引入“三大控制”管理核电项目文档的探索与实践

乔 飞/中核核电运行管理有限公司

方家山核电工程是由中核集团公司投资并规划建设的百万千瓦级压水堆核电项目，并且是中核集团首个采用工程总承包模式（以下简称EPC模式）进行建设的核电工程。EPC模式下核电项目文档工作呈现如下特点：首先是专业性极强。核电工程建设工艺庞杂，涉及堆工、土木、机械、电气、仪控、化学、热动、焊接等十几个专业学科，整个项目建设的专业性极强，形成的项目文档也具有极强的专业性。其次是门类庞杂。项目文档包括项目前期文件、项目设计文件、项目采购文件、项目施工文件、项目竣工图、监理文件和项目竣工验收文件，门类非常庞杂。第三是工作接口众多。EPC模式下核电项目文档管理接口从原先“大业主”模式下的“业主—分包单位”模式，转变为“业主—总包单位—分包单位”模式，工作接口增多，带来文件形成单位众多、文件运转流程拉长等问题，项目文档过程管控难度增加。第四是阶段区隔明显。核电建设项目总体可划分为前期准备阶段、设计施工阶段、调试/试运行阶段等，具体可划分为前期论证、可行性研究、总体设计、基础设计、详细设计以及采购、土建、安装、调试、试运行等阶段，各个阶段的每一项工作都必然产生相对独立又互相关联文件材料，文档具有明显的阶段区隔。实践中，文档管理部门中运用“三大控制”手段进行项目文档管理，“三大控制”即项目文档合同控制、归档进度控制、质量控制，其中合同控制能够对文档工作中的责权进行详细划分，进度控制能够确保最终项目档案的完整性，质量控制能够确保最终项目档案的准确性、系统性、规范性。笔者就此做一介绍。

1　核电项目文档合同控制

1.1　文档管理要求纳入工程项目各级承包合同

项目总承包合同和专业分包合同是项目管控的法律依据，项目文档管理工作作为工程项目管理的一部分，应将管理原则与要求纳入工程项目各级承包合同条款。因此，在总承包合同及专业分包合同处于招投标阶段，文档人员就要参与招标文件及合同文本的编制与审查，在合同正文或附件中写入文档工作的职责、执行标准和程序、移交文档范围、归档套数等。

需要注意的是，上文提及EPC模式下总包单位的介入导致文档接口增加，因此总包单位对分包单位提出文档管理要求时，务必强调与业主单位要求保持一致、各分包单位之间标准一致两个原则，避免在工程建设期间发生文档管理标准前后冲突、流程自相矛盾的问题，这一点也应当在合同中有所体现。

1.2　文档会签纳入合同支付环节

根据承包合同相关规定及工程进展实际情况，文档管理部门在合同关闭前需参与支付会签，例如，将设备出厂验收时制造完工文件移交、建筑安装竣工文件归档移交及通过审查等时间节点确定为文档考核支付节点。具体包括两个层面：一是业主对总包单位评价和考核控制。业主根据《方家山工程总承包合同综合评价管理办法》，委托文档管理部门负责对总包单位文档管理工作进行综合评价，填写综合评价意见，并督促整改存在的问题。文档管理考核情况是重要的支付依据。二是总包单位对分包单位评价和考核控制。总包单位按照《方家山项目进度考核管理程序》要求，依据合同规定及承包商竣工文件移交的进度、质量等情况对各分包单位文档管理进行考核评分，文档部门负责人打分并签字。

2　核电项目文档归档进度控制

2.1　制定并执行文件归档进度分级计划

一方面，业主单位文档管理部门编制“三级计划”，即在制定文档组卷规划基础上编制年度、季度、月度归档计划并实施滚动跟踪，并及时开展文件归档进度检查；另一方面，总包单位要求各分包单位编制各自分包工作范围内形成的项目文件的年度归档计划及季度归档计划，并采取措施对计划进行有效跟踪；还要及时分析计划执行过程中归档指标偏差、归档进度滞后等问题并制定整改措施，对未按计划移交归档的项目文档视问题轻重程度进行预警或催交。进入验收准备阶段，为确保项目竣工文件归档进度同验收准备工作同步，业主单位加强直接管控，通过竣工文件组卷协调会平台进行协商，达成一致后要求项目各分包单位编制各自年度、季度《竣工文件组卷移交计划》，这样就使得竣工文件组卷工作始终处在业主可控状态下，且能按照项目档案专项验收时间节点要求完成工作。

2.2　搭建多套问题沟通平台

EPC模式客观上给文档管理过程中的工作协调增加了难度，为此参建各方搭建了多个文档协商平台，包括公司高层协调会平台、工程项目例会平台、文档工作联络组会平台、文档专题协调会平台。每个沟通平台都有对应自身层级的定位，以促进问题及时解决。以下两个平台侧重解决业务问题：一是工程文档联络组会平台，该平台负责方家山核电工程文档管理过程中具体业务问题的协调、处理、检查、落实，工程参建各方文档管理负责人参会；二是文档专题协调会平台，该平台针对文档管理过程中出现的专门问题组织讨论并形成解决方案，会议由业主单位文档部门根据问题情况确定召开时间、参会单位及人员。

3　核电项目文档质量控制

3.1　加强归档质量审查

文件归档审查体现在多个流程节点上，其中包括技术审查、监理审查以及业主文档审查等。在项目文档从文件到档案的转变关口，文档管理部门一方面强调审查人员“守土有责”、加强岗位责任考核，另一方面通过制定和修订管理程序，加强归档审查标准的可操作性。

实际操作中，在检查项目文档整理要件、关键信息是否准确等常规项目的基础上，要逐一审查竣工文件、竣工图等关键性归档文件，还要重点核对发生变更的竣工图，杜绝错漏。要从技术与文档两个角度进行逐张审查，退回不合格的图纸并要求整改，直到审查合格方签字接收。该项审查工作持续近1年时间，竣工图质量得到很好的保障。

3.2　开展内外部文档专项质保监察活动

为检验方家山核电工程在建设过程中开展的文档管理及工作成果是否符合规范要求，依据《核电厂质量保证安全规定》及其导则、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、项目质量保证大纲及文档相关管理程序和工作程序，上级单位、业主单位和总包单位质保部门对业主单位、总包及分包单位方家山项目部分别按计划开展外部和内部专项文档质保监察活动。文档质保监督活动大大提升了总包单位及分包单位对项目文档工作的重视程度，此外监察小组所提出的纠正措施要求、观察意见以及改进建议因具有权威性，得到了存在问题单位的积极响应，这些单位按照要求并及时整改，项目得以顺利关闭。

3.3　分阶段主动接受内外部评估、检查

为提高方家山核电工程项目文档质量控制水平、确保顺利通过项目档案专项验收，业主单位文档管理部门主动联合项目参建各方，多次开展项目文档专项自查、积极接受行业主管单位组织的同行评估，并在国家档案主管机关以及行业主管单位的指导下、在实施文档全生命周期管理与持续跟踪管理的基础上，开展核电项目档案分阶段验收。此举有助于及时发现问题并尽早解决问题。

方家山核电工程投入商运后，项目档案接受了国家档案局的专项验收，并顺利通过。验收组专家对方家山项目文档管理工作及其成果予以高度评价，认为方家山核电工程项目作为中核集团首个EPC模式下的核电建设项目，在项目档案管理上勇于先行先试、不断探索创新，在文档工作职责分工、制度规范体系建设、项目文档过程管控、信息系统优化、阶段性评估验收等方面，形成了一系列可供同行单位借鉴的有益经验，为秦山核电基地重点建设项目档案管理工作画上了圆满的句号。

参考文献：

[1]朱品红.建设工程项目资料管理工作的思考[J].城建档案,2012(8):53-54.

[2]刘克非.工程项目总承包管理三大控制浅析[J].轻金属,2006(4):3-6.

[3]核电厂质量保证记录制度.HAD003/04.国家核安全局批准发布.