社会保险档案规范化标准化管理浅析

文·陈松

社会保险档案规范化标准化管理浅析

文·陈松

随着社会保险事业的快速发展，覆盖范围不断扩大，社会保险档案数量急剧增加，以笔者所在的菏泽市为例，截止2016年12月底，全市各项社会保险参保总数已达到1576.37万人次。对于如此庞大的参保群体，如何进一步加强社会保险档案管理，实现档案管理数据化、规范化、标准化，推动社会保险事业更加健康有序发展，以便更好地服务于社会和参保人员，已成为人社部门社会保险档案管理人员必须面对和解决的一项现实课题。

为了更好地完成档案数据化管理工作，实现档案管理规范化、标准化，首先应从基础工作抓起，只有基础工作做扎实了，才能为社会保险档案管理工作的长期可持续发展提供源源不断的动力。本文主要从档案管理的基础数据工作进行深入的分析，并根据其工作中的不足予以补充和加强，借此不断提高社会保险档案管理工作的质量和效率。

一、档案管理基础工作中的具体问题分析

社会保险档案主要是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。就当前社会保险档案管理现状而言，各地普遍存在的模式是分险种建立独立的社保档案，即企业养老保险、机关事业养老保险、医疗生育保险、工伤保险、失业保险几个险种分别建立档案，且大部分没有录入计算机管理。这样就势必造成内容庞杂、数量繁多、查阅资料极为困难等弊端，再加上由于长期处于封闭式档案管理状态，各个时期档案整理规格、要求各不相同，因此造成了档案基础较差、计算机管理适应能力较差的现象。其中存在主要问题总结如下：一是未建立明确统一的档案档号、目录号，经常出现一卷多册的现象；二是未制定规范的案卷标题，标题基本要素缺乏或不能反映其主题内容，并且很多案卷没有标题的现象也是极为普遍的；三是由于没有案卷目录，因此许多未涵盖在案卷标题中的内容难以被检索到，且无法得到有效的利用；四是案卷中未标示页码的现象也极为普遍，若是使用中发生掉页和缺页也不易被发现；五是存在组卷混乱的现象，有时按照险种组卷、有时按照时间或文种等组卷；六是卷宗厚薄差异较大，有的一两页纸一卷、也有几百页纸一卷的。随着时间的不断延长，档案积累也就越丰富，类似的问题也就越发严重。因此，我们应逐渐加快档案基础工作的科学管理水平，积极探索建立统一集中的社会保险档案纸质和电子档案“双管理”模式，对尚不具备建设条件的，可采取分步走的方式，逐年加大对社会保险档案建设财政投入，先行建立分险种电子档案，逐一解决上述问题。

二、找准症结，分类施策，提升档案管理的基础水平

国家人力资源社会保障部和国家档案局2009年专门制定印发了《社会保险业务档案管理规定(试行)》，文件中明确要求，社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度-业务环节”或“年度-险种-业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。所以，提升档案管理基础水平，必须从基础分类、工作程序和方法的规范化、标准化来逐步提高社会保险档案管理水平，我们今后也应严格遵循科学方法和规范的程序执行档案的整理和收集、整理和鉴定、著录以及保管等环节档案管理工作。

（一）开展案卷的全面普查，缩减重复无效档案。进行案卷的全面普查，去其糟粕，取其精华，这是档案管理规范化和标准化的首要步骤。通常由于长期未进行档案全面清查以及对保管期限划分不准，常会有无查考价值和重份文件存在。我们要将这些无用文件剔出才能避免计算机管理低效率和重复现象的出现，提高档案利用的有效性，提升档案管理工作质量和效率。

（二）实施案卷的重新组合，提升档案利用效率。对于内容过于混杂和组卷过重的案卷，重新进行档案整理、组卷。尽可能的坚持将那些存在相互联系的文件组合起来，这是案卷重新组卷应坚持的原则。并且对于那些无案卷目录、页码、标题不清或无标题的案卷进行重新整理、填写，使卷宗更加规范。优化重组，实现对档案的科学化保管，进一步提升档案计算机管理利用效率。

（三）修订档案著录细则，提高档案利用准确度。为了实现现代化的档案管理，案卷著录必不可少，同时著录工作也是计算机管理中的一项重要基础工作，它将会直接影响到计算机信息和数据输入的准确性，它是档案管理重要的前期工作。国家颁布的《档案著录规则》就是使著录工作规范的根本依据。在条件各不相同、各险种分立档案，且技术要求不断提高的情况下，各级人社部门或经办机构，应按照相关《规则》来规范自身档案管理，并将其与自身实际情况和计算机技术管理要求相结合，制定出适宜本部门本单位档案管理的著录细则。

（四）建立统一分类号，保障档案检索查全率。建立计算机档案检索的主要目的就是为了满足社会各方面的档案检索需求，这也是实行计算机档案管理的优势。为了确保完整性的档案检索，我们应当根据国家的档案分类法制定出适宜的档案检索实施细则，加强档案分类过程中的校审力度，及时检验纠正档案分类人员错误，统一档案人员工作标准和认识，实现档案的规范化、标准化管理。

三、完善基础工作措施，加快社会保险档案管理的现代化建设进程

做好社会保险档案规范化、标准化管理，计算机的数据准备工作是档案基础工作中一项重要工程，而对于内容较为丰富、案卷著录工作量较大的社会保险档案来说，必须要建立一套完整、科学且规范的工作方法及程序，避免因数据准备不足而造成的现代化档案管理工作进程缓慢、计算机数据无法录入的现象。

（一）建立档案管理专业队伍。各级社会保险经办机构应定期开展社会保险业务的培训，加强工作人员的档案管理专业技能。要求相关工作人员掌握一定的计算机技术，为实现社会保险档案微机化管理打好基础，便于档案信息的开发与利用。指定专人从事档案管理服务，杜绝工作人员一身多职的现象。档案管理人员配有专用办公室，提供全时不间断服务。对档案管理人员制定专门指标，进行年度考核。从管理人员方面做好社会保险档案管理工作，有效推动我国的社会保险事业的快速发展。

（二）完善档案管理制度。针对分险种多头管理的现状，相关社保部门应按照《社会保险法》建立统一的社会保险档案统一管理机构，实现档案资料的集中化管理。建立标准化档案工作流程、档案接收登记制度、档案查阅、借阅制度、档案室工作制度、档案库保管制度、档案保存和清理制度、电子档案管理制度等，加强社会保险档案管理工作的制度支撑。

（三）明确管理工作重点。为了充分发挥档案的应有作用，使其为社会所用，这是实施档案管理的目的之一，而利用计算机进行管理档案则可以有效提高档案利用率。在社会保险档案管理中推进计算机管理则应按照卷宗内容价值大小、重要程度、开放程度和利用率的高低，对于那些社会利用率较高、核心档案实施优先整理。从而促进社会保险档案管理工作的社会利用率和计算机化进程。

（四）实施分级次著录整理。应结合社会保险工作实际建立起多级著录规则，以便使档案著录能够完整地反映档案实体管理的各个级别层次。多级著录标准必须是基于公认的理论原则，如由总到分的档案著录原则是尊重全宗原则的实践结果，只有这样才能建立起独立的广泛通用的档案著录结构和系统，真正实现社会保险档案的规范化、标准化，以及与国家综合档案管理体系的无障碍融合和互联互通。

良好的档案管理队伍和制度，是建设现代化档案管理的基础。只有做好档案的收集、整理、著录等基础性工作，才有建设现代化档案管理的土壤，才能更好的实现档案管理的规范化、标准化，从而充分发挥社会保险档案作用，为社会和参保人员提供更好的服务。

（作者单位：菏泽市社会劳动保险事业处）