企业管理人员任前人事档案审核问题探究

文 / 赵士丹

企业管理人员在任职之前，通常会有一定的公示期，相关部门会对他们的人事档案进行审核。人事档案记载了一个人多方面的原始记录，可以有效反映出企业管理人员的生活面貌、工作面貌和政治面貌。企业审核他们的人事档案，主要是为了发现是否有错误填写、隐瞒虚报等失真现象，其中可能会暴露出一些问题。

一、企业管理人员任前人事档案审核的主要问题

首先，姓名和民族信息不一致。在企业管理人员人事档案中，关于姓名信息不一致的情况虽然少见，但一旦出现就会给人事部门和档案部门的信息管理与核对工作带来较多麻烦。例如，有的档案资料中出现了一个以上的不同姓名，造成了该用户的档案资料混淆，甚至出现“张冠李戴”的情况。而企业档案资料民族信息不一致的情况较为常见，有的前面档案资料里填写的是汉族，后面的资料又变成了某个少数民族。民族信息出现不一致的原因，主要是档案用户为了能够享受到少数民族的优惠政策，故意改成某个少数民族[1]。

其次，“三龄”信息不一致。年龄、工龄和党龄简称为“三龄”，这些信息是人事档案不可或缺的一部分[2]。年龄、工龄信息不一致的情况非常普遍，如年龄信息相差了几个月甚至几年，入职时间与实际情况也不相符等。而档案用户的入党材料缺失，使得党龄有估算或者随便填写的现象，但这种情况较为少见。企业管理人员“三龄”信息出现不一致的原因主要有：档案里的“三龄”资料不是本人亲自填写，而代填者没有核实档案用户的信息，随手写错了年月；档案用户可能为了达到某种目的，故意将年份填小或者填大；企业方在填写的时候就发生错误，没有认真核对档案用户的“三龄”情况。

再次，管理人员的学籍材料缺失。学籍材料通常指的是档案用户求学过程中每一个阶段的原始记录[3]。这是企业管理人员学历和学位证明的有效依据，但是学籍材料缺失的情况比较普遍，影响到任前审核工作。一是某一个阶段的学籍材料缺失，如本科阶段或者硕士阶段学籍材料的缺失。二是每一个阶段的学籍材料基本都有，但是不太齐全，如学生成绩登记表缺失或者毕业登记表缺失等。

第四，工作履历材料缺失。企业管理人员工作履历材料反映了自身的工作和任职经历，从当前的情况看，有不少企业管理人员的工作履历材料存在不同程度的缺失。例如，有些管理人员任职经历方面的材料不齐全，部分或全部缺失的现象都有。也有一些管理人员在转干手续办妥之后，或者已经被提拔任用，走上新的工作岗位，但提供不出转干材料。人事档案里工作履历材料缺失的主要原因有：一是企业人事部门在提干或者进行人事调动的时候，由于相关手续的不规范，没有将用户入职之前的材料归入个人档案，导致该用户的工作履历不完整。二是有的企业在协调人才引进的过程中，由于原单位不放人，使得该用户在原单位的一些档案难以调出，新单位只好重新建档，导致之前的工作履历材料全部缺失[4]。

二、企业管理人员任前人事档案审核问题的应对措施

（一）运用不同的办法解决姓名和民族信息不一致的问题

在企业管理人员的人事档案中，如果姓名不一致是由于使用了简化字，这种情况并不是很严重，可以选择简单处理或者不处理，但在建立数字档案时需要将简化字改成正常的汉字。如果姓名不一致是填写了同音字造成的，有两种处理方法：企业方责任的失真由企业人事部门在管理人员履历表中写上备注，说明哪一个字是同音字，并附上正确的文字；管理人员自身责任的失真，则必须经过企业人事部门的核实，本人确认之后，出具真实姓名的认定材料。如果姓名不一致是使用了错别字造成的，第一步就是要查看档案资料的其它信息是否一致，以判断是否错装了他人档案。如果查证到其他信息都一致，而只有名字不同，有可能是管理人员中途改过名字，这就需要本人提供户籍机关的相关证明，再由企业人事部门在档案中做好备注。此外，如果人事档案里的民族信息不一致，则要求本人提供民族成分证明书等相关材料，一般以当地民宗委的证明材料为准[5]。

（二）采用不同的方式纠正“三龄”信息不一致的情况

企业管理人员年龄信息不一致如果是因为公历与农历生日混淆造成的，可以通过换算进行验证，若两者相符可以不做处理，否则应做出一致性改正。如果是因为企业方在干部任免表等表格上将用户的年龄填写错误，而其它材料一致，可由企业人事部门进行改正。对于企业管理人员工龄信息不一致的情况，企业人事部门应按照相关的工龄认定政策，出具该用户的工龄认定材料证明，使人事档案信息能够反映出档案用户的真实工龄。而对于企业管理人员党龄不一致的情况，首先必须以《入党志愿书》为衡量标准。如果该志愿书丢失，则由企业党组织和本人尽量查找一些原始材料作为证明。在原始材料找不到的情况下，企业党组织可以根据用户本人提出的申请，允许用户补填一张《入党志愿书》，然后由企业党组织进行调查核实，并将调查情况反映给企业人事部门和档案部门，从组织立场承认该用户的党员资格。这些证明材料最后一并归入该用户的人事档案，作为党龄查证的说明资料。

（三）采取不同措施补充企业管理人员缺失的学籍材料

当企业管理人员的人事档案缺失了学籍材料，如果缺失的是“学生报考登记表”，档案用户可以到就读学校的档案管理部门申请复印相关的证明材料，但要写明“原件复印”的字样，并且盖上该校档案管理部门的公章。如果缺失的是“学生成绩登记表”，也可由本人到就读学校的档案管理部门申请复印相关的证明材料，写明“原件复印”的字样，并且盖上该校档案管理部门的公章。当该校档案管理部门不能提供部分证明材料时，档案用户还可以由就读学校教务部或其他主管部门出具学历证明。当有些学籍材料根据标准无法补充完整时，首先要对档案用户入学阶段、在读阶段、毕业阶段的相关材料进行认定，如果能够认定这三个阶段的求学材料，则即使学籍材料不齐全，档案用户也可以由当地的教育部门学历认证中心出具相应的学历认证书，然后将学历认证书归入档案，这依然可以证明该人员的学习经历[6]。

（四）根据相异的情况补救缺失的工作履历材料

企业管理人员工作履历材料缺失如果是因为工作调动缺失了原单位的工作履历档案，新单位人事部门应本着友好协商的原则，通过与原单位人事部门的接洽，进一步商讨解决方案。如果企业管理人员人事档案里缺失了转干材料或者任职材料，则首先应当由人事部门尽最大努力查找，若实在找不到材料原件，允许用户采用相关的证明材料进行代替。如果企业管理人员人事档案里缺失了任免审批表，在难以找到审批表原件的情况下，可由任职期间的其它相关文件进行代替，作为任免审批的证明材料。如果连这些证明材料也没有找到，经过企业人事部门深入的调查核实之后，可以出具新的证明材料。

三、结语

企业管理人员任前人事档案审核存在着较多的问题，主要是姓名和民族信息不一致、“三龄”信息不一致、管理人员的学籍材料缺失、工作履历材料缺失等。由于各企业的管理人员人事档案管理机制有不同，有必要形成多部门共管的良好局面，通过多方合力把好干部档案资料的入口关；加强管理人员人事档案信息化建设，有效提高档案管理质量；通过文字水印、图像加密等技术，防止普通查档人员随意涂改、替换或者新增档案资料，杜绝企业管理人员任前对档案信息造假的行为，保障人事档案的真实性。而对于人事档案真伪的判断，可以采用大数据分析技术，通过大数据验证人事档案的可信度与完整度，初步推演出档案是否造假的结论，从而为进一步验证提供基本依据。总的来说，企业管理人员任前的人事档案审核，主要是为了核对该用户档案信息是否一致，是否存在错误登记或者弄虚作假的情况，以构建公平、公正的企业干部聘任环境。

[1]刘延玲.企业人事档案管理工作新思考[J].档案管理,2013(4):88.

[2]赵增明.政府信息公开背景下干部人事档案管理透明化研究[J].山西档案,2017(3):51-53.

[3]刘玉兰,韩海涛,田伟.全媒体时代高校学籍档案信息服务模式探讨[J].山西档案,2016(4):59-62.

[4]刘明,李红芹.干部人事档案收集归档工作初探[J].北京档案,2016(6):22-23.

[5]汪海英.干部人事档案专项审核的实践分析[J].浙江档案,2015(11):59.

[6]陈建平.高校学籍档案全文信息推送服务探析[J].浙江档案,2016(6):61.