关于城中村改造档案管理工作的几点思考

胡舟燕

（绍兴市越城区城中村改造服务中心）

近几年来，我省经济社会全面发展，城市化成了各地市面临的重大课题，城市空间迅速扩大，城郊接合部成了名副其实的城中村，这些城中村存在着环境脏乱差、规划无序、外来人口集中、治安问题突出等普遍问题，既影响城市面貌，又不利于土地集约利用，更降低了群众的生活质量。城中村改造成了各地市解决这一瓶颈问题的必然选择。大量的城中村通过拆旧建新发生了翻天覆地的变化，也因此产生了数量庞大的城中村改造档案。由于城中村改造档案有着种类多、数量大、私密性强、收集跨度长、管理单位较多等特点，档案管理中存在着诸多问题，需要各方提高认识，落实解决。

一、城中村改造档案管理存在的问题

（一）意识不强，重视不够

城中村改造工作难度大，压力重，与拆迁户的利益戚戚相关，政府部门往往把工作重心和精力放在拆迁、建设、安置这些重要环节上，忽略了改造过程中的档案管理，没有认真规划、研究档案工作，认为只要资料统一保存，有据可查就行。至于谁收集、谁保管就不得而知，更谈不上档案资源的开发利用了。这种思想观念的存在，直接造成了城中村改造档案管理职责不清、管理不善的现象。

（二）制度缺乏，体制不畅

城中村改造工作在我省已开展十余年，省一级没有统一的档案管理规范和标准。各地政府出台的城中村改造政策，对如何开展拆迁、建设、安置有详细的规定与操作程序，但均未提及档案管理的相关规定。各地档案行政管理部门在这一制度背景下，难以深入规范、监督城中村改造的档案工作。城中村改造档案处于无牵头部门、无管理规范、无固定档案人员的“三无”状态。

（三）收集分散，管理无序

城中村改造档案类别较多，各类别档案由相关主管部门分头收集、整理，如拆迁档案由镇街一级负责，安置房建设档案由开发商负责，安置房权证档案由房管部门负责。多头管理、各自为政造成城中村改造档案收集范围、整理归档情况均有较大差异，无法完整反映城中村改造全过程，也不利于档案的利用、资源的开发。再加上有关部门的档案意识不强，资料存放分散、随意，不少存放环境不符合档案管理标准，有些地方出现了拆迁档案管理不善引起的被篡改涂抹的情况。

（四）利用不足，开发乏力

城中村改造档案不仅是一个改造区域拆迁全过程的记录，也是一座城市变革的生动写照，更是拆迁户个人资产的重要凭证。利用好各种形式的档案资料，既可服务城市发展，也可服务群众解决相关矛盾纠纷。事实上，现在的城中村改造档案由于没有形成系统的管理体系，库藏档案不齐全，电子档案未覆盖，无法保证档案的查全率、查准率，效率低下。

（五）队伍不全，力量欠缺

各地市主管城中村改造工作的部门多为临时组建，凑拢班子，流动性大，档案兼职或专业人员经常调动，后任不理旧账，资料丢失也无从查找。城中村改造相关部门，承担了职责相关的档案管理工作，这些单位往往中心工作繁杂，对城中村改造档案兼而不管。特别是基层单位，如村一级组织，档案人员往往是身兼多职，收入也较低，没有足够的时间和动力开展档案工作。从事城中村改造档案管理工作的档案人员往往业务能力不强，缺乏必备的专业知识，无法进入管理者的角色，这对开展工作十分不利。

二、推进城中村改造档案管理工作的几点思考

（一）加强工作领导，强化思想认识

各级党委政府要充分认识到城中村改造档案工作的重要性，城中村改造工作主管部门要把档案管理工作与拆迁、建设等中心工作放在同步位置来抓，同步推进，同步考核、同步验收。把档案工作作为款项支付、考核验收的前置条件，倒逼相关单位从源头上认识档案、推进档案工作。要加大城中村改造档案的宣传力度，通过档案利用典型事例宣传，拆迁前的村容村貌图片展、拆建后新旧对比视频等形式，展现城中村改造档案的重要性和必要性，提高全民的档案意识。

（二）完善制度建设，提高管理质效

建议档案行政管理部门组织开展城中村改造档案管理的调研工作，分析存在的问题，掌握城中村改造档案的特点和薄弱环节，制订在一定范围中具有指导意义的城中村改造档案管理办法，明确档案的收集、整理、分类、鉴定、归档、保管、向档案馆移交期限等具体标准。针对征地拆迁安置类档案管理问题突出的现状，要制订相应档案管理细则，拆迁主体明确为立档部门，以拆迁村（区域）为单位进行分类，每一单位分成两个体系，一是综合卷，以拆迁政策、规划、拆迁许可证、会议纪要、计划安排等资料为主，二是拆迁卷，做到一户一卷，内容涵盖拆迁户丈量、评估、确权确户、拆迁安置补偿协议、安置房权证办理等。

（三）理顺工作体制，形成工作合力

城中村改造档案工作涉及多个部门，单靠档案部门自身力量是远远不够的。建议各级党委政府结合本地区工作实际，进一步调整完善城中村改造领导小组和各专项工作组的组织构成、职责分工，将档案工作列入相关单位的工作职责。建议城中村改造档案工作由各地城中村改造主管部门牵头，各相关单位为主实施，各地档案行政管理部门全过程监督。档案移交参考重点建设项目档案管理规定，以项目为单位，由城中村改造主管部门汇总，做到完成一个、建档一个、移交一个。笔者所在绍兴市越城区城中村改造机构就采取这一模式，已形成了20余个项目的档案整理，并按照当时档案行政管理部门的移交政策，按期移交入库。

（四）推进数字化进程，加强开发利用

在对城中村改造档案进行收集整理的基础上，及时进行档案数字化工作，并建立备份机制，为今后的档案利用提供便利，最大限度地避免因自然及人为破坏等因素造成档案资料缺失等问题。除常规的数字化扫描之外，可探索建立城中村改造信息数据库。笔者所在的城中村改造管理机构，建立了拆迁安置信息管理数据库，涵盖了政策法规、拆迁核算、安置房结算、报表系统等四大集成模块，配置了扫描仪、刻录机等设备。数据库以镇街——拆迁村——拆迁户为总体构架。各职能科室可根据权限，完成政策法规、丈量、评估、确权、安置结算等有关数据的输入与管理。这些数据的录入，大大提高拆迁核算、安置房结算的准确性。拆迁安置结束后，纸质的各类文件资料扫描后，存储在相应的目录下。数据库的建立，能科学地评价拆迁安置项目的绩效，为城中村改造工作提供决策支撑。

（五）加强专业培训，提升队伍素质

档案工作人员的业务素质决定了城中村改造档案管理的质效。档案行政管理部门要经常性地组织开展专题培训工作，逐步规范档案的编制操作，提高档案的质量。要强化档案人员的保密意识，充分认识城中村改造档案的特殊性，注重保护拆迁户的隐私。要增强档案人员的信息化水平，重点提高其数据的规范采集、软件的正确使用和网络知识的运用等方面的能力。针对基层档案员流动性强、工作衔接不畅等问题，可推行档案管理交接制度，尽可能避免出现人走资料无处查的情况。

近年来，我省各地市以“三改一拆”为抓手，大力推进城中村改造工作，城中村改造档案作为这项利民惠民工作的最终体现，其重要性将日益显现，势必得到各级领导和部门的重视。我们应在有限的工作条件下，争取更多的政策支持和资源保障，推动城中村改造档案整理工作与城中村改造同步实施，发挥档案应有的社会效应和经济效应。

［1］ 田毅.加强城中村改造档案收集管理的几点思考［J］.西安社会科学，2011（6）.

［2］ 黄萍.重点建设项目档案管理工作要务［J］.浙江档案.2013（12）.