基于移动数字终端的档案信息服务探索与实践

■杨剑云

基于移动数字终端的档案信息服务探索与实践

■杨剑云

文章针对移动数字终端与档案信息服务融合进行SWTO分析，设计了基于移动数字终端的档案信息服务体系架构，并提出了移动数字终端与档案信息服务融合的良性发展战略。

移动数字终端 档案信息服务

随着现代信息技术的发展，要求档案信息服务方式与手段必须随之变革，使深化档案信息服务内涵、创新档案信息服务方式等均可获得技术应用平台的支撑。将现代信息技术“嵌入”档案信息服务的便捷、实用、可行途径是将其与移动数字终端相融合。本文主要探讨通过移动数字终端等现代信息技术手段、借助网络环境，实现档案机构与档案利用者之间的即时互动交流的新型档案信息服务方式，是网络环境下档案信息服务在移动数字技术领域融合发展的体现。将档案信息服务与现代信息技术融合，以期达到拓宽档案信息服务渠道、创新档案信息服务方式、最大限度地满足社会档案信息需求的目的。

1 移动数字终端与档案信息服务融合的SWTO分析

SWTO分析法即态势分析法，是20世纪80年代初美国旧金山大学的管理学教授韦里克提出来的，用来确定企业自身的竞争优势（strengths）、竞争劣势（weaknesses）、机会（opportunities）和威胁挑战（threats）的。依据SWTO分析法笔者认为移动数字终端与档案信息服务融合的优势、劣势及机遇和挑战主要表现有几个方面，如下图所示：

2 基于移动数字终端的档案信息服务体系架构

鉴于目前对移动数字终端与档案信息服务二者融合的“顶层设计”不足，笔者借鉴智能档案馆、数字档案馆已有的研究成果，主要依托物联网技术、大数据、云计算等技术，借助平台化的思维方式，设计了“基于移动数字终端的档案信息服务体系构架”，充分提升档案信息开发和服务能力。

数字档案馆的体系架构可以分为数据层、服务层、应用层（如图1所示）。数据层以各个数字档案馆的资源数据库为基础，基于目录数据库、全文数据库、管理过程库、元数据库等来实现各类服务。服务层由档案工作者利用短信、微信、APP等方式实现数据资源的获取、管理、组织、发布、推送等功能，可参考开发以下服务功能：（1）设置用户注册登录页面，可以在注册后享受个人中心功能，体验个性化档案信息服务，包括预约查询、档案查询、个人中心等功能。（2）根据档案机构自身特色，设立地区大事记、历史档案老照片、深度阅读、精品典藏类服务功能，弘扬区域历史文化，增进网络用户对该地区的历史内涵的了解，欣赏档案机构推出的专题展览。（3）设置视频观看区，以直观的表现手法让网络用户了解该机构的档案信息资源。比如说，可以在APP上提供文件、视频、课件三大功能，为想要了解档案机构业务办事服务流程的网络用户提供解答。（4）设立档案资讯、办事指南类功能区，支持网络用户的日常浏览需要，满足休闲层面的网络用户服务需求。（5）档案信息服务的重点就是能够提供档案信息服务途径，在注册后，要充分发挥移动端的优势，及时进行恢复，最大程度的降低用户等待时间。总之，档案信息服务的开发、完善和推广要根据用户的需求建议不断进行研究和调试。

通讯服务器为互联网和移动互联网的转换提供平台，资源数据通过移动互联网传输至移动终端设备，即应用层。终端设备，即应用层。通过三层体系架构的搭建最终实现档案数据资源在移动终端设备的利用。云计算为三层体系架构的搭建提供技术保障。移动终端设备操作系统存在不同的系统架构、接口和协议，使得移动数字档案馆服务体系还需整合不同信息资源、构建满足不同操作系统接口协议、搭建跨系统的服务平台。云计算以资源共享为目的，将计算任务分布在大量计算机构成的资源池上，使各种应用系统能够根据需要获取存储空间和软件服务，这种低成本高效能的计算技术，尤其适用于多层级（国家、省级、市级、区县级等）、多种类（文书档案、科技档案、城建档案、历史档案、民生档案等）、多格式（文字、图片、音视频等）的档案资源格局。运用云计算技术搭建移动数字档案馆云服务平台不仅建设成本低、响应速度快，而且使利用者使用更加方便，能够有效解决不同移动终端设备的服务集成问题。

图1

3 基于移动数字终端的档案信息服务良性发展战略

3.1 制定政策法规，完善上层建筑

随着移动数字终端越来越被广泛的应用，不难发现无论是提供商的技术水平、管理手段，还是政策法规以及行业自身的标准，都可能对移动数字终端的信息资源的安全造成极大影响。目前我国没有专门关于移动数字终端的国家层面上的政策法规。当务之急是要制定和推进一系列强有力的政策、规划，为移动数字终端的档案信息规范化建设保驾护航。国家层面，应由国家档案局牵头，与相关部委办局协商合作制定发布相关政策法规。地方层面，地方政府和地方档案行政管理部门在执行国家政策法规的基础上，结合地方实际情况制定相关政策法规，切不可盲目开展相关建设。

各档案馆应该组织相关力量根据实际情况研究、制定关于移动数字终端应用所需要的准则和规范，形成一整套本行业的参考规范和应用标准。进而明确各方职责和权利，这也为知识产权保护提供有力保障。政府应敦促各档案馆严格遵守《档案工作规范》和《档案管理办法》，构建适合移动数字终端环境下的档案馆服务体系，包含一套完整的、规范的体系和标准。进而有效规范档案馆的业务流程，科学配置各种档案信息资源，合理整合网络间间离散的信息资源，从而建立资源丰富、联系广泛的档案信息数据库。

3.2 强化安全管理，进行智慧监控

为了确保档案馆信息资源的安全储存和管理。这对于云计算服务商和数字档案馆来说，需要采取安全有效的科学技术手段。对于服务商运用先进的虚拟化海量存储技术来进行管理和存储数据信息。通过对虚拟盘创建多个副本，来提高数据可用性和访问性，以满足“云”环境下的信息海量存储需求；对于数字档案馆来说，需要自己对馆藏各种数据信息进行及时并且全面的更新、维护、升级，从而保证数据长时间、安全的保留。要建立一个网络安全保障体系，保证数据、平台的安全以及各馆际间业务部门的信息安全，包括“多层次的防火墙设备、网络入侵检测系统、网络防毒软件、密钥技术等防范能力”，实现网络应用系统的安全高效运转；同时要构建一个良好的网络设备的运行环境，如“有一个恒温、恒湿、防静电的机房环境，要具备防火、防潮、防水、防盗能力”，以适应云环境下的海量存储网络技术的发展。

3.3 资源共建共享，破解信息孤岛

需要破解信息孤岛，实现档案馆内部、档案馆之间、档案馆与政府机构、企业之间的资源共建与共享。通过整合通信网络基础设施，推进跨地区档案馆信息资源的纵向集合与档案馆内跨部门档案信息资源的横向集合。比如，以沈阳市为例，可以以沈阳市档案信息资源为基础，通过政务云平台纵向连接各区县（市）综合档案馆，横向连接各市级立档单位和社会公众，提供民生档案跨馆查阅和档案开放等服务，逐步实现全市档案信息资源的整合和共享利用。

3.4 以需求为导向，成果惠及人民

要坚持以需求为导向，立足社会公众的民生档案需求和个性化服务的需要、党政机关和企事业单位的档案业务与咨询的需求，发挥档案信息化对科学高效配置档案信息资源的支撑和服务功能，从而不断缩小社会群体间的“数字鸿沟”。坚持以人为本，在“为党管档、为国守史”的基础上，切实做到“为民服务”。

综上所述，在移动数字终端与档案信息服务融合的建设中，建设条件是前提，建设原则是指导方向。各地档案馆要深入把握内涵，强化政府引导和支持作用，加强培训工作人员和培养人才，求打破以往档案机构在应用现代信息技术开展档案信息服务过程中，对现代信息技术的认可面仅限于网络传媒渠道、导致“网站式在线服务”信息服务手段的现状，立足现代信息技术发展与档案信息服务工作实际，为实现档案信息服务手段方法的创新奠定理论基础和选择技术路径；打破传统的档案信息服务模式，利用新技术，搭建基于移动数字终端的档案信息服务平台，整合离散数据信息，形成内涵丰富的档案信息资源数据库，并使档案信息服务更加直观、生动、有趣，用户更易于接受，满足不同利用需求，提高档案信息服务的社会满意度。

注：本文系沈阳市社科联项目SYSK2017-19-03构建移动数字终端的档案信息服务模式助力“幸福沈阳”阶段性研究成果，辽宁省档案局科研项目“基于移动数字终端的档案信息服务探索与研究”L-2017-R-6阶段性研究成果。

作者单位：沈阳医学院