档案管理社会化问题研究

摘 要：在新时期背景下，档案工作必须从重“藏”转变为重“用”，要从为少部分人服务转变为面向社会服务，所以实现档案管理社会化已是大势所趋。笔者结合已有的经验，略谈几点实现档案管理社会化的对策，意在起到抛砖引玉之用。

关键词：档案管理；社会化；对策

进入新世纪之后，我国的社会经济迅猛发展，档案事业开始引起社会各界的高度重视。档案记载着历史信息，其重要性不言自明，加强档案管理是时代的需要。在当前形势背景下，实现档案管理社会化是大势所趋。这是档案事业适应社会发展的具体表现。笔者结合已有的经验，略谈几点实现档案管理社会化的对策，意在起到抛砖引玉之用。

1 构建多元主体互动机制

一直以来，档案管理都是率属于公共部门的档案馆来实施，说到底还是以政府为主导，社会大众和其他社会力量在此过程中难以发挥应有的作用。随着时代的变迁，政府在档案管理中占据绝对主导地位的行为已经难以适应社会发展的需要。国外的新公共管理思想理论对实现档案管理社会化大有启发。在档案管理社会化过程中，档案部门要打造档案管理事业的多元化主体，构建一个由档案部门、社会大众和其他社会力量共同组建、一起发挥作用的管理机制，而且这些多元主体要结合具体的档案管理事务进行有效互动和及时沟通，通过互相理解来兼顾各方的利益，实现对档案事业的大力支持。档案部门也要正确定位自己的角色，发挥协调中和作用，均衡社会大众和其他社会力量的利益。

2 引入科学有效竞争机制

要想激发某项事业的活力，需要适当引入竞争机制。档案管理主体多元化互动机制为良性竞争创造了良好的条件。竞争代表着强弱之分，但是也激发了创新。在传统“官僚制”视域下，档案部门一般不重视引入先进的管理技术和管理理念，不重视社会大众对档案事业的诉求。引入竞争机制，一是可以激发档案部门主动提升自己的业务能力，比如完善馆藏结构、充实馆藏量，竭力为社会提供良好的档案服务，二是激发档案部门创新管理方式和管理理念。具体而言，档案部门在管理档案事业时，要与社会力量进行良性竞争，获得社会大众对档案事业的满意度；其次，要在不同等级的档案部门之间参与竞争，主动提升自身的形象，创造良好的口碑；再次，档案部门也要在内部引入竞争机制，促使工作人员进行竞争，激发他们主动寻求更好的档案管理方案。

3 建立畅通无阻沟通渠道

要想顺利实现档案管理社会化，需要档案部门与社会大众进行密切交流与沟通。毫无疑问，交流渠道不顺畅可能会导致档案部门的管理方式不符合社会发展需求，也导致档案部门可能无法及时提供社会大众所需要的档案服务，就算提供了一些档案服务，也可能会因为信息不对称而不被社会大众所接受，这些都会造成资源浪费，影响档案事业的可持续发展。有鉴于此，档案部门与社会大众之间要建立起畅通无阻的沟通渠道，使档案管理进程与社会接轨，相辅相成、相互促进。具体而言，档案部门可以通过电话、访谈、电子邮件、微信等调查方式来获得相关信息，了解社会大众对档案事业的需求，档案部门还要及时更新自己的官方网站，及时回复社会大众的留言，形成良好的双向反馈渠道。

4 参考社会化的服务方式

档案管理社会化一是要打破由政府绝对主导的局面，二是要改革以往传统的档案服务方式，在服务过程中凸显社会化。可以参考公共服务市场化的做法，引入合同外包、特许经营、适当付费等管理方式。

所谓合同外包，就是通过签订合约的方式，将档案服务中非核心业务外包给第三方专业组织，这对提高档案馆工作效率大有裨益。所谓特许经营，就是档案部门准许企事业单位或非营利性组织在某个时间段内具备通过向用户收费来提供一些服务的职能。具体表现方式可以是个人档案寄存，这还可以帮助档案部门实现一定的经济创收。总之，档案部门要和其他主体按照具体情况来提供有针对性的档案服务。

5 持续提高现代管理水平

档案部门在管理过程中还要引入战略管理和绩效管理，推动档案事业的长远发展，为社会提供精准高效的档案服务提供动力。

一方面，档案部门要从宏观角度制定科学合理的工作战略，对本单位的工作职能进行明确定位，不断提升本单位的竞争力。另一方面，档案部门要将制定的宏观战略进行分解，形成一个个子任务，再落实到每个工作人员身上，为绩效管理创造条件。目前，绩效管理已经在社会各个领域中都得到了应用，档案部门也要实施绩效管理，将工作人员的工作表现与薪酬待遇相挂钩，激发工作人员的工作积极性。当然，档案部门全部工作人员都要参与到绩效计划制定、绩效管理实施、绩效结果应用的整个流程中，使档案部门的整体竞争力得到提升。

总之，在新时期背景下，档案工作必须从重“藏”转变为重“用”，要从为少部分人服务转变为面向社会服务，所以实现档案管理社会化已是大势所趋。档案部门要按照这个方向不断探索，提高管理水平，力争在社会主义现代化建设中做出更大贡献。

参考文献

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[4]于腾霄，王立玲.企业档案管理社会化问题研究[J].黑龙江档案，2013（04）：65.

作者简介

姚欣（1978-），女，汉族，湖北十堰人，现任湖北省十堰市科技情报研究所副所长，副研究馆员，大学学历，研究方向：档案管理、科技服务。