“互联网+”背景下高校文书档案管理的困境及应对措施

文 / 吴海燕

“互联网+”背景下高校文书档案管理的困境及应对措施

文 / 吴海燕

文书档案是档案的重要组成部分。它既能反映一个单位过去的发展历程，又能折射其管理建设的现状，在机关工作中发挥着重要作用。文章主要探讨“互联网+”背景下高校文书档案管理存在的问题，并提出有效措施，以期推动高校教学、科研工作的可持续发展。

互联网；高校；文书档案；管理

高校是知识、人才、科技高度富集的教学与科研基地，高校文书档案管理是教学、科研、管理活动顺利进行的助推器，更是提高教学、科研、管理质量，促进其可持续发展的重要支撑。聚焦互联网+背景下高校文书档案管理的现状及未来发展趋势，不仅有助于提升高校文书档案管理的效益，更能推进高校各项事业的可持续发展。

一、“互联网+”背景下高校文书档案的作用日渐凸显

“互联网+”是一个新兴的产业概念，是知识社会创新2.0推动下的互联形态演进及其催生出的经济社会发展新形态。作为互联网思维进一步实践的成果，“互联网+”也将对高校文书档案管理产生深远的影响。

高校文书档案特指高等院校在日常行政管理和教学教研活动中产生的，由旧有通行文书转化成的那一部分档案。国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对文书档案的归档范围、文书档案的保管期限做出了明确的规定：文书档案包含各主体单位及其上级有关部门所签署和印发的各类文件和通知，单位签订的各种合同、协议、责任书等纸质档案和照片、录音、录像等音像档案以及各种电子档案等。“互联网+”背景下的高校文书档案管理日渐凸显其重要性和现实必要性。

首先，具有凭证作用。《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》第五条规定：凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何人不得据为己有或拒绝归档[1]。这一规定将高校文书档案管理规范化和制度化，为高校文书档案的凭证作用奠定了基础。首先，文档资料是对高校发展历史情况的客观记录，是高校各时期历史变迁过程中无声的在场者，因此，文档资料具有真实性和可靠性。其次，从文档资料本身的存在形态看，它能真实记录高校整个历史，成为高校发展的历史见证者。

其次，有利于各项工作的查询研究。高校档案是高校发展历史的见证，是有关高校发展情况的原始忠实记录。它是高校在日常教学、教研和管理活动中所形成的所有的当时的真实记录，因而对高校各项工作都具有参考、借鉴的作用。

再次，推动教学、科研工作的可持续发展。文书档案记载着高校教学、科研已经取得的成果，达到总结历史成绩、反思经验与不足的效果，对推动教学、科研工作起到了不可低估的推动作用。

在“互联网+”时代背景下，高校文书档案管理除了具有上述重要作用外，更担负着快速调取、便捷查阅的重任。如何优化高校文书档案管理系统，是其积极主动为融入互联网时代的一大课题。

二、“互联网+”背景下高校文书档案管理面临的问题与挑战

高校档案管理工作是一项纷繁复杂而又十分艰巨的系统工程。特别是人事档案和科研档案，一旦丢失或者损毁，将给整个高校管理带来极大的灾难性损失。目前，高校中大多数档案管理，太过随意，普遍没有建立起一套严格的、有规可循档案管理制度。制度的缺失、不健全等要素导致重要档案资料遗失的现象屡见不鲜。同时，由于高校档案管理缺乏充足的经济支持，基础设施建设严重滞后、相关的档案管理部门各种信息化设备无法配置到位，种种弊端直接或间接造成了大多数高校的档案管理仍处于高度依赖人力操作的阶段，根本无法与新时代电子化信息接轨，高校档案管理的发展也因此陷入了举步维艰的境地。“互联网+”新背景下，高校文书档案管理除了面临上述客观困境外，更将管理工作完善进程中的瓶颈指向了具有主观能动性的个人。

（一）文书工作和档案管理间衔接不恰

能熟练并且有条不紊地处理各种文书工作，是对文秘工作者和文书工作者的基本业务要求，在“互联网+”新时代更是如此。处理文书工作和档案管理工作既有关联性，又有鲜明的个体性。当前高校的普遍做法是实行文书、档案的分块式管理制度。尽管此种举措有利于给文书工作和档案管理腾出相对独立的空间，但如果没能恰如其分地掌握好一个准绳，则容易陷入各自为政、互不干涉的泥潭——档案管理人员通常很少考虑文秘工作的可操作性，文书书写者也较少顾及档案管理的程序性。也就是说，文书与档案在衔接的过程中出现很多脱节的地方，诸如不规范的、不标准的公文格式和处理方法等，都将极大地降低高校文书档案管理的工作质量。这些前期就千疮百孔、残缺不全的文书档案，一旦放置到“互联网”上进行复制、保存，其数据丢失的程度是可以想见的。

因此，在“互联网”背景下，高校文书档案处理更应注重将前期文书与后期档案管理统一起来，使两者不偏废地弥合，从而建立文书档案一体化、综合化、系统性强的立体网状管理体系。

（二）对文书档案管理工作思想认识不到位

文书档案管理在我国起步较晚，部门单位对其知之甚少、闻所未闻者并不在少数；有的院校对文书档案管理工作仅仅浮于表面、缺乏深入正确的认识，有的甚至进行歪曲认识。经调查，不少单位领导对文档工作的重要性不置可否，认为其不值得资金、人才和技术设备的投入，认为其既费人力物力和财力，又起不了实际效果，事倍功半，不符合当前追求经济利益最大化的理念。依照这种逻辑思维，文书档案管理既然不容易收获客观的经济效益，那么只需要不出太大漏洞即可。很多时候，上级领导对文书档案管理工作的思想认识就停留在这种层面上，随之产生了一系列的连锁反应，如文书档案管理工作者的业绩待遇不到位、工作积极性不高，这必然影响到文书档案管理的工作质量和工作效率。

（三）大部分文秘工作者和文书档案工作人员技术不过关，业务能力不强

由于文书档案管理工作在我们国家起步晚，在各个机关单位中相比于其它工作受重视的程度不够，以及上级领导思想认识不到位，导致很多单位的文书档案管理部门缺乏相关经费。从业人员得不到相应的职业技能培训，很多单位文书档案管理工作者管理经验缺失严重，甚至很多从业人员连上岗证都没有，对文书档案管理方面的知识知之甚少，其工作要旨和精髓更是无从谈起，档案管理理念更是陈腐。“互联网+”背景下，如果工作者能力达不到当前社会发展对文书档案管理工作的基本要求，其文书档案处理的专业技能不过关，那么文书档案管理的工作效果是很难得到保证的。

当下，诸多机关单位的文书档案管理工作均由文秘人员兼任，由于专业知识的匮乏，此类兼职人员在具体操作中频繁出现材料界定模糊、立卷规格不达标、真伪材料泥沙俱下、材料时限提前延后等问题。随着“互联网+”的普及，文书档案管理的信息化、电子化和科学化已成为不可逆转的发展趋势，而这种发展趋势对相关从业人员的专业素养要求较以前大大提高了，管理理念的滞后、专业素养不高以及从业人员缺乏从业技能培训等已成阻碍高校文书档案管理工作的固疾。

三、“互联网+”背景下提高高校文档管理水平的必要措施

随着我国经济的快速发展，我国的高等教育也进入改革的轨道。其中，由于现代信息化技术的普及应用，文书管理工作对于高校发展来说越来越重要，各种电子类档案的数量水涨船高，大有取代传统的纸质文书档案之势。因此，做好文档的信息化、数字化和规范化管理是“互联网+”背景下高校档案管理工作的必然趋势。

（一）健全制度，严格把关，规范好文书工作和档案工作的衔接

确保文件规范化是文书档案管理的基石。文件质量直接影响档案最终成型的样态。毋庸置疑，高水平的档案管理是以高质量、规范化的文件处理为前提的；因此，它必然要求高校建立健全管理制度，构建一个能够全面覆盖、纵横交错的体系，规范好文书、档案的衔接。另外，相关的文书工作者要及时准确、保质保量地做好文书的收集工作，要时刻注意到档案管理工作的规范化，并最终实现文书、档案工作的有机整合。档案工作者还要加强检验工作，尽可能防止文件的流失。平时对于文件的收发，要及时进行整理和登记，对于缺少的文件，要及时追查去向，如确系丢失，要立即上报给领导以便补充文件，确保文件所有材料的完整性，以提高文书档案管理的效率与质量。此外，完善文书档案的检索系统是规范好文书、档案衔接工作中不可忽视的重要一环。为相关单位提供检索利用是档案搜集、归档的最终目的，但如果沿用旧有的人工检索手段，便只能由工作人员提供现场利用，限制了档案工作者的主观能动性。有效实施档案信息共享，拓展档案工作者的主动性和适应性，需经过“档案入库管理、档案销毁管理、档案借阅和归还、档案统计、基础数据管理以及系统管理”[1]等方面，才能全方位系统第支持档案检索系统的实现。

（二）强化对高校文档工作的管理认识，领导对文档工作要重视和支持

高校文档记录是其各项工作的真实记录和发展历史的证明，是高校文化的重要组成部分。通过一个高校的档案，我们就能够了解它的成长历程、文化氛围以及核心价值观等。那一份份文件、一张张照片、一段段影像，都能让师生产生归属感、凝聚力。因此，要增强高校领导对档案管理部门的管理意识，加强文档重要性的宣传力度。一般情况下，单位领导不够重视文档工作，主要是因为缺乏文档意识，认为文档工作是可有可无的。这就需要文档工作人员多向领导宣传文档工作，为领导提供便利的档案信息，让领导认识到文档工作的重要性。领导对文档工作人员的工作满意了，自然而然地也就会重视起文档工作来。因此，文档工作人员只有忠于职守，忠实肯干，干出业绩，让领导满意，才能使高校的文档管理工作越来越受重视，才能更好地为高校的发展服务。

（三）强化高校档案管理人员的执业培训，提高他们的综合素质

文书档案管理是一项纷繁复杂的工作。尤其是在高校，它更是一门专业性很强的工作。这就给管理人员提出了很高的从业要求。目前，我国文书档案管理队伍不稳定，兼职的现象很普遍，专业知识和文化水平层次参差不齐，从而影响到文书档案管理工作的整体水平。因此，为了适应新时期的发展，让文档管理工作也与时俱进，就要求文档管理人员不仅要具有扎实的专业知识，还要求他们必须具有其它方面的知识（如计算机、法律、文秘、文学等）。所以，高校的相关管理部门必须重视对文档工作者的培训，要求所有文档工作者都必须有执业证书；另外，还要定期组织深入学习国内外的文档最新专业知识和管理经验，为文档管理注入新的血液与活力。随着计算机工作的普及化，传统的档案管理模式也将随之变化。档案管理的数字化，是信息社会对档案工作的新要求，也相应地要求管理人员必须具备掌握运用信息技术和网络技术能力，以胜任新形势下的档案管理工作[2]。此外，我们还要努力提高文书档案管理队伍的专业能力，确保他们能够熟练运用现代化的办公设备来进行工作，从而既减少人工操作的繁复，又提高效率，更好地服务于高校的运行和发展。

书档案管理的精细化、科学化和系统化是考察高校管理水平的有效标尺。 “互联网+”背景下，我们更应健全制度、规范好文书和档案工作的衔接；强化文档工作者的正确认识、摆正对档案管理工作的态度；加强高校档案管理人员执业培训，注重个部门之间的协同配合及有效联动。唯其如此，才能使高校文书档案管理在“互联网+”时代背景下充分发挥作用，实现高校教学科研等各项事业的可持续发展。

[1]连伊娜.南国商学院文书档案管理系统的研究与分析[D].云南大学,2015.

[2]李月娥,周晓林,贾玲,李真,陆江.数字校园背景下高校文书档案在线归档模式与实践探索——以中国矿业大学档案馆为例[J].档案与建设,2016,(4).

G270.7;G647

A

1005-9652（2017）02-0068-03

（责任编辑：虞志坚）

本文为广东省潮州市哲学社会科学“十三五”规划项目（编号：2016-C-01）研究阶段性成果。

吴海燕（1968-），女，广东省揭西县人，广东省韩山师范学院档案馆馆员，研究方向：档案管理。