论电子信息技术在档案管理中的运用

高 文

中共垫江县委宣传部

论电子信息技术在档案管理中的运用

高 文

中共垫江县委宣传部

进入21世纪，随着互联网络的快速崛起，知识成为全球共享化，而信息技术的应用占据了当今社会的主导地位，大众渐渐地对知识与信息的关注越来越高，对信息量的需求已成为社会文明的重要标志。这样看来，对于档案事业的发展来说将会是一个非常好的机会。基于此，档案管理的运用势必成为新时代的关注焦点，这关系到整个档案事业的发展。因此，我们必须做出进一步的思考，旨在避免档案管理步入弯路。

互联网；电子信息技术；档案管理；应用

如今我们已步入了一个完全信息化的时代，全社会处处充满了信息，当然对于信息的收集、整理、处理、加工的能力也大大提高。而信息的传播途径不会受到任何时空的约束，这样的网络体制下人们的社会与经济、生产的结构都发生了翻天覆地的变化，人们的活动越来越趋向全球化的发展。而随着电子信息技术的快速发展，人们在很大程度上忽略对于电子信息的保存与管理。如：电子信息技术帮助档案管理人员保存丰富的档案资料，但是在此时也给档案工作者带来了极大的挑战。电子信息技术是不是可以很好的用在档案管理的工作中，这也将对保护历史文化遗产以及传承等产生不可推卸的作用。

一、利用电子信息技术对档案进行管理工作的优势

随着互联网的兴起，电子信息技术越来越发达。社会网络化走进人们的工作和学习中，渐渐的被人们所接受。对于档案的管理工作开始都是纸质版本，现在逐渐成为了电子档案。从这一点可以说明当今社会在不断的发展与进步，而应用电子信息技术对档案管理工作有什么好处呢？它的优点在哪里？下面笔者一一阐述：

1、档案管理的工作变得越来越便捷

以计算机和互联网作为一个基础平台，档案管理的工作者便可以在任何时间任何地点，运用计算机对各种数据及信息进行统计整理、清查检索等工作。这样省去了翻阅纸质档案资料的时间与各种手续、省去了大量档案文件所占用的空间，十分的便捷。

2、查阅和检索逐渐被网络化

在对电子档案的管理系统中，每一份电子档案都具备一定的属性，根据这些属性信息的不同可以对客户的不同权限对各个部门进行开放。运用这样的方法可以不用必须去档案部门去进行检索和查阅，现在可以利用网络的各种终端对档案随时进行检索或者查阅，这样便提高了对信息检索的利用率。

3、电子档案与文件的一体化管理

办公室自动化趋势的背景下，档案工作的升级是电子档案与文件的一体化管理，不同的文件中会包含不同的文字、照片以及声音和图像等，当办理工作结束之后，便能够进到相对应的档案资料数据库，这些由资料库的管理工作人员分别归类整理，通过这样的方式便能在任意时间进行归档，电子档案的管理逐渐变得一体化。

二、电子信息技术在档案管理工作中应用的问题

1、对电子化的档案管理认识模糊

工作人员的认识不到位，与实际工作存在一定的差距。而这些差距通常将会导致工作的失误，例如：对那些比较重要的文件资料，不能及时进行打印或者备份。如果对计算机的依赖性过强，那么假设计算机出现了故障，就有可能导致档案资料的丢失。与此同时，对电子文件归类的意识存在一定的欠缺。如：利用计算机去起草一些文件资料，当打印出来正式的纸质版的文件过后，那些电子版本的草稿文件就非常容易忽视了。这些电子文件许多都没有保留下来，他们会不断的被删除、覆盖，这样造成了信息的大量流失。

2、电子档案的规范化的管理存在一定的缺失

近几年，随着互联网络的快速发展，我们可以利用互联网络接收与发送电子档案，利用网络向上一级或各个单位进行汇报，相当的便捷。此外，现对电子文件仅是进行了逻辑性的归档处理。当下，针对电子文件资料在网络中的安全问题也引起了极高的关注。就拿档案管理举例，最明显的一个问题就是，在对办公自动化系统进行设计的时候缺少档案工作者的参与环节，而大多数的档案管理人员对计算机网络的了解相对较少。据此建立的网络系统大多是设计了逻辑归档这一项功能，把这些有关的信息归为档案部门的使用终端上面，这些电子的文件资料并没有下载下来，放在一个可以脱机进行保存的载体中。如果网络一旦出了问题，那么这些个电子文件就完全有可能丢失。

3、档案管理专业人才缺失、机构不全

对于电子档案的管理人员来说，需要是专业的人士且要有专门的档案管理的部门。但是与当前相比，很多档案的管理者素质偏低，对计算机网络也不够精通，十分缺乏专业性，这样致使对电子文件归档的管理非常的不严谨。如果对电子档案没有一个统一的管理体制的话，未来完全可能会造成档案资料的丢失和泄露。

三、结束语

在当下经济社会快速发展的前提下，科技使我们的生活变得越来越便捷，与此同时对人们的专业素养要求也是越来越高。在档案管理的过程中，既需要人员对管理技术熟练掌握，也需要对档案管理工作者要求越高。然而，在我们享受着便捷的时候也在不断地发现档案管理工作中的错误。因此建立一个健全的档案管理体制并进行规范，这将会使档案管理工作更加严谨。

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