用经典管理理论解决企业档案管理工作面临的问题

焦洁

摘 要：档案管理工作作为企业管理的一项基础性工作，对企业的发展越来越起到举足轻重的作用，本文尝试用管理学中的经典管理理论来解决企业档案管理工作中面临的问题。

关键词：档案；企业；管理；理论

经典管理理论现已成为企业管理的一项重要指导思想，各企业在管理应用以此为参考，借鉴经典的力量结合本企业实际开展管理工作。企业档案工作是企业管理的一项基础性工作，是企业从事生产、经营和管理等各项活动的重要依据，是企业的重要资产和信息资源，管理着企业的无形资产和商业技术机密，其发展水平的高低直接影响着企业的经济效益和改革进程。建立和开展企业档案工作是发展的必然要求，也是积极推进企业档案工作为经济建设服务的内在需要。本文试就企业常用的经典管理理论引入企业档案管理工作当中，解决企业档案工作所面对的问题。

1 企业档案工作面临的问题

虽然企业所涉及的经营范围，服务对象不同，但笔者在查阅过程中发现，各企业的档案部门所面对的问题却大体相同，主要表现在：

（一）企业领导的重视程度不够。

作为企业的资料提供和基础服务部门，由于档案部门并不属于与企业经济直接挂钩的一线部门，而档案作用价值并非一朝一夕就能突显的特点，往往会被人忽视。某些企业也要求科研生产项目资料的归档与否同承包经济责任制的考核挂钩，但现在有的已形同虚设。档案人员参与课题鉴定、参与项目竣工验收也都不复实行；至于档案人员大幅削减、库房设施条件长年不予更新。

（二）档案队伍不稳定。

企业机制的转变，使企业内部产生了紧迫感和危机感，档案管理队伍也遭遇冲击。面对各种工作环境因素改变的现实，部分档案管理人员同样会因为环境因素有所转变，认为档案部门效益差，且工作琐碎、考勤严、评定职称受限制等，或“跳槽”，或转岗；还有则是得过且过，影响档案工作的开展和发展。

（三）企业各项档案管理制度的执行和落实存在不足。

有的企业虽然制定相应的档案管理制度，但对二级单位的执行力欠缺，对各业务部门和基层档案管理的监督考核力度也大为缺乏等问题。

（四）影响档案管理的因素复杂。

在管理过程中随机性和突发性因素所占比例大，预见性差。档案工作还受档案部门软硬件设备、管理手段、人员综合业务素质以及相关外部环境因素的制约。这些问题的存在，距离满足高标准、规范化档案管理的职能要求还存在差距。

2 用经典管理理论解决问题

（一）霍桑效应。

它是心理学上的一种实验者效应。20世纪20-30年代，美国研究人员在芝加哥西方电力公司霍桑工厂进行的工作条件、社会因素和生产效益关系实验中发现了实验者效应，称霍桑效应。

实验的第一阶段是从1924年11月开始的工作条件和生产效益的关系，设为实验组和控制组。结果不管增加或控制照明度，实验组产量都上升，而且照明度不变的控制组产量也增加。另外，有试验了工资报酬、工间休息时间、每日工作长度和每周工作天数等因素，也看不出这些工作条件对生产效益有何直接影响。第二阶段的试验是由美国哈佛大学教授梅奥领导的，着重研究社会因素与生产效率的关系，结果发现生产效率的提高主要是由于被实验者在精神方面发生了巨大的变化。参加试验的工人被置于专门的实验室并由研究人员领导，其社会状况发生了变化，受到各方面的关注，从而形成了参与试验的感觉，觉得自己是公司中重要的一部分，从而使工人从社会角度方面被激励，促进产量上升。

这个效应告诉我们，当工作受到公众的关注或注视时，工作的效率就会大大增加。因此，我们在档案管理工作中，是否可以自己选择思想上的转变，不等不靠，结合工作实际采用企业领导所认可或为企业带来更大价值的行为，才能受到更多的关注，让我们所处的档案工作更加受到重视，以便得以企业领导的支持更好的开展我们的工作。

（二）破窗效应。

美国斯坦福大学心理学家菲利普·辛巴杜（Philip Zimbardo）于1969年进行了一项实验，他找来两辆一模一样的汽车，把其中的一辆停在加州帕洛阿尔托的中产阶级社区，而另一辆停在相对杂乱的纽约布朗克斯区。停在布朗克斯的那辆，他把车牌摘掉，把顶棚打开，结果当天就被偷走了。而放在帕洛阿尔托的那一辆，一个星期也无人理睬。后来，辛巴杜用锤子把那辆车的玻璃敲了个大洞。结果呢，仅仅过了几个小时，它就不见了。以这项实验为基础，政治学家威尔逊和犯罪学家凯琳提出了一个“破窗效应”理论，认为：如果有人打坏了一幢建筑物的窗户玻璃，而这扇窗户又得不到及时的维修，别人就可能受到某些暗示性的纵容去打烂更多的窗户。久而久之，这些破窗户就给人造成一种无序的感觉。结果在这种公众麻木不仁的氛围中，问题就会大量滋生、繁荣。就把人的这种心理命名为“破窗效应”。

档案人员的不稳定性是由企业自身变革所带来的，在企业出现变革情况下，档案人员同样会有原有秩序被打破的心理。档案人员若能继续“有序”工作，必须适时调整和健全企业档案管理机制， 本着统一领导、集中管理的原则， 建立独立的档案管理机构， 健全专职和兼职档案管理人员网络，明确分工，细化服务，做到责权、利相结合。才能避免档案人员内部出现“破窗效应”，给档案人员以稳定的有序的保障。

（三）手表定理。

手表定理是指一个人有一只表时，可以知道现在是几点钟，当他同时拥有两只表时，却无法确定。两只手表并不能告诉一个人更准确的时间，反而会让看表的人失去对准确时间的信心。

手表定理在档案管理方面，给我们一种非常直观的启发，就是对企业内档案系统内的管理，不能同时采用两种不同的方法，不能同时设置两个不同的目标。在企业在贯彻执行国家和地方档案法律法规的同时，都会相应制定符合本单位实际的档案工作规范，可就二级单位的工作规范也应在参照《档案法》和本企业已制定的工作规范的基础上进行制订。并保持自上而下的统一性，这样，在档案工作管理过程中，不会出现两种标准，利于档案管理工作的开展。

（四）木通定律。

水桶定律是讲一只能够多少水，取决于它最短的那块木版。这就是说任何一个组织的，可能面临的一个共同问题，即构成组织的各个部分往往优劣不齐的，而劣势部分往往决定整个组织的水平。

管理因素复杂，档案人员水平的参差不齐，每一个都会直接影响档案管理工作，全面提高档案管理人员的整体素质。用木桶理论影响企业档案管理人员，保证每一块板子都是一样齐的。现代企业档案管理是科学化和人性化相结合的一项基础管理工作，为此对企业档案管理人员应重点加强三个方面的管理： 第一是提高档案人员的政治素质。档案工作者只有具有政治上的坚定性、敏锐性，才能保证档案工作的可靠性。第二是提高档案管理人员的文化素质。档案工作涉及各个方面、各种专业， 必须掌握丰富的文化知识才能做好档案工作。要鼓励和提供条件让档案人员努力学习各种专业知识，大力推动档案人员的继续教育工作， 形成不断学习、不断提高的良好风气， 以适应企业发展对档案工作越来越高的要求。第三是要提高专业素质。档案工作是一项专业性很强的工作， 从事这项工作的同志必须掌握档案工作的方法和规律， 精通档案业务。要进一步加强档案工作岗位培训，广泛开展业务交流，有效沟通同行业务动态，促进档案管理人员整体素质的不断提高。

参考文献

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[2]屈秀兰.强化企业档案管理的对策[J].兰台世界，2008（5）

[3]韩君，冯晓丽.现代企业档案工作的现状及应对[J].兰台纵横，2010