浅谈房产档案管理与利用——以温岭市房产档案管理现状为例

江锦勇

（温岭市房产档案馆）

房产档案是广大群众和单位资产的重要凭证，是关系民生的档案，是解决民事纠纷有效的原始依据。加强房产档案的管理利用，对保障产权人的合法权益，维护房地产市场秩序，促进房地产市场健康发展等方面，都具有重要意义。

一、温岭市房产档案管理利用基本情况

温岭市房产档案馆成立于20世纪90年代初。目前，档案馆库房面积1000多平方米，其中设置档案库房2个，档案整理室、档案接待窗口、档案阅览室等设置齐全。档案库房内共安装档案密集架5组、117列。馆藏各类档案60余万件，其中专业房产档案56万余件、文书档案3000余件、会计档案7000多件，其他如人事档案、测绘档案、科技档案、白蚁档案、公房档案近3万余件。2015年，专业档案接收量就达5万多件，接待档案查询利用达4万多件次，成为台州乃至全省为数不多档案利用率最高的县市级档案馆之一。

为确保房产档案管理质量，提高房产档案利用效率，更好地服务于群众，房管处加大了档案建设软硬件投入力度，按照规范化、信息化、智能化的要求，先后投入几百万元，采购了档案密集架、档案管理系统服务器及各类档案数字化设备等。经过多年的努力，档案管理于1998年达到省二级标准，2000年又达到省一级标准。目前，按照数字档案馆建设的规范要求，聘请档案数字化工作人员达30多人，对全市房产档案进行了数字化，房产档案管理已实现了产籍图GIS数据、楼盘表、电子档案、登记业务数据的“图、表、档、卡”一体化存储管理和应用集成，以确保房产权属档案的真实性、系统性、完整性。

二、房产档案管理利用中存在的问题

（一）档案管理利用中存在着风险

1.信息化风险。信息系统是档案管理现代化的基础，同时也是信息安全风险存在的地方。网络的畅通、系统的稳定、数据的安全等面临着客观侵害行为的风险和主观漏洞的风险。

2.知识产权风险。档案数字信息资源共享、充分发挥其凭证作用和参考作用的过程中存在较大的知识产权风险。

3.个人隐私保护风险。共享的房产档案信息是公用的、开放性的，不可避免会涉及到个人隐私，而产权人往往要求信息非公开化，这就造成一个矛盾，也给档案部门在公开信息的时候存在着个人隐私保护上的风险。

（二）档案管理利用手段比较传统

从近几年档案管理利用情况分析，我馆仅限于对有关部门、个人提供房产证明及相应的档案咨询服务，并没有对房产档案信息化管理进行深入研究，在网络化应用等方面存在很多局限性，很难对房产档案进行深层次的开发利用，从而使其产生额外的功效。

（三）档案管理人员队伍建设还需加强

1.档案管理人员不足。目前我馆专职档案管理人员仅有13人，相对于每年5万多件的档案接收量及4万多件次的查询服务，档案管理人员严重不足。

2.专业知识及业务技能有待提高。目前档案管理人员中，没有一人取得档案高级职称，中级职称的也仅有2人，初级职称4人，其余还有7人未取得职称资格。学历不高、知识结构不合理、业务知识不全面等问题，制约和影响了房产档案管理事业的持续健康发展。

三、如何加强房产档案管理利用工作

加强房产档案的管理利用，对于保障房地产权利人的合法权益，有效保护和利用城市房产档案，推动社会经济发展，具有十分重要的意义。

（一）加强档案基础管理

1.建立健全档案管理制度。根据国家有关档案管理的法规、政策，制定我市的房产档案管理利用有关制度、规定，并在日常工作中抓好贯彻落实。目前我馆已建立《档案管理暂行规定》《档案管理岗位责任制》《档案资料利用、查阅制度》《档案立卷、归档、统计制度》《档案工作人员职责》《档案库房管理制度》等一系列制度与规定。

2.建立完整规范的档案资料。房产档案管理最大的目的是提供利用，满足社会需求，如果档案资料不真实、不完整、不规范，就失去了管理的意义。一定要确保档案资料字迹清楚，排序符合规定，并对信息化的数据质量、图像进行检查，保证准确无误，为档案管理工作打好基础。文件材料的归档要遵循房产档案的形成规律，保持卷内文件之间的历史联系。档案的收集、录入电脑、整理上架、提供利用等环节要紧密衔接，以保证房产管理工作的有序进行。

（二）提升档案信息化水平

1.按照数字档案馆的要求，建立统一规范和标准。应根据房产档案管理系统的总体结构和技术要求，订立统一规范和标准，以指导具体工作的实施。如不同档案的数字化要求，扫描方式，扫描的内容等等，这是建立数字档案的基础，对以后提供档案利用服务时的效率和准确度起着决定性作用。

2.加强房产档案管理信息系统的开发建设。房产档案管理信息系统是实现档案信息资料的采集、管理、统计、开发及利用等功能的枢纽系统，能全面反映职工家庭、单位以及辖区等房产的统计情况，能提供有效的数据处理和分析工具，能为开放住房二级市场和建立新的住房供应体系提供服务。开发建设一整套集档案综合管理与应用服务为一体的档案综合管理系统，对提高档案管理现代化水平与服务水平尤为重要。

（三）创新服务方式

建立多渠道、多形式档案信息服务机制，扩大房产档案信息公开查询的广度和深度。目前最基本的查询方式是到房产档案管理部门上门查询，这种查询方式查全率、查准率高，而且通过身份验证可获取相应的证明材料。在实际工作中，应积极探索窗口个性化自助查询、电话查询、24小时互联网查询、档案数据共享等创新服务方式，争取最大限度地发挥房产档案及登记信息的经济价值和社会价值。

1.窗口个性化自助查询服务。档案的自助查询已经成为了档案服务新的发展方向，极大地丰富了档案服务的手段，提高了档案管理的工作效率，为利用者提供了更加个性化的档案信息服务方式。

2.24小时互联网查询服务。通过远程查询平台，向社会公众提供房产档案资料24小时互联网查询服务，不断提升房产档案的综合利用服务能力，降低公众取证成本，提供更加人性化、便捷、高效的“互联网+”房产档案查询服务。

3.多部门档案数据共享服务。传统的档案信息资料管理和利用是相对封闭的，档案的信息化、数字化为档案工作由封闭型向开放共享型管理提供了技术条件。特别是现阶段大数据时代已经来临，通过专用管理系统，将档案信息资源快速、准确、完整地提供利用，实现政府部门之间的政务信息即时互通，为“最多跑一次”改革工作提供基础保障。

（四）有效防范风险

1.增强风险防范意识。建立档案风险防范机制，加强风险防范知识的教育培训，提高人员的风险防范思想认识及防范能力。

2.建立档案信息系统安全体系。计算机管理手段在带来工作效率提高的同时，也对档案安全管理提出了更高的要求，建立好档案信息安全体系尤为重要。如计算机服务器的配置，设置网络防火墙，对传输数据的加密、解密，定期的数据备份，还有各种安全责任制度、保密制度的建立以及完善的权限分级体系等。

3.推行档案数字化利用，加强档案利用安全。档案的数字化不仅能够有效管理日益庞大的档案信息，并能满足快速查询的需求，而且能有效地保护档案原件。凡需查阅房产档案的业主，大都是为了解决有关纠纷而来，利用数字档案提供查阅服务，可以从根本上杜绝房产档案管理部门在提供档案原件服务时可能发生的涂改、损毁等情况，提高房产档案利用的安全性。

（五）加强人才队伍建设

1.优化人员知识结构。建立一支既懂房产档案管理，又懂房产登记管理及计算机知识的专业队伍，是实现房产档案管理现代化的关键。同时随着档案管理现代化建设的深入发展，靠单一的知识结构很难适应发展的需要，档案人员唯有提高自身文化素质，学习现代化科技知识，扩大知识面，才能适应档案现代化管理的要求。

2.提高人员业务技能。积极协调当地档案主管部门，加强对房产档案管理人员的培训，通过外出考察、专家授课、组织座谈、业务交流等方式，不断更新档案管理人员的知识，切实提高人员的档案管理能力及业务技能。