公路建设项目文件全过程管控的实践分析

樊女丽/杭州中大档案管理咨询有限公司

公路建设项目文件指公路建设项目自立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，能够反映项目质量、进度、费用和安全管理等基本情况，并对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考等利用价值的各种形式和载体的历史记录。然而，目前公路建设项目文件管理存在许多不足，项目建设单位对文件的及时形成、收集整理、质量要求等均没有引起足够重视，对相关的管理办法、标准细则等也缺乏了解，项目文件质量普遍不高。下面，笔者结合开展“杭（州）长（兴）高速公路北延（泗安至浙苏界）项目工程”档案咨询服务工作中实施项目文件全过程管控的实践，谈一点分析与思考。

1　问题分析

目前项目文件管理主要存在的问题是：文件内容不真实、不准确；一些文件填写不完整或不规范，如，签署内容不完备、报批手续不完整等，是为无效文件；一些文件不遵循项目档案卷内文件的关联性，没有进行成套性、系统化的收集归档，文件不完整、不闭合甚至遗失现象时有发生；还有一些文件存在污损、撕裂情况，字迹材料不符合相关要求。分析存在问题的原因，其一，重视施工现场管理，而忽视文件的及时形成和平时立卷工作，往往等到现场施工结束时才集中突击开展文件工作，文件质量自然难以得到保证；其二，文件管理与具体施工工作脱节，且文件管理人员不熟悉工程业务知识，造成文件形成不及时或内容不真实，如存在明显的数据错误；其三，文件收集整理工作滞后，施工单位往往在主体工程完工后才进行文件收集整理工作，此时有些施工人员已调整但却没有及时移交文件，致使文件不齐全、不完整。

2　实践分析

针对存在的问题，笔者认为需要实施项目文件全过程管控，以解决问题、提升工作质量。第一，同步建立文件管理制度并加强业务培训。工程建设伊始，档案项目组就要调研参建单位项目建设目标和需求，在此基础上编制文件管理办法及实施方案，并要求参建单位按照办法和方案做好文件管理工作；同时，要组织参建单位文件管理员及分管领导学习《工程项目档案管理办法》《国家重点工程档案专项验收办法》《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》《公路工程竣（交）工验收办法实施细则》等规范标准，提升他们的文件管理意识、工作规范意识和相关业务能力。

第二，加强分阶段验收和接收入库工作。档案项目组要根据工程建设进度、阶段，结合工程的阶段验收和中间验收，分期分批开展项目文件的验收和移交接收。工程阶段验收时，档案项目组同步做好档案验收，对符合要求的文件及时办理移交手续，避免工期过长造成档案受损；对暂时不符合要求的文件，要求各参建单位做好分阶段文件登记、上架管理工作，并做好借阅登记和利用效果登记。

第三，同步开展文件数字化扫描工作。建设初期，档案项目组按照《浙江省重点建设项目档案登记备份管理办法》等规定，指导各参建单位配备档案管理软件及数字化扫描设施，要求各参建单位在项目建设过程中同步做好纸质文件数字化扫描工作，改变以往文件归档完毕后集中数字化扫描的模式，将工作“化整为零”，减轻工作负担、提升工作效率与质量；要求文件管理人员同步对文件进行分类并挂接数据，以便于资源共享利用。

第四，做好文件移交归档前的检查工作。一是文件是否完整齐全、是否能够反映工程的全部过程；二是文件字迹是否耐久、内容是否清晰、是否能够长久保存；三是文件分类是否清楚科学、组卷是否合理、编目是否规范、是否便于管理和能够满足利用需求；四是实体文件是否全部完成数字化扫描、扫描图像是否清晰、数据挂接是否准确、利用是否方便高效、实体文件是否与电子数据同步移交。