新媒体环境下高校档案管理信息化建设策略

刘亚君

(镇江高等专科学校 图书馆，江苏 镇江 212003)

新媒体环境下高校档案管理信息化建设策略

刘亚君

(镇江高等专科学校 图书馆，江苏 镇江 212003)

分析新媒体环境下高校档案管理工作面临的发展机遇和挑战。加强档案管理标准化、规范化、数字化、网络化建设，促进高校档案管理信息化建设。

档案管理；信息化；高校；新媒体

高校档案是高校教育改革、人才培养、社会服务的直接记录，是高等教育的重要组成部分，对高校的发展至关重要。近几年来，随着手机、电脑、网络等的广泛应用，人们获取信息的方式发生了重大改变，随着高校办学规模的不断扩大，信息也随之成倍增加，传统的纸质档案已经不能满足人们的需求，高校档案管理工作面临新的挑战和机遇。新媒体环境下，利用数字技术和网络信息技术推进档案管理信息化建设，可以更好地服务于高校的现代化建设和发展。

1 发展机遇

目前，以手机、电脑为代表的新媒体改变了人们的生活习惯和行为方式。高校是新思想、新潮流、新技术的发源地和辐射区，广大师生是新媒体的重要使用者[1]。新媒体环境下，高校应该积极利用新技术整理、加工、传递和交流档案信息，促使档案管理工作面向现代化、信息化。

1.1 新媒体丰富了档案管理的载体形式和传播方式

传统的档案管理工作以收集、保存纸质档案为主。这种载体形式在档案存储、传播、调取过程中处于劣势地位，也使得档案服务内容单一、手段落后、灵活性较差。新媒体具有资源丰富性、时空无限性、记录便捷性、传播开放性等特点，逐渐成为高校档案管理的新载体。

首先，新媒体可以为高校档案管理增添多种载体形式，增强其吸引力。新媒体依托先进的通信技术、数字技术、网络技术，可以加工、压缩、存储各种信息，并且可以集文字、图片、影音于一体，还可以全天候、多方位地接受和传播各种信息。

其次，借助新媒体可以快速传播信息，实现资源共享。利用数字技术加工处理过的档案信息可以借助新媒体在全球范围内快速传递和交流，实现资源的共享，人们足不出户就可以轻松获取信息。

1.2 新媒体拓宽了档案管理的空间范围和展示平台

进入新媒体时代之前，高校的档案管理受时间和空间的限制而相对独立，高校的“围墙”成为档案管理的边界。各高校之间的档案管理，无论是收藏内容，还是服务对象，都彼此孤立，自成体系，互不共享。而新媒体以其独特的时空无限性打破了传统媒体的时空界限。一方面，新媒体成为高校档案馆连接社会的通道，高校档案管理人员可以跨出“围墙”，与校外读者和其他高校档案管理人员交流信息，丰富馆际资源共享的内容，而档案信息开放度的提高和馆际的频繁交流会加快档案管理信息化进程；另一方面，高校档案管理人员还可以借助新媒体发布新闻动态和研究成果，创建展示平台，提高知名度和影响力。

1.3 新媒体提高了档案管理的服务时效和服务质量

纸质档案管理和服务主要是手工方式，效率不高，质量不尽如人意。互联网时代，用户更倾向于利用开放的网络快速获取信息。利用快速发展的新媒体推进档案管理信息化建设显得尤为重要。新媒体时代，档案信息借助于数字技术可以加工、压缩成电子档案，便于存储、搜索，借助于新媒体可以快速地在全球范围内传递和交流，便于人们快速获取信息，拓宽视野。所以借助新媒体能够提高档案管理工作的服务时效和服务质量。借助新媒体，档案信息可以实现合理分配和有效利用，而且每个人都是档案信息的生成者、传播者和利用者，有效提升了档案信息的利用率。

2 面临的挑战

2.1 管理观念面临严峻考验

有些高校的管理者认为，档案管理就是简单的记录和保管，工作内容比较简单，专业性不强，无需投入大量的人力和财力加强建设，致使档案管理工作地位不高，职责不明，常被忽视，其建设与发展在一定程度上受阻。从某种角度看，新媒体环境下，高校档案管理工作面临的挑战不仅有技术层面的，还有思想观念层面的。

首先，高校管理者必须更新观念，提高认识，增加投入，加快建设，提高档案管理信息化、科学化水平。

其次，档案管理人员必须转变等客上门的观念，重新定位，调整工作思路和方法，实现主动式和开放式服务，从经验管理走向科学管理。

2.2 管理模式面临全新挑战

传统的档案管理以纸质档案为主，主要面向本校师生提供服务，对象单一；采取坐等用户上门的模式，方法被动；依靠手工查找和调阅资料，手段落后；存储的是未加工整理的原始信息，内容有所欠缺。档案管理的根本目的在于利用，而高校传统的档案管理没有向社会开放，无法实现档案信息在不同领域传播和利用，档案的利用率低，有些教学、管理档案信息成了“死档案”，档案管理人员成了名副其实的“保管员”。

新媒体时代，高校档案管理的主体、服务对象、服务内容等都发生了巨大的改变，即管理主体多元化、服务对象广泛化、服务内容丰富化，其服务模式、服务手段等应及时创新，以适应新媒体的开放性和即时性。

2.3 管理人才面临更高要求

传统的档案管理以纸质档案、手工记录为主，操作相对简单，对工作人员的专业要求较低，因此往往被高校管理者忽视，经常安排非专业人士管理。传统模式下的档案管理队伍存在因人设岗、“四多四少”(年龄大的多，年龄小的少；学历低的多，学历高的少；女性多，男性少；需要照顾的多，胜任工作的少)等现象[3]。

进入新媒体时代，随着各种先进技术(如网络技术、数字技术、信息技术)的广泛应用，档案管理的技术更加先进、内容更加丰富、分工更加精细，对档案管理人员的要求越来越高，不仅要具有全面扎实的专业知识，还要熟悉其他学科的知识，如虽然不要求个个是计算机高手，但要求人人能熟练掌握计算机的基本操作。只有这样，才能为高校档案管理的信息化建设提供智力支持和人才保障。

3 建设策略

新媒体是一把双刃剑，高校的档案管理工作面临新的挑战，也面临前所未有的发展机遇。新媒体环境下，高校应加速推进档案管理现代化、信息化建设，把高校档案馆建成现代化档案馆，促进档案管理个性化发展，提升高校档案的利用率。

3.1 加强标准化和规范化建设

标准化和规范化是高校档案管理现代化、信息化的重要基础。目前高校档案管理缺乏统一的发展规划、著录格式和标准，各自为政，彼此交流困难，也难以在其他领域实现档案流转。高校所建档案数据库格式各不相同，虽然电子档案在各自的环境下运转良好，但在调动和流转时容易出现不兼容的问题。这种状况持续下去，势必影响高校档案信息化建设进程。因此，高校应该制定档案管理标准，形成规范化的、标准化的档案管理体系，使高校档案管理信息化建设有章可循，有规可守。

首先，在内容方面，收集、加工、整理、存储档案时，采用国家档案局制定的统一标准，严格执行标引规则和著录格式，以利于档案信息的传递、交流和共享。

其次，在技术方面，采用标准的计算机数据库设计、磁带交换格式，以及统一的缩微复制品质量和规格等[4]，统一不同区域、不同类型高校之间的档案著录格式，并将数据库连接组网，以方便工作人员的交流、档案信息的流转利用。

3.2 加强数字化建设

传统档案以纸质档案为主，需要人工登记、归档和调阅。这种管理方式在档案信息量较少的情况下能体现出一定的优势，但是随着档案信息的爆炸式增长，其程序繁琐、费时费力、容易出错的缺点逐渐显现，而且在调档过程中存在丢失、损耗的风险。相比纸质档案，电子档案的录入、传输、保存更方便和稳定，存储电子档案可以有效提高工作效率。

档案数字化是指利用计算机等技术将存储在纸质载体上的档案信息进行数字化转换。实现档案管理的数字化加工主要有以下几种方法：

1) 利用扫描仪扫描纸质档案，再进行加工处理。

2) 把已有的纸质档案按照统一规定的格式输入计算机，变成电子文档。

3) 接收已形成的各类电子文件。

档案管理人员要严格遵守规章制度，遵循“规范、先进、实用”的原则，按照数字化的标准和要求进行操作，为档案信息交换和资源共享提供便利条件[5]，保证档案的数字化建设工作顺利进行。

3.3 加强网络化建设

传统的档案管理大多采用纸质记录的方法，查阅、传输存在一定的困难，要实现一定区域内档案信息的共享更是难上加难，档案无法发挥其应有的作用、实现其应有的价值。在新媒体环境下，人们期待迅速、准确地获取档案信息，档案管理网络化建设的重要性凸显。高校档案管理人员应积极使用数据采集工具，搭建网络收集平台，实现高校档案资源全面、系统地在线归档，统一管理和整合，以便查询和统计分析。运用数据挖掘技术，搭建一站式检索平台，实现档案资源一站式查询和利用，使广大用户能够不受时空的限制，方便、快捷地获取所需资料。运用数据共享和交换技术，实现一定区域内的档案信息资源的共享[6]。

4 需要注意的问题

加强高校档案管理的数字化和网络化建设，利用电脑、网络存储档案信息，极大地减少了档案存储的物理空间，实现了信息快速查阅、交流和共享。新媒体环境下，随着档案管理信息化建设的推进，给了“黑客”窃取涉密信息以可乘之机，来自网络的袭击将对档案的保密工作产生极大的影响。部分档案管理人员保密意识不强，对保密工作不够重视，会无意间泄露重要信息。因此隐私与安全是档案管理工作面临的严峻挑战之一，它不仅涉及理念和技术层面，还涉及法律层面。

在新媒体环境下，档案管理的发展方向是“规范化、现代化、标准化、安全化”。

首先，必须逐步完善档案信息安全管理体制，加强对电子文件归档工作的管理、监督和指导，确保归档文件真实、有效、安全。

其次，档案管理人员必须提高警惕，强化主动防护意识，通过安装防火墙软件、杀毒软件等防止电脑中毒，预防档案信息的丢失。

再次，加强防护设备的建设。一些“黑客”借助某些先进技术可以在一定的距离之外通过设备扫描电脑中的文件和信息，所以涉密部门要在电脑周边安装电磁防干扰、防窃密设备以保证档案信息的安全。

[1] 谭伟贞,邱圣晖,曾智华.新媒体环境对高校档案管理的影响与应对策略[J].湖南人文科技学院学报,2016(3):122-125.

[2] 夏利宏.档案管理工作信息化建设讨论[J].科技创新导报,2016(5):79,81.

[3] 李芬.高职院校档案的现代化管理[J].西部皮革,2016(16):268-269.

[4] 王莉娜,苏颖超,张海峰.高校档案信息化管理的探索[J].榆林学院学报,2016(4):115-117.

[5] 王辉.谈谈信息时代如何加强档案管理[J].兰台世界,2016(s1):49.

[6] 刘萍.新媒体环境下高校档案管理工作的探析[J].新媒体研究,2016(13):34-35.

〔责任编辑： 卢 蕊〕

Strategies of information construction of university file management under the new media environment

LIU Yajun

(Library of Zhenjiang College, Zhenjiang 212003, China )

The file management of universities under the new media environment is facing new challenges and opportunities. University should strengthen the standardization and normalization, digitization construction and network construction to promote information construction of university file management.

file management; informatization; colleges and universities; new media

2016-10-08

刘亚君(1979—)，女，江苏泰兴人，馆员，硕士生，主要从事现代管理理论与方法研究。

G271

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1008-8148(2017)01-0048-03