技术机构科技档案的特点及利用途径——以浙江省计量科学研究院为例

陈敏雪

（浙江省计量科学研究院）

技术机构的科技档案是在履职过程及科技活动中形成的，具有保存价值的文字材料、实验数据、图纸、图表、照片、声像等各种形式和载体的科技文件材料，是全体科技工作者的劳动成果和智慧结晶。对技术型的检测机构来说，科技档案一方面记录了本单位各种科学研究活动的情况，为各项工作提供技术参考；另一方面，作为专业的技术机构，科技档案还记载着本行业科技发展的进程，因此对科技档案的有效利用，能够产生良好的社会效益，对社会经济发展和科学技术的进步有着重要意义。

一、技术机构科技档案的特点

技术机构科技档案的特点主要表现在四个方面。

（一）专业性

科技档案最突出的特征是其在内容性质和形成领域两方面具有很强的专业性，特别是在技术机构，基建、科研、设备作为科技档案的任何一部分，都具有很高的保存价值。基建档案，记录着检测实验室设计、图纸、环境要求等建设过程中产生的资料；科研档案，记载着检测项目立项、审核、研发方法及成果等；设备档案则是采购、设备附件及定期校准、检定等证书。正是这些明显的专业特征，使技术机构的科技档案区别于其他档案。

（二）准确性

检测、校准、检定等计量工作，都要用数据“说话”，完整、精确的数据是开展计量工作、出具相关报告、确保量值准确可靠的保障。只有真实、准确的数据才能真正反映技术机构的科技成果与检测过程，准确性是技术机构科技档案的“生命”。

（三）实用性

计量已成为国民经济的一项重要技术基础，科学实验、人民生活、工农业发展、贸易结算、航天航空等行业都离不开计量。因此，技术机构的科技档案具有很强的实用性和很高的参考价值。

（四）多元性

技术机构的科技档案，很少是单一性质的，往往科研中含有专用设备，基建中含有科研项目，许多材料交织在一起，具有多元性。

二、技术机构科技档案管理工作中存在的问题

（一）未建立有效考核机制，科研人员建档意识薄弱

在浙江省计量科学研究院，具体的科技项目往往是跨部门完成的。例如，课题可行性研究立项在科发部，实验过程、总结鉴定在实验室，科研中涉及的设备资料在技术部，等等。目前机构的绩效管理中，还未将科技档案管理工作纳入考核范围。因此，有些归档意识欠缺的科研人员就认为第一手资料应归自己保管，对科技档案收集工作不配合，没有认识到档案在机构整体管理与行业技术发展中的重要性，造成大量科技档案因科研人员岗位调整、单位搬迁等原因而缺失，严重影响科技档案的利用与作用发挥。

（二）档案人员专业水平不高，管理手段落后

许多技术机构没有配备专职档案员，档案管理工作基本上由办公室人员兼任，这些工作人员不具备档案管理专业知识，也没有足够的时间和精力，对科技档案进行科学管理。目前很多技术机构在内部管理上已经基本实现了信息化，但大部分仍然只是应用在行政工作上，有的虽然建立了档案管理信息系统，却与科技档案管理工作实际状况不符，再加上科技项目跨越时间长、责任部门多等原因，科技档案仍以传统纸质为主，信息化程度不高，查阅不便，科技档案管理水平和质量一直难以提升。

（三）科技档案开发利用程度不够，作用没有充分发挥

在档案管理实际工作中，各单位往往只是机械地将档案进行收集、整理、保管，而很少对收藏的档案资源进行开发利用，许多档案“长眠”于档案室，再加上传统的纸质档案查询、使用不方便，致使大部分科技档案应有的作用没有得到充分发挥。

三、提高科技档案利用效果的途径

（一）提高科研人员归档意识，提升档案人员专业水平

“巧妇难为无米之炊”，要想从根本上提升档案管理水平，必须要提高科研人员的归档意识，从根源上加强科技档案第一手材料的收集与整理。专、兼职档案人员除要参加档案业务知识的培训外，还应参加技术机构相应政策文件的学习，并加强与技术部门的沟通交流，详细了解行业的发展与变化。专职档案员还应掌握本机构科技档案的室藏情况，建立对应的数据库，让科技档案切实成为科学研究的重要参考资料，发挥科技档案的作用。

（二）借鉴现代信息技术，开展档案管理工作

利用现代信息技术，使技术机构的科技档案管理方式和利用手段更加先进有效。通过开发现代档案管理系统，以数字信息的形式实现档案存储、查找、检索等，通过网络化、信息化和智能化的途径，加强科技档案的利用。

（三）建立科技管理系统，打造档案交流平台

为加强科技管理工作，浙江省计量科学研究院启动了科研项目管理系统建设，该系统将项目的孕育、科研、立项、研发、结题及成果转化等环节实行全过程管理，在方便机构管理层监管项目进程的同时，也便于科技资料的积累、收集和整理；同时，在不涉及泄密的情况下，允许在系统上公开科技档案的全部或部分内容，让其他科技工作者在有需求时可以信手拈来，随时利用。

（四）加强编研工作，促进科技档案再利用

管理是手段，利用是目的。为了更好地利用档案资源，技术机构应当对程序文件、质量手册、科技论文、各类标准等科技档案信息进行收集、整理，并按照不同内容的专题进行再加工、再创造，分类编辑成册等，实现科技档案信息的输出。浙江省计量科研院在档案整理的过程中，不仅对机构的组织沿革、科技项目等档案材料进行了收集、整理，使大家对机构的历史发展有了系统的了解，同时还将浙江省内计量技术的发展史和所获得的成果整理成册。这些不仅确保了《浙江通志·质量技术监督卷》各项工作的整体推进，还为广大计量科技工作者开展研究提供了技术参考，有效提升了科技档案的利用效果。

综上所述，科技档案与其他形式的档案不同，收集保存的完整性与其后期开发利用的便利性息息相关。技术机构一定要正视存在的问题，针对科技档案固有的特性，利用现代化管理方式，制定行之有效的措施，不断提高科技档案利用率，使科技档案真正为社会发展提供重要的参考依据，发挥科技档案的积极作用。

［1］ 李艾.新时期科技档案的利用和服务途径探讨［J］.管理方略，2015（5）：55—56.

［2］ 林光斌.从辩证思维角度分析高校科技档案工作［D］.成都：成都理工大学，2011.