀，对环境的湿度要求特别严格，一旦纸张变黄，特别是对历史悠久的纸质档案，就会对字迹产生影响，造成模糊不清或损坏的问题，遇到空气中的氧气，纸张就会变薄且脆，给档案保管带来极大困扰。因此，电子文档是信息化档案的主要表现形式，电子文档的内容补充一方面是通过纸质文本输入转变成电子文档形式，有的纸质文档还要将其进行扫描变换成电子档案，之后对它封存起来，以免纸张在查找翻阅的同时接触灰尘与空气中的水分，从而加速纸张老化，如果需要查找可以直接通过计算机用电子档案搜索。另一方面事业单位对新的档案可以直接在计算机上录入形成电子档案，并直接留存即可。备份的数据可以通过光盘、硬盘存储，以这类设备为载体的话，它的存储环境比纸质文档方便得多，既简单而且只需要无磁场干燥的环境即可。

1.2 档案使用、查询现状及特点

在传统模式下，档案的查询、借阅非常烦琐，首先要提出申请，然后等到得到准许后才能进入档案室进行人工查阅，由于纸质档案量巨大，查阅时需要一项一项、一页一页逐一查看，费时费力，还容易打乱编好的先后顺序，给档案管理造成困扰。信息化管理没有那么复杂，可以不用到档案室申请查询，可以直接上网查询，减去了档案使用流程，利用电子文档进行浏览，这样准确又快捷。电子文档不会打乱顺序，查阅完后关闭即可，更不会对文档造成损坏。因此，这种是一种非常优势的远超传统的方式。

在这个信息化的现代社会，事业单位也应该牢牢抓住时机，让办公和事业单位信息化管理见实效。档案工作人员利用信息化处理档案更加高效，在节约办公室经费与空间的同时，进一步提高档案处理的速度，方便事业单位工作人员查阅。总之，在这个与时俱进的新时代，事业单位要合理并且充分利用计算机，利用它的网络资源，将其运用到工作中，从而实现工作的信息化。

2 加强事业单位档案管理信息化建设的措施

2.1 建立完善的档案管理工作制度

档案工作需要专业、科学来支撑，要开展好档案工作，就必须从归档制度的制定与落实抓起。制定标准的制度对事业单位档案具有规范和约束的作用，为以后工作的开展提供有力依据。事业单位应就自身的实际情况制定适合单位性质的归档制度，使之朝着科学化、信息化、规范化的方向发展。同时，并将其融入绩效考核中，落实到个人，作为他们职称评定、表彰奖励、责任追究的必备条件。从而，激发单位人员对工作的责任感、使命感，调动大家的积极性，使其更好地为事业单位档案管理工作服务。

2.2 要对事业单位档案管理信息化合理规划

根据事业单位的发展战略制定档案管理信息化总体规划，在进行事业单位的档案管理信息化的建设之前，要结合实际情况进行科学规划，制定档案管理信息化的近期计划与长远规划，形成网络管理模式，这样才能使档案信息化有效推进。

2.3 要对事业单位的档案信息化的监督制度不断完善

事业单位档案管理需要有效监督制度保驾护航，这样才能够保证其过程得到制约和监督。完善监督制度才能调动档案管理人员的工作积极性，提高信息化管理高效率。事业单位要内部与外部监管协调一致，相互合作，相互补充，及时准确发现其过程中存在的隐患，并逐个排除，使整个事业单位的信息化系统安全，促进工作高效运转。

2.4 要全面提高档案管理人员的综合素质

随着档案管理走向信息化、电子网络化，我们现在的档案工作都要求实现信息化，我们档案工作人员要加强档案意识、文化程度和专业素质。首先，档案管理人员要具备社会意识；然后，档案管理部门要组织信息化学习，档案管理人员要用科学的知识和方法武装自己，熟练掌握计算机软件技能，以适应时代发展的需要；还要增强工作人员的政治素质；最后，要定期组织档案管理人员的业务培训，强化工作人员的业务技能，结合实际工作情况定岗定位，使档案工作人员在工作上发挥优势，为档案事业贡献自己一分力量。

2.5 建立起一个实用的档案信息化网站

档案网站是档案机构在网站上建设的信息站点，它以交互式网页的方式提供相关的档案信息和服务，使档案信息能在网上咨询、查找，方便实时归档，电子文件也能直接使用。以信息共享、方便群众为目的，把档案管理系统纳入事业单位信息系统，实现资源共享。

2.6 要结合实际加强对建设档案管理工作的信息化

事业单位的档案管理工作也从传统的被动服务方式转变过来，将档案实体保管引入信息化发展领域，通过运用先进的科技技术和手段，将档案先分析再分类处理，提升档案管理工作实效，保质保量的搜集、整理与储存等。同时，档案人员还可以根据不同的内容、数据进行更新，使各种不同的档案信息能够有效快速又准确，图片和声像类的文档资料归档可以通过扫描仪结合网络进行保存。相比传统纸质文档，这样既节省了资金，又不占空间。

2.7 要逐渐实现档案管理工作的数字化

档案信息数字化建设是档案信息数字化的前提和重要基础。档案数字化是一种新的管理模式，以电脑存储为主，是把纸质文档用掃描仪、照相机、录像机等设备数字化转换，然后，再存储到电脑中，通过电脑扫描、分类、整合、修正的零散枝片数字化文档转换为一个整体、完善的数字化档案库，还要对它进行录入全宗号、年份、目录、卷宗号等的编写，以便日后好搜索查找和及时利用，为需要的人提供相应服务。随着数字化档案的建立，传统档案并没有取代，而是两者相结合，各取其优势，这样使他们在事业单位档案管理中相互补充，相互依存。

3 总结

在信息化时代，信息化正如火如荼地进行，并渗入到各个行业，同时，也成了事业单位对提升档案工作的佼佼者，势在必行。合理利用档案资，对其资源共享，把档案数字化、信息化、网络化等的方式转换，便于用户检索查阅，不仅节省时间还减轻了工作人员的工作强度，促进事业单位的管理更加科学有效。事业单位的档案管理人员要不断学习掌握科学理论知识，将档案工作推陈出新，巧妙运用档案先进的技术发挥专业才能。时代在变，档案也在不断更新中，我们要将档案工作引入规范化科学化的轨道，只有加强档案管理信息化建设才能够提升事业单位管理的实效。

参 考 文 献

[1] 王学利.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].华章，2013（02）：321-322.

[2] 程巧玲.事业单位档案管理信息化建设问题[J].青春岁月，2013（03）：429-430.