世界互联网大会归档的实践与探索

鲍丽青

（桐乡市龙翔街道办事处）

世界互联网大会（World Internet Conference），是由中国倡导并每年在浙江省桐乡市乌镇举办的世界性互联网盛会，旨在搭建中国与世界互联互通的国际平台和国际互联网共享共治的中国平台。互联网大会又被称为“乌镇峰会”，作为永久会议举办地，正上演着互联网时代的“蝶变之路”。如此重大活动，大会档案归档是不可缺少的一部分。

一、提高认识，明确做好世界互联网大会档案工作的重要意义

世界互联网大会由国家互联网信息办公室和浙江省人民政府共同主办，由浙江省网信办、浙江省经信委、桐乡市政府和中国互联网络信息中心联合承办，是中国官方举办的规模最大、层次最高的世界互联网大会。因此大会档案具有以下特点：一是特色明显、价值重大。来自各国国家和地区的政要、国际组织代表、著名企业高管、网络精英、专家学者和省市有关领导出席开幕式，规格高、影响大、地方特色明显。二是形成单位多。参与活动的既有主办单位，又有承办单位、协办单位和参展单位；既有长期机构，又有临时机构（如筹备组分领导小组办公室、新闻宣传组、会务接待组、环境整治组、安全保卫组、技术保障组、产业发展组、项目招商组等八个小组等）。三是形式多样。由于重大活动规格高、参与单位多、时代感强，致使其活动中形成的文件既有纸质的，也有大量特殊载体的。

根据互联网大会浙江承办工作领导小组秘书处及市委领导要求，为加强互联网大会档案规范管理，依据《浙江省重大活动档案管理办法》《嘉兴市重大活动档案管理办法》及相关规定，各地、各部门要成立相关档案工作小组，各相关牵头部门和责任单位要明确世界互联网大会档案工作分管领导和档案人员，负责做好本部门、单位形成的世界互联网大会档案的收集、移交等工作。我街道作为相邻乡镇，对大会的维稳安保工作尤为重要，街道政府牵头，全民动员，为确保大会的顺利举行做出很大贡献。我作为基层单位的档案员，也参加了安保大巡防的整个过程，并有幸参与了部分文件材料的收集。对大会举办过程中形成的具有保存价值的文字、图表、照片、声像和实物等各种不同形式、不同载体的历史记录收集保管，是大会工作真实客观的原始记录。三届大会共归档：文书档案5000余件，照片近2300张，视频约1.6万分钟，以及实物档案150件左右。大会档案的及时收集，安全保管与有效利用，对于丰富档案信息资源，真实地记载历史，维护历史真实面貌，记载改革开放和现代化建设成就，促进经济社会发展具有重要意义。

二、规范标准，扎实做好世界互联网大会归档工作

（一）提前介入互联网大会活动，实现全程跟踪

针对互联网大会档案资料的形成特点，采取科学的方法和措施进行收集工作；为了及时收集好互联网大会这个重大活动中产生的档案，在活动筹备时档案人员就要提前介入，做好相关准备工作，与参与活动的有关部门沟通，了解和掌握将要举办的大会的相关情况，争取各方面的支持。既能得到领导重视与支持，又可强化工作人员的档案意识，文书人员也便于操作；建立属性收集网络，是大会文件材料收集工作的组织保证；采取全过程跟踪收集，便于档案人员督促检查文件材料的收集积累；检查验收是保证重大活动资料齐全完整的关键环节。在每项活动开始时，就派出档案专业人员具体指导，一直跟踪指导档案的收集工作，确保互联网大会档案收集的及时性。

（二）明确互联网大会归档范围，建立收集工作网络

为加强各相关部门、单位互联网大会文件材料的收集工作，确保大会档案留存完整、准确、系统，根据国家档案局相关规定，市档案局制定了《世界互联网大会档案归档范围和保管期限》和《世界互联网大会档案文献史料征集范围和要求》，遵循重大活动档案管理工作原则：加强督导、统一协调、各负其责、完整收集、集中管理、有效利用。出台一份档案收集清单，清单明确规定我市承办大会各类文件材料的接收、征集范围和要求，明确规定了每个筹备工作小组的档案材料收集内容和重点，包括纸质、电子、照片以及实物等各种载体档案的收集要求和档案向档案馆移交的时间；要求工作小组明确一名同志负责本组档案的收集和报送，组建了以档案局业务骨干为核心的互联网大会档案工作网络。以组委会的名义通过互联网工作QQ群被发放到每个筹备组的工作人员手中，要求每个筹备组的工作人员都明确，主动移交档案材料是一种“规矩”，更是一份责任。而收集、整理过程是相当艰辛的，只有经历过才能体会。记得首届大会时，筹备组工作人员档案意识都不强，档案局业务科长就寻找一切机会找人催讨文件材料，牺牲午休时间，利用发盒饭的机会向大家宣传、提醒各组保存文件材料并移交，告诉大家档案工作对记录历史的重要性。

（三）加强互联网大会档案收集 、整理并及时归档移交

各部门按照规定的接收、征集范围，及时做好世界互联网大会各种门类、载体原始档案的收集和档案文献资料的征集。以主会场档案为核心，市及其他各县（市、区）分散形成的档案为补充，全方位、多层次地推进大会档案的收集工作，特别是珍贵照片、录音录像、题词留言、书画作品等档案的收集。同时，加强大会文献资料的汇集，以各类新闻媒体和文化机构为重点，收集大会相关新闻报道、音视频资料、宣传书籍等，为大会留存丰富精彩的文献资料。每届大会，我们都会收集到数万张照片，整理时需把所有的照片按照每个活动、每个论坛分开，再标注每张照片上的嘉宾姓名和职务，工作复杂而烦琐，档案工作组的成员通过查资料、问“度娘”等各种途径，想方设法把每一张照片说明齐全，同时对同一个场景的照片进行反复甄选，选择最主要、最合适的照片归档。按照规定市级各相关牵头部门和责任单位，其他县（市、区）相关部门、单位在大会结束后40天内将大会档案移交至属地档案局，市、各县（市、区）档案局负责进行分类、整理，归入重大活动档案。与世界互联网大会关系紧密的档案由桐乡市世界互联网大会承办工作委员会负责收集、整理和归档，并按要求及时移交桐乡市档案局。在大会结束之日起4个月内，各县（市、区）档案局将本辖区内形成的世界互联网大会数字档案移交一套至嘉兴市档案局备份。正是这样严谨细致的照片整理，为桐乡市年鉴、大会宣传册的编写等工作，提供了丰富的图片资源。

三、运用“互联网+档案”思维，共建共享智慧档案见成效

首先，首届世界互联网大会桐乡市承办工作领导小组办公室将大会筹备以及召开过程中形成的文字、照片、实物及视频等千余件档案移交给桐乡市档案馆保存。档案内容包括大会筹备过程、实施方案、新闻发布会、开闭幕式、各分论坛以及嘉宾重要活动等，真实记录了首届世界互联网大会的全过程，为桐乡和互联网历史留下了宝贵的财富。

其次，利用好、发挥好桐乡作为世界互联网大会永久举办地的战略优势，按照走在前列、争当示范的要求，在档案智慧收集、智慧利用、智慧管理、智慧服务等方面积极探索、大胆实践，建设好智慧档案。将智慧档案纳入政务服务网、政务云平台、大数据建设和智慧城市建设规划，同步建设、同步发展。加强基于互联网的档案管理创新和标准规范建设，为网络智慧强市建设提供数据管理、存档保存和整合共享等服务。以城市档案中心建设为平台，建立城乡一体跨部门、跨区域的档案资源互联互通、共建共享机制。

做好互联网大会档案管理工作是互联网大会组织责无旁贷的责任，加强对大会组织机构档案工作的监督指导是档案行政管理机构的法定职责。各机构、部门互相通气、加强合作也是大会档案工作取得良好成绩的原因之一，同样值得我们在今后工作中认真加以借鉴。相信在市委、市政府的正确领导下，在社会各方的通力合作和法律法规的保驾护航下，未来的桐乡在高质量地举办互联网大会——“乌镇峰会”的同时，也会不断奉献高质量的互联网大会档案。为推动互联网发展、共享发展成果、增进人类福祉书写历史性的篇章。

［1］ 范晓琴，张战争.重大活动档案收集的现状与对策［J］.信息管理（上海），2009（6）.

［2］ 钱娟明.精彩全记录——首届世界互联网大会档案工作侧记［J］.浙江档案，2014（12）.

［3］ 于洋.做好重大活动档案收集工作的对策［J］.兰台内外，2017（1）.