智慧档案馆探析

■孙亚楠

智慧档案馆探析

■孙亚楠

物联网、云计算、大数据背景下孕育了智慧档案馆这新一代档案馆的出现，是继数字档案馆后的又一新形态。本文阐述了智慧档案馆的概念、特征、体系构成，论述了智慧档案与数字档案馆之间的关系，分析了智慧档案馆的发展现状，提出了智慧档案馆的建设措施，并展望了智慧档案馆的发展前景。

智慧档案馆

引言

2008年11月，IBM首席执行官彭明盛在美国纽约外国关系理事会上的演讲报告中正式提出“智慧地球”的概念，随之对“智慧地球”“智慧城市”“智慧图书馆”的研究逐步展开，“智慧档案馆”也应运而生，成为继数字档案馆之后的又一档案馆新形态。

1 智慧档案馆概述

1.1 智慧档案馆的定义

智慧档案馆作为一个较新概念，目前国内尚未形成统一的定义，学者们从不同角度进行表述。笔者比较赞同“智慧档案馆是采用物联网、云计算等新技术智能管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的档案馆模式。”[1]因为该定义采用的是被定义概念=种差+邻近属概念的组合式方法，同时突出了“智慧”的内涵。

1.2 智慧档案馆的特征

智慧档案馆具有如下特征：第一，深度感知。档案馆的感知系统，表现出的是对档案馆内、馆际之间存在的物与物、物与人、人与人的相互感知及档案馆对全社会的全面和深度的感知。第二，立体互联。全方位、立体的互联互通，实现档案与用户、档案与馆舍、档案与设备、档案与工作人员、用户与用户、用户与工作人员等的互联互通，同时体现的是信息的深度共享。第三，无线泛在。即无时不在、无处不在，实现档案利用功能的全方位覆盖，档案利用工作随时随处都可进行。第四，以人为本。第五，持续发展创新。

1.3 智慧档案馆的体系构成

图1 智慧档案馆基础体系结构图

如图1，构建了智慧档案馆的基础体系结构，体现了智慧档案馆全面现代化管理的新特征。技术层通过支撑保障系统、档案仓储系统来保证档案馆对人、事、物的智慧感知；并将这些感知经过互联网、物联网、通信网传递到海量数据中心，实现档案资源的集约管理和全面整合；应用层通智慧服务系统和智慧管理系统来满足智慧城市的服务需求，提供档案信息的集成服务和智慧启迪。[2]

2 智慧档案馆与数字档案馆的关系

关于智慧档案馆与数字档案馆的关系，目前学术界大致存在两种不同的观点。一种认为数字档案馆是智慧档案馆发展的基础，智慧档案馆是数字档案馆的升级（如图2所示）。智慧档案馆以数字档案馆为基础，加入馆舍智能化和感知等技术，升级为智慧档案馆，使之更加智慧化、智能化、人性化。另一种观点则认为智慧档案馆与数字档案馆是并行发展、略有交叉（如图3所示）。以陶水龙为代表的学者提出“智慧档案馆为数字档案馆提供智慧化和感知等技术服务，数字档案馆为智慧档案馆提供基础数据支持”。[3]即智慧档案馆的核心是感知技术，数字档案馆的核心是数据处理技术。二者核心技术不尽相同，则侧重点就有所差别。

图2 智慧档案馆是数字档案馆的升级示意图

图3 智慧档案馆与数字档案馆并行存在示意图

笔者认为以上两种观点均具其合理性，虽然二者核心技术、内容指向有所不同，但智慧档案馆是在数字档案馆原有的基础上增加新技术发展而来的。智慧档案馆和数字档案馆可以看作是档案馆在信息化不同发展阶段的不同呈现形式，随着新技术的不断发展，数字档案馆逐渐呈现出其局限性，智慧档案馆在数字档案馆的功能、资源整合挖掘再生及技术等方面做了提升，但同时数字档案馆又为智慧档案馆提供了数据支持。[4]数字档案馆是智慧档案馆的基础和前提，智慧档案馆也是数字档案馆发展的必然结果。

3 智慧档案馆的发展现状

目前，我国档案学界逐步开始了对智慧档案馆的研究。部分地方档案部门对智慧档案馆建设正在进行探索和试行，提出了智慧档案馆的理念，围绕技术、服务等领域开展了很多有益尝试。

浙江省丽水市在智慧丽水建设的同时开始了智慧档案馆建设，实行全市档案资源统筹建设，各级档案馆与各部门档案室进行协同共建，将区域内所有档案数据共享。[5]

浙江省绍兴市以其丰富的数字信息资源作为强大的支撑，以全方位的人性化服务作为关键要素，注重档案信息网站的检索查阅利用综合功能，创建了“区域公共档案信息资源管理和服务平台”“区域涉民档案集成管理与服务平台”，在建设智慧档案的探索之路上迈出坚实的一步。[6]

山东省青岛市于2010年建成档案历史知识库，并于2012年开通使用金宏政务网，实现了与档案信息网的融合。档案历史知识库的目标是知识共享，试图建立一个功能强大、结构化、模块化的知识数据库，通过先进的技术和统一的管理制度整合档案馆的各类资源。[7]

上海市启动了全市18家国家级综合性档案馆的馆际联动，实行全市通办，可以实现就地查询和跨馆出证，为构建智慧档案馆铺路。[8]中国移动广东公司提出“五全实时智慧档案管理体系”。北京量子伟业信息技术有限公司研发了国内首款智慧档案管理软件，即“PDE”数字档案管理系统。[9]

这反映了国内档案馆在智慧档案馆建设领域的前瞻性，但同时智慧档案馆尚处在理念提出阶段，档案学界也仅限于对云计算、物联网等技术领域的关注，因此，智慧档案馆无论是理论还是实践层面都有待于进一步探索。国外档案学界还没有引入这一理念，但智慧档案馆所依托的物联网、云计算等新一代信息技术是档案行业在全球范围内面临的挑战和发展机遇，国外档案界也在加强研究并逐步探索应用。[10]

4 智慧档案馆建设的实施

4.1 智慧档案馆的建设原则

对于智慧档案馆的建设应遵循以下原则：第一，政府主导，合力推进。重视加强政府在智慧档案建设中的主导性作用，尤其是在政策、标准规范、资源保障、组织推进等方面，并形成以档案部门为主体，机关、企业和公众等社会各方力量广泛参与智慧档案建设的推进体系。第二，重点突破，示范带动。在社会各方面建设、管理与服务等重点领域，结合各档案部门的优势与特色、发展战略方向以及人们最需要、最关心的领域为重点，优先突破，将条件较为完备的档案部门作为试点，增强其影响和带动作用，以示范和试点促进智慧档案馆建设的全面推进。第三，扎实基础，分步实施。注重档案信息工作基础设施和智慧应用基础的建设。通过分阶段建设，采取先易后难的方法稳步推进智慧档案馆的建设计划，逐步实现社会各部门对档案信息的共享互联。[11]第四，创新发展，惠民便民。智慧档案建设不仅是物联网、云计算等关键技术的应用，更是对档案管理、利用、服务模式的创新，更为智慧化、智能化、人性化的服务将更有利于利用者对档案信息和知识获取与利用。

4.2 智慧档案馆建设的推进途径

对于智慧档案馆的建设工作，可以从以下几方面入手加以推进：

第一，提高智慧档案馆建设意识，加大宣传力度

档案部门要加深对智慧档案馆理念的理解，不断增强智慧档案馆建设意识，积极推动智慧档案馆列入地区发展规划。[12]并加大宣传力度，使得社会各界力量对档案工作加以重视，得到对智慧档案馆建设的认同与支持。

第二，建立完善智慧档案馆建设标准和规范

标准和规范是智慧档案馆建设的重要基础工作之一。档案管理系统与其它信息系统的对接，档案信息资源的有序组织和共建共享，关键在于标准化的建设。[13]结合实际情况和需求，推出具有可行性的实施细则，形成本部门智慧档案馆建设的标准规范体系。

第三，建立合理的组织领导结构

加强组织领导、统筹协调发展，各档案部门应建立合理完善的管理理念、领导管理体制、组织结构和工作机制，确定智慧档案馆建设的发展战略、规划和政策，对智慧档案馆建设工作中的重大问题进行研究和决策，加强各部门的联系和沟通，协调处理相关事项；[14]建立完善的工作流程，规范化的工作流程有助于智慧档案馆建设有条不紊的进行；建立评估体系，强化目标考核。

第四，稳固科学技术支撑，加强科技创新

加强云计算、物联网、通信与网络等新一代核心信息技术研发，重视核心科技创新，积极推进档案科技创新，重点突破信息网络融合、智能分析决策等领域相关技术难题，大力推广新技术在档案领域的应用。[15]

第五，加强人才队伍的培养

智慧档案馆的建设需要大量相关人才的支撑，高层次领导人才、高层次复合型人才、专业技能人才、创新型人才，加强对人才的培养，做好人才的转型，才能为智慧档案馆的建设提供保障。

第六，增加财政投入，创新扶持机制

落实财政政策，加大政府投入，引入社会资本，拓宽融资渠道，创新各项扶持政策，鼓励企业参与智慧档案馆建设，对智慧档案馆建设的重点项目进行政策扶持，为智慧档案馆建设提供物质保障。

第七，推进智慧档案馆主体系统的构建

智慧档案馆主体系统的构建主要包括以下几方面：

首先，基础设施的建设。包括感知系统的基础建设、网络基础设施的建设，档案云计算、大数据分析处理挖掘系统的建设及档案信息安全的基础建设。

其次，应用体系的建设。通过对物联网、云计算、大数据等技术的应用，建立深度感知、立体互联、无线泛在的管理与利用服务系统平台，为管理者与利用者提供智慧化、人性化的服务体验。同时加强档案信息资源的开发利用，以用户需求为向导，对智慧档案馆人文环境加以营造，增强智慧档案数据建设和整合共享及对档案数据的进一步分析挖掘，为利用者提供的不仅是信息服务，而是知识服务、智慧服务。

再次，反馈系统的建设。对用户的使用体验及时向系统作出反馈并实时调整更新，为用户提供更满意的服务体验。

第八，加强交流与合作

各档案部门应加强对智慧档案馆建设的合作与交流沟通，同时广泛听取社会各方对智慧档案馆建设工作的意见和建议，以用户需求为导向，进行全方位的整合与集成，为智慧档案馆的建设及功能的发挥提供支持。

5 智慧档案馆前景展望

随着科学技术的不断发展，更加智慧化、智能化、人性化将成为档案馆发展的趋势，“以人为本”成为智慧档案馆建设的核心思想，智慧档案馆将实现从档案管理到知识、智慧管理，从单一利用到多维协同交互，从人工控制到深度感知，从实体存在到虚拟泛在，从存档重地到文化休闲。智慧档案馆将朝着更迅速互联、更智慧化、更个性化、更主动的方向继续发展前进。

[1]杨来青，徐明君，邹杰.档案馆未来发展的新前景:智慧档案馆[J].中国档案，2013，(02):68-70.

[2]薛四新，卫化昱，杨艳.智慧档案馆研究思考[J].北京档案，2014，(05):28-30.

[3]陶水龙.智慧档案馆建设思路研究[J].中国档案，2014，(06):67-69.

[4]傅荣校，施蕊.论智慧城市背景下的智慧档案馆建设[J].浙江档案，2015，(05):14-17.

[5]朱悦华，王正媛.服务至上:科技撑起智慧档案[J].中国档案，2014(09):27-28.

[6]陈慧瑛.智慧档案数字先行——绍兴市档案信息化建设转型升级的探索实践[J].浙江档案，2013(12):14-15.

[7]檀竹茂，智慧城市背景下档案管理范式的转换——以青岛市智慧档案馆为例[J].档案，2014(03):15-17.

[8]老姜.智慧城市需要智慧档案[J].上海档案，2012(10):37.

[9]郝伟斌.面向智慧城市的档案信息化[J].档案管理，2013(04):21-123.

[10][12]许桂清.对智慧档案馆的认识与探析[J].中国档案，2014，(06):70-71.

[11][14][15]吴加琪.智慧城市背景下智慧档案建设原则、顶层设计及推进路径研究[J].档案与建设，2015，(01):30-33+53.

[13]毕娟.智慧城市环境下智慧型档案馆建设初探[J].北京档案，2013，(02):13-16.

作者单位：云南大学历史与档案学院