关于博物馆业务档案建设的几点思考

■鹿继敏

关于博物馆业务档案建设的几点思考

■鹿继敏

博物馆业务档案是博物馆在开展藏品保管、陈列展览和研究等活动中最原始、最完整的历史记录，它在博物馆的业务活动中发挥着极其重要的作用。本文简要介绍了业务档案的分类和内容，阐述了业务档案的重要意义，提出了加强业务档案的建设策略，以此来促进博物馆的全面建设和发展。

博物馆 业务档案 发展 建设

随着博物馆的不断发展，在举办宣传教育、陈列展览和开展科学研究等各种业务活动中，形成了许多具有保存价值的历史档案。这些业务档案为博物馆事业的发展，以及博物馆学和相关学科的研究起到凭证、参考、借鉴等作用。因此，加强业务档案建设是博物馆发展的重要一环。

1 博物馆业务档案的分类和内容

博物馆业务档案大体上可分为藏品档案、陈列展览档案、科研档案、文物保护档案和接待服务档案等五大类。

1.1 藏品档案

博物馆藏品档案具有重要的历史和艺术的特点，在陈列和研究时具有原件（文物藏品）的替代作用，是科学管理、保护、展览和研究馆藏文物的重要依据。藏品档案种类繁多,形式多种多样，其内容包括以下几个方面：1、文物藏品的历史资料。如出土文物的考古发掘记录、藏品的收购单据、捐赠文物的凭证、馆际交换文物藏品清册等文物藏品的来源资料，以及与所征集藏品有关的人物、情节、事件等附件资料。2、文物的鉴定资料。文物藏品的鉴定意见、定级评价记录和文物藏品鉴定的检测、分析、化验报告。3、文物藏品的特征记述资料。包括藏品的录像、拓片、幻灯片、照片、录音和绘图等形像资料，以及藏品名称、数量、大小、重量、产地、时代、色泽、材质、完好情况和特征描述等文字记录。4、文物藏品的注销凭证，因无保存价值或残损过甚而淘汰的文物藏品注销凭证。

1.2 陈列展览档案

陈列展览档案也是业务档案的重要组成部分，归档内容包括七个方面，1、陈列展览的规章制度、计划、方案、大纲、要求和总结；2、陈列选题的论证资料，陈列选题的过程材料由陈列草案、修改意见、专题会议纪要、专家意见、可行性报告等；3、宣传材料，陈列展览的成功与否对外宣传至关重要，所以通过媒体、展板、报纸等方式对外宣传的内容需要留档；4、讲解内容，讲解是实现陈列展览最佳效果的重要手段，讲解词文稿的存档，更能体现展览的价值和意义；5、现场布展资料，如展品的图片、文字说明、展室展厅的布局、拆展的原因等，都由陈列部门归纳图文资料，整理留档；6、观众留言材料，观众留言、领导名人题词或题字，以及观众发表的观感文章都是重要的档案资料，应及时收集归档。

1.3 藏品保管档案

藏品保管档案是藏品入馆时状况、保管和使用、定期检查、展出保护、特别处理、化学处理和藏品损坏情况等管理过程的真实记录。藏品入馆时的初始状况材料记录着藏品的形状、尺寸、质地、完好程度或残损等信息，藏品保管和使用过程中记录藏品借出使用时间、地点、有无损坏等内容的信息，以及藏品稳定性、藏品定期检查记录、库房设施对藏品的影响信息；藏品展出保护情况记录藏品展出前后的情况和展出时所处的环境情况；藏品特别处理过程记录对藏品进行修复、托裱、清洁整理情况；藏品化学处理记录对申请报告、领导批件、操作过程、使用的药品配方、操作人姓名、操作日期、处理前后的彩色照片及处理后一段时间的观察记录等；藏品损坏记录，破损情况和处理记录等材料。

1.4 科研档案

科研档案主要由科研课题项目档案、科研文书档案和科研成果档案三大部分组成。科研课题项目档案是科研活动的原始记录，其内容包括博物馆学术研究会、考古发掘、课题项目申请书、立项审批表、项目计划书、专家鉴定和可行性报告等组成；科研文书档案是科研工作开展的指南，包括有关的规定、政策和规划等科研工作的依据；科研成果档案是衡量博物馆科研实力的依据，主要包括科研成果年度统计、获奖证书、学术著作和学术论文等。

1.5 接待服务档案

展厅接待服务是博物馆对外服务的“窗口”，它不仅是一个为社会大众提供公共文化服务“窗口”，而且更是展示文博人形象的“窗口”。接待服务档案包括参观的人数统计、参观者的心理调研、满意度调查、陈列展览的意见和建议，还包括参观者流量和参观者结构分析等。这些信息都是反映日常工作、接待活动的原始资料，是业务档案不可缺少的组成部分，是改进陈列服务工作的重要参考。

2 加强建设博物馆业务档案的意义和作用

2.1 推进博物馆工作创新发展

博物馆业务档案为今后各项工作的开展提供指导和借鉴，是过去成功经验的累积，更是指导业务开展的宝贵资源。通过业务档案对以往的工作进行分析与比较，找出工作中存在的问题和差距，分析原因，提出工作的改进措施。借鉴工作中的成功经验，既减少了今后工作中的失误，也提高工作质量和办事效率，从中还可以提出博物馆业务建设的新观点、新思路，使博物馆的业务工作稳步有序地向前发展。

2.2 促进档案信息的共享利用

积极做好博物馆业务档案信息资源的开发和利用，做好馆刊的编辑出版、档案资料和信息的集中编目、学术研究的成果汇编，促进博物馆与档案馆、博物馆与图书馆、博物馆与馆之间，在文物藏品、陈列展览、学术方面进行广泛交流，互通有无，促进博物馆业务的交流与共享，推动公共文化事业的发展。

2.3 为科学研究提供可靠信息

随着信息时代的迅速发展，人们对公共文化的发展也越来越关注，社会各界对博物馆的需求也随之扩大。很多学者为了编著教材、撰写地方志和地方史等学术研究，需要到博物馆查阅资料和借鉴藏品，而系统完整的博物馆业务档案，即可为他们提供原始的、真实可靠的第一手资料，又能为许多学科的研究提供极为宝贵的参考信息，满足他们的需求，从而将历代的文化信息传递于当今社会。

3 科学合理建立和保管博物馆业务档案的策略

当前，现代化的博物馆业务档案管理模式，是提高博物馆为社会教育、公共文化服务、科研服务水平的重要手段。当务之急是增强管理意识、改进管理模式，改善博物馆业务档案的管理方式，充分发挥业务档案的优势和潜能，使业务档案建设和管理走上规范化、标准化、信息化的轨道。具体措施如下：

3.1 建立健全业务档案管理的制度

完善制度是业务档案管理的基础。只有建立完善业务档案规章制度，博物馆业务档案工作的建设和发展才能做到有章可循，有规可遵，因此，结合本馆实际，制定一套全面、系统的业务档案管理制度。从档案的收集整理、鉴定分级、分类定名、入库排架、建档编目、保存管理、统计检索、利用编研、调拨注销等各个业务环节都建立严格的规章制度，同时在制度中还要明确藏品档案的归档时间、范围和手续等，还应制定奖惩制度，提高档案工作人员的积极性。真正做到制度健全、编目详明、保管妥善的总体要求。

3.2 加强业务档案建设投入力度

加强投入是业务档案建设的根本保障。业务档案建设是一项系统复杂的工作，它需要一定的人力、物力做保障，更需要专业人员的不懈努力。一是要加大硬件设施投入。任何档案建设和管理都离不开先进的技术设备，业务档案涉及点多面广，管理难度较大，实现现代化管理，更离不开先进的技术设备和高科技手段，因此加大对计算机、照相机、录像机、扫描仪、高清打印机等数字化设施的配备，为博物馆业务档案管理模式的变革提供良好的物质基础和根本保障。二是要开展业务培训。使广大业务档案从业人员成为既具备文物藏品管理和档案管理专业知识，又熟练掌握现代计算机信息管理技能、网络管理技术的高素质复合型人才，适应互联网时代业务档案管理工作的发展要求，逐步实现博物馆业务档案管理的数字化、网络化管理目标。

3.3 实现业务档案规范化和标准化管理

制定标准是实现业务档案科学管理的前提。目前博物馆业务档案管理工作中存在建档标准、管理要求的不统一，业务档案的分类、卷名、归档范围等没有形成统一的标准，也就导致了业务档案管理的不规范。因此，制定出业务档案管理工作的标准、统一业务档案的组织建设是非常必要的，为业务档案所涉及到的全部数据制定一套统一的档案信息数据标准和格式规范，以便建立博物馆档案管理工作的最佳秩序。只有这样，才能保证业务档案信息的准确性、真实性和完整性，才能充分发挥计算机管理对于业务档案工作的积极作用。

3.4 更新业务档案管理手段

更新管理手段是提高建档速度和利用效果的有效途径。以现有的业务档案为基础，借鉴国家档案馆档案数据库系统的成功经验，结合业务档案种类繁杂、形式各异等特点，利用计算机建立“博物馆业务档案信息管理系统”，便可以把业务档案的建设与利用工作有机地结合起来，该系统可以替代传统的人工录入、检索，运用该系统可通过业务档案的任一属性进行快速查询、复制，这样既能减少工作量，提高建档速度，也能使业务档案的利用更加便利，有助于对业务档案的科学管理和广泛利用。一旦某件文物藏品因自然灾害、人为损坏、盗窃等极端情况遭到破坏或丢失，还可以通过这一全国联网系统，迅速检索到最为详实准确的第一手相关信息，为文物的修复和追索提供依据。

3.5 大力拓展和深化博物馆信息服务工作

利用和开发业务档案信息，有针对性地开展参观者喜闻乐见的公共文化服务活动，满足公众对文物藏品信息的需求。编辑出版各类馆藏文物精品集和文物鉴赏丛书，公开一些文物照片和碑文拓片，不仅可以为公众提供信息查寻服务，还可以为编史修志提供信息服务，满足广大文物爱好者和游客等多方面的需求。利用业务档案信息资源，定期举办面向社会的文博知识培训班或讲座，提高社会公众的欣赏趣味和文物鉴赏能力，从根本上加大博物馆信息服务的深度和力度，最大限度地满足了公众的文物藏品信息需求，另一方面又使博物馆业务档案信息资源在内容、载体及信息开发上达到特色化、新颖化和多样化。

总之，业务档案在博物馆有着举足轻重的作用，它是博物馆必不可少的组成部分。建好业务档案，不仅能为博物馆的社会文化服务工作的发展研究提供可靠的信息保障，也为扩大博物馆的社会影响和提高社会效益发挥着重要的作用。因此，搞好博物馆业务档案的建设，对博物馆的创新发展和长期建设有着重要意义。

[1]杨曙红.高校图书馆业务档案建设与管理研究[J].信息系统工程，2010（7）：45.

[2]吴蔚.博物馆业务档案管理工作初探[J].文物春秋，1997（2）：40-41.

[3]刘振陆.博物馆业务档案刍议[J].博物馆研究，2010(1):28.

作者单位：河南博物院