老年教育学籍档案数字化的问题与对策

文 / 罗军涛

老年教育学籍档案数字化的问题与对策

文 / 罗军涛

老年教育学籍档案数字化能够有效地发现老年教育中的问题，促进当代老年教育教学的改革，提高老年教育办学层次。文章通过分析老年教育学籍档案管理中存在的问题，并提出相应的优化对策，以期完善我国老年教育学籍档案数字化管理制度。

老年教育；学籍档案；数字化

我国的老年教育学籍档案管理一直采用传统的人工管理方式。随着我国社会老年人口的激增，老年教育人数也逐年增加，传统的管理方式已不能满足当代老年教育需求。并且，传统的人工方式存在诸多弊端，管理人员工作量的激增导致工作效率低下、保密性差等问题，给老年教育发展带来了极大的困扰。对于档案管理工作，我们需要从大量的日常教学活动中提取相关信息，以反映出当前的教学情况。而传统的人工管理方式操作过于简陋，容易导致数据丢失、统计错误，进而影响教学质量的评估。在新时代，使用电子档案，将传统的数据进行数字化，可以有效地利用计算机高速运作的优势，方便快捷地完成大量的档案管理工作。这在准确性以及工作效率上是传统的方式不能比拟的。实现老年学籍档案数字化能够有效地将信息进行共享，避免重复劳动，进一步规范教学管理行为。

一、文献综述

从计算机的发展史来看，档案馆是最早将计算机应用到实际工作中的部门之一。各种计算机应用系统针对庞大的档案信息能够发挥巨大的作用。但是，我国对于建立学籍档案的数字化起步较晚，大多数的档案管理工作仍然沿用传统的人工管理模式。因此，建立全新的数字化档案管理工作是社会发展的必然要求。通过知网系统对老年的检索，共有数30000余份跟老年有关的记录；通过“老年教育”一词的检索，总共有2516条记录；通过对“学籍档案管理”的检索，只有一万篇相关文献；通过对“学籍档案数字化”的检索，发现有256篇论文；而对“老年教育学籍档案数字化”的搜索，我们并没有发现有关文献。我国关于老年教育学籍档案数字化建设领域的研究仍处于空白。这也表明，我国对老年教育学籍档案不够不重视。

二、老年教育学籍档案现状

随着我国社会经济的不断发展，人们的生活水平不断提高，老年人的关爱问题也逐渐受到社会各界人士的关注[1]。随着老龄人口的逐年增加，我国逐渐进入了老龄社会，老年人教育逐渐兴起。但是由于我国老年教育的起步比较晚，我国关于老年教育领域的研究比较匮乏，老年教育学籍档案管理仍沿用着传统人工管理方式，在管理方式上仍存在着一些问题。

传统的学籍档案管理流程一般为：各个院系形成相对应的纸质学籍档案材料，由学校的教学秘书按照不同的培养层次进行汇总并整理成档案卷宗之后，再分别转交给相关部门，由各个部门对档案进行审核、签字、盖章，移交给学校的档案室，最后由档案室进行统一编号归档保存。这种管理模式只能在学生毕业相关数据收集齐全之后，才能正式对档案进行整理，以保证数据的准确性及完整性。但是，在这种传统的管理模式中，工作任务都是由人工完成，很容易出现信息丢失等问题。传统的目录式档案管理以及纸张保存学籍的方式，不利于信息的调取。在需要相关信息的时候，耗费了大量的时间和人力进行查阅，在这一过程当中，还容易发生档案的破损或信息的遗失等现象[2]。随着我国市场经济的不断发展，学生在进行国际文化交流、出国深造、移民，以及国内的就业单位文凭核实、报考硕士等方面，都需要出具学籍档案材料来证明其真实性和可靠性[3]。

据统计，在我国高校档案管理中，使用次数最多的就是学籍档案，而这种过度的查询和利用档案，加快了纸质学籍档案材料的损坏程度，不利于对档案的管理。随着时间的推移，原始的纸质学籍档案材料容易收到室温、环境、保存手段等因素的影响，不利于档案的保存工作[4]。

三、老年教育学籍档案数字化建设中存在的问题

（一）成人教育视角

首先，管理模式滞后。在“互联网+”的新时代，大部分针对老年人教育的学籍档案管理都认识到了信息化的重要性，并积极地采用数字化学籍档案管理模式。我国老年教育学籍档案管理的信息化建设总体水平仍处于起步阶段，部分学籍档案管理工作仍旧沿用传统的人工档案管理模式。这种工作模式劳动量大，工作效率不高，准确率也偏低，信息完整度较差。

其次，管理制度不健全。我国并没有形成一套系统、科学的成人教育学籍档案管理制度。针对成人高等教育工作而制定的档案管理规定，仅仅是在学校现有的规章制度上加以改编。但是，成人教育的学籍档案管理存在特殊性。我国各大成人高校的教育学籍管理制度内容不尽相同，在很多的地方存在明显的漏洞。

再次，管理队伍素质有待加强。由于家庭、教育人士以及老年人本身对学籍档案管理工作的重视不够，导致校内档案管理队伍的综合素质参差不齐。这不仅表现在档案工作人员的配置上，而且大部分的工作人员没有经过系统的培训，没有相关意识，导致一些工作人员的操作出现违规行为，严重制约了成人教育学籍档案管理事业的发展。

第四，服务功能弱，缺乏必要的审查监督机制。在当代成人教育学籍档案管理中，存在不同程度的重收集整理而轻开发利用的倾向，使得原有档案资料难以开发出新的档案资源，而这种被动式的服务和不求效益的观念严重阻碍了档案功能的发挥。因缺乏相应的档案审查监督机制，学校不重视学籍档案管理，在进行学籍档案管理过程中，工作人员只是简单地对学籍表格进行下发和回收工作，并没有对所填写的资料进行检查和审核。因此，我国的老年教育学籍档案管理工作普遍出现档案材料杂乱不实的现象，降低了档案可信度。

（二）老年教育视角

在老年学籍管理中，普遍存在形式化的陋习。因为管理人员以及家庭人员的意识不高，年轻人工作压力巨大，教师以及家人没有足够重视老年教育学籍问题。

随着老年教育人数的激增，传统的档案管理方式已经无法适应现代社会发展需求，繁琐的工作程序以及工作量的激增，导致了工作人员容易出现工作上的纰漏。就我国目前的老年教育情况而言，学籍档案管理的信息化程度不够，严重影响了我国老年大学学籍档案管理工作的顺利进行。

管理学籍档案的工作人员的积极性低下。学籍档案管理人员受教育程度普遍偏低，在思维意识上仍停留在传统观念里面，对于工作内容的定位不准确，对工作一味地求快，态度不认真。他们只是简单地对信息的录入，而关于详细的老年学生信息档案却没有相关记录，导致学籍档案管理信息化程度较低、档案信息的缺失或不完整等。

（三）终身教育视角

终身教育是指人们在一生当中所接受的各个阶段教育的总和。它既包括学校教育、社会教育，也包含了正规教育与非正规教育。终身的这一特性，导致数字化老年教育学籍档案管理的过程中，存在学生谎报学籍信息的情况；部分学生的学籍信息不完整，信息采集难度偏大，相关工作人员无法对其进行严格的审查，严重违背了档案数字化建设准确性、真实性的原则。

四、老年教育学籍档案数字化建设的优化路径

（一）增强档案管理意识

这要求强化档案管理人员、学生、社会人员对《档案法》的认知，增强人们对学籍档案管理工作的认识，纠正人们对档案管理存在的偏见，培养人们自觉收集、保存、利用档案的观念，使我国公民正确认识到档案管理的重要性；通过对相关的档案管理人员的专业培训，在培训的经费、设备、库房建设等方面给予支持，改善档案管理工作人员的工作条件，调动工作人员的积极性和主动性，促使我国学籍档案管理事业整体水平得到提高。

（二）制定一套切实可行的学籍档案管理体系

老年教育学校可将校园网络作为管理运行的环境载体，在学校内铺设健全的学生学籍档案信息管理系统，并设置相应的修改权限，将老年教育学籍档案管理工作系统化。在档案管理的过程中，老年教育机构的领导层与学籍档案管理人员应该仔细学习《档案法》关于档案管理的条例和规定，增强对学籍档案收集、管理、保存、利用的相关法律意识，结合自己的实际情况以及社会的实际需求，采用切实可行的学籍档案数字化管理模式，形成一套规范化的老年教育学籍档案管理体系。

（三）提高数字化管理队伍素质

在新世纪，建设新型的学籍档案管理模式涉及到许多新的知识、技术，加强档案管理队伍的综合素质是建立档案数字化管理的必要条件。因此，学校应该鼓励现有学籍档案管理人员提高管理中的应变能力，以适用学籍档案信息化、网络化的实际需求。同时，学校也应借鉴国外一些先进的档案管理经验，设法引进既懂学籍档案管理业务，又具备学籍档案数字化管理系统开发与维护能力的高级人才，打造一支具有综合管理能力的精干的学籍档案数字化管理队伍。

（四）加大档案审查力度

为了保证我国学籍档案管理工作的质量，首先要确保工作的质量，即学籍档案质量。在进行档案归档管理过程中，我们不仅需要认真审查学生的学籍问题以确保档案材料的真实、完整、规范，而且应当由教育主管部门定期对学校的档案管理进行检查，及时纠正学校在学籍档案管理过程中出现的问题。档案管理的工作人员则必须严格按照学校或教育部门颁发的相关条例或法规，明确工作人员的责任。管理部门可将其纳入到工作人员的目标管理考核当中，真正确保教育学籍档案的质量。

[1]徐叶黎,钟秀梅.基层档案室纸质档案数字化工作的实践探讨[J].山西档案,2015,(5).

[2]代丽丹.浅论社区老年志愿者档案机制的建立[J].山西档案,2016,(1).

[3]陈淑香.新时期高校档案信息数字化建设面临的问题及对策[J].山西档案,2016,(1).

[4]许敏.高校档案数字化的原则及安全控制[J].山西档案,2015,(1).

G270

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1005-9652（2017）03-0087-03

（责任编辑：虞志坚）

罗军涛（1970-），男，江西南昌人，江西广播电视大学讲师，研究方向：教育管理。