强化企业合同管理 依法合规运行的建议

杨 锦

中铁华铁工程设计集团有限公司，北京 100071



强化企业合同管理 依法合规运行的建议

杨 锦

中铁华铁工程设计集团有限公司，北京 100071

现代社会可以说是一个合同社会。合同是连接一个企业生产经营或运营的纽带，是最基本的法律关系，任何一方违反合同都是要受到法律法规制裁的。一个企业经营成败与合同和合同管理有着密切的关系。随着市场经济、法治社会的不断发展，都对企业合同管理提出了更高的要求。

合同管理；依法合规；企业

合同是平等主体民事权利义务意思表示一致的协议。随着我国市场经济的不断发展，社会主义法治建设的不断完善，许多企业已经逐步成为自主经营的市场主体，加之市场经济发展的客观需求以及合同管理问题的存在，所以，当前企业的合同管理要以市场经济要求为出发点和落脚点，以依法合规运行为准则，强化企业合同管理工作。

本文以强化企业合同管理，依法合规运行提出一些建议：

一、强化企业合同管理依法合规运行的重要性

依法合规通常情况下包含以下三层含义：遵守规制，即企业内部包括企业的商业行为准则；遵守规范，即道德规范以及职业操守等；遵守法规，即国家法律法规和监管规定。

(一)强化合同管理依法合规运行有助于维护企业权利与利益

强化合同管理依法合规一方面为维护企业的权利和利益提供了依据和保障，另一方面有利于完善合同条款和对合同履行进行实时把控，如果对方违约，可以及时追究对方责任，将公司损失降到最低。

(二)强化合同管理依法合规运行是规范企业正常经营的重要保证

随着国内经济不断国际化趋势的发展，国内企业发展也需要融入世界经济一体化的大环境中，所以，企业经营活动中的各个种要素资源的重组流动也更多、范围也更加广泛，而合同是规范企业正常经营的重要载体。从企业项目的论证决策、前期相关材料审批到具体签订合同、履行合同，不管是从实质内容来说，还是在程序上来说，依法合规都贯穿于整个过程。强化合同管理依法合规可以使合同的签订履行更加能够适应企业与内外环境的互动要求。守规章，依法管理，守合同，依法经营，是培育企业良好信誉的重要手段和途径，只有这样，一个企业才能在激烈的市场竞争中立于不败之地。

(三)强化合同管理依法合规运行是减少经济纠纷的重要保证

中铁华铁虽然是重组成立时间不长，目前面临管理格局复杂，专业多，层级广，涉及面比较广泛，防控难度大等问题。法律合规部主责的经营风险主要是合同风险，其原因包括合同签订不公平，违约处理不及时，合同修正沟通的不一致，所以，防范经营风险的关键就是把住合同这个关口。强化合同管理依法合规有助于提高全员意识，保证合同的合法性和完整性，是企业防范法律风险的根本之策。

二、企业合同管理中存在的问题

(一)合同签约不及时，合同法律意识淡薄

目前，在签订工程设计及监理合同过程中，存在合同签约不及时，工程设计及监理条款不完善的现象。究其原因，首先是工程设计及监理牵扯的环节多、任务量大，要想做到面面俱到，有很大的困难。如若在合同中涵盖所有环节，这无疑加大了合同制定的难度。其次是企业法律意识不强，签署高额工程项目合同时往往将签订合同流于形式，并没有对合同条款进行仔细推敲，没有对违约责任和违约条款等作具体明确的规定，权、责、利不明，给合同纠纷、损失以及经济风险留下了隐患。最后是缺乏一个完全法治化的社会环境，合同法律体系不够完善，部分法律条文不够严谨。

(二)工程设计及监理合同管理不完善

根据合同管理规定，工程项目中签订的合同都应由专门的合同管理部门进行规范化管理，对于合同的签订和管理也要有明确的制度，例如，合同应该由哪个部门来制定和审核，又需要履行什么样的签字程序，工程设计图纸又该通过什么渠道来进行传递和提交，设计工作量怎样审核以及如何支付费用等。在实际工作中，工程设计监理合同管理并不完善，从而导致没有办法有效的监督工程设计合同，无法保障其合理合法的执行。

(三)管理人员依法合规责任意识不强，合同管理违规处罚力度不大

企业合同管理上的一些问题，其实一定程度上是由于一些企业领导和管理人员依法合规意识不强。尽管很多企业依法合规工作在不断深入，企业干部和员工依法合规意识有了一定的提升，但是仍有一些部门工作人员存在侥幸心理，没有对企业合规管理相关职责给予足够的重视，仍然是原习惯旧做法，把合同单纯的理解为仅仅是结算的一道手续，不严格按照合同的约定来履行各自的职责，这种认识上的偏差使其放松了对自身的合规要求，面对激烈的市场竞争可能会铤而走险，更有甚者会触犯国家法律法规和监管规定，不仅给个人和企业会带来经济损失，而且会给企业的名誉造成不良影响。企业在检查发现合同管理出现违规行为时，并没有严格按照公司的规章制度来进行考核处罚，这也导致了违规现象时有发生。

(四)合同管理工作基础薄弱

首先是合同管理人才缺乏，对合同管理人才培养不够重视。合同管理是一项知识面广、专业性强的管理工作，管理人员必须具备多方面的知识和能力，既要懂预算、财务、金融，又要懂税务、法律、保险。但是由于我国的合同管理起步比较晚，企业本身就缺乏专业的合同管理人才，再加上外部环境不规范等诸多因素的影响，所以，在企业内部该没有形成重视合同以及重视合同管理人才培养这样一种意识和一种环境氛围。

其次是合同示范文本不规范。虽然我国早已制定了合同示范文本，而且很多企业在针对合同应用标准文本上做了很多工作，但是仍然有很多企业合同还是没有采用合同示范文本，导致合同条款约定不明确、不规范，责任划分不清，缺少行之有效的处罚办法。

另外，企业合同审查审批流程节点多、效率低。企业一方面本着从严管理的原则，设置审批流程时需要充分考虑所有要求，既要满足制度要求，又要满足管理部门在各方面的监控，这就造成了审批流程长、环节多。另一方面部分审查审批人员还不是很适应网上审批流程，导致待办业务处理不够及时、审批质量也不高，则影响了合同审查审批的效果。

三、强化合同管理依法合规运行的建议

企业应将依法合规贯穿于生产经营管理全过程，贯穿于合同管理得全过程。

(一)提高依法合规意识，健全合同管理制度

要使合同管理科学化、规范化、法律化，首先要提高员工依法合规的责任意识，完善合同管理制度入手。根据我国《合同法》和相关规定并结合单位的实际情况制定切实可行的合同管理制度，包括合同管理人员培训、合同管理奖惩制度、合同的签订、审批、审查、登记、法人授权委托办法、合同示范文本管理、合同专用章管理、合同定期统计与考核审查、合同履行与纠纷处理等，使合同管理工作有章可循。与此同时，要加大依法合规教育宣讲力度，以“依法治企，合规经营”为主题核心，采用宣讲案例、推广经验等方法，保证每一名员工将依法合规理念牢记心中，要将制度要求在生产经营的每一个环节上都有所体现，传递落实到每一个工作岗位。

(二)建设依法合规管理体系，将依法合规落实到合同管理中

企业可根据自身实际情况，编制统一的依法合规管理体系，制定依法合规管理制度，规范管理、明确管理体制等，建立操作性较强的管理行为规范。除此之外，还应将依法合规真正落实到合同管理中，从准备合同到终结合同，对其中的每一个环节都要严格依法合规运行，从而全面提高企业管理水平。

(三)抓好合同管理基础工作

基础是一切工作的前提条件，所以，要想强化合同管理依法合规经营，就要从基础上抓起。首先要加大合同专业知识的培训，提升合同管理人员的业务素质和能力。合同管理人员的业务素质的高低对合同管理质量有着重要影响，所以，企业应加强对各级管理人员合同法规的宣传教育，以促进各级管理人员转变老旧思维模式，增强法治观念和风险意识。根据对合同管理人员的具体要求，坚持优胜劣汰的原则，通过公开考试和竞争招聘方式来选拔优秀合同管理人员，把优秀人才安排在合同管理岗位上。人员确定后，还可根据本单位和市场的实际情况来加强合同管理人员的继续教育工作，从各方面来提升合同管理人员的业务素质和能力。其次，结合企业实际情况，持续补充、修订标准合同文本，细化规范质量，明确权和责，提升文本质量。最后，优化流程节点，以促进系统顺畅运行，齐抓共管，形成合力，提高审批效果，保障合同及时签订。

(四)建立合同管理信息系统

信息是合同管理的窗口，在信息技术高速发展的今天，为了能够及时掌握合同的实施情况，应将合同管理建立在信息管理的基础之上，企业要大力推行合同管理信息化，充分利用网络优势进行合同管理，以提高企业合同管理效率。

(五)设定科学的考核指标，加大依法合规管理的考核力度

按照依法合规管理要求，改进现有考核指标体系，完善对合规工作及合同履行情况的考核制度，对单位领导班子个其他合同经办人员、管理员以及审核人员都进行严格考核，加强对本单位合同签订授权的管理与控制。与此同时，对合同发起不及时的，要严格追究合同主办部门领导的责任。另外，发现审查审批延期和审查把关不严等违规人员，要按照相关规定给予一定的经济处罚和行政处分。

四、结语

合同管理是一项高智能工作，是项目管理的核心。没有高效的合同管理，就不能行之有效的进行工程项目管理，所以，强化企业合同管理依法合规运行，对于企业开展经济活动有重要意义，对于企业的经济利益也有重要影响，它是企业在激烈的市场竞争中立于不败之地的保障之一，同时也能够促进我国经济立法的完善，对于完善市场体制也有促进作用。作为合同管理人员，我们应该认识到自己的本职工作的重要性，把握好合同管理的每个环节，维护企业利益。

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2095-4379-(2017)13-0185-02 作者简介：杨锦(1972-)，女，北京人，硕士研究生，中铁华铁工程设计集团有限公司，中级经济师，研究方向：法律合规管理。