试述促进高职院校档案管理工作创新途径

杨莹

摘 要：随着教育体制改革的不断深入，以及社会用工需求的短缺，使得高职院校的办学规模不断扩大，这时，高职院校组织开展档案工作的难度也会相应的增加。本文根据笔者工作实践，对高职院校档案管理工作创新进行了分析探讨。

关键词：高职院校；档案管理；创新

随着科学技术的发展，信息技术在教育教学中得到广泛的应用，同时产生大量的电子文件，在这种情况下，无论是档案的数量，还是档案的载体都会快速地增长，与当前高职教育发展的需求相比，传统的档案管理模式早已不适应，并且对高职档案工作的发展产生阻碍作用。面对新情况、新问题，如何创新档案工作，使档案工作为教学科研、社会提供更好的服务，逐渐成为高职院校档案工作的重点。

1 高职院校创新档案管理工作的意义

（1）创新档案管理工作适应了时代的发展

随着科学技术的发展，信息技术得到广泛的运用，使得高职院校档案工作发生变化。在信息技术的背景下，档案信息网络化、服务需求个性化成为档案工作面临首要问题，如何开发利用信息资源，对档案信息进行一体化管理成为高职院校档案管理工作创新的关键所在，为此需要对档案信息化建设的管理模式进行不断地探索，通过创新进一步解决现实问题，进而在创新中推动档案工作的持续发展，同时在发展中实现创新。

（2）创新推动档案管理工作的持续发展

随着经济的发展，生活水平的提高，档案管理工作逐渐摆脱传统的手工操作，逐渐转变为网络化、数字化管理，可以说，每次创新都凝结了档案管理人员的心血，同时为档案工作的持续发展注入新的动力。为了与时代保持同步发展，高职院校在组织开展档案工作的过程中，需要进行大胆的创新，对传统的管理模式进行变革，借助先进的管理理念对档案工作进行指导，进一步帮助档案管理人员提高素质，不断丰富档案资源，同时实现档案资源的数字化管理，最大限度地挖掘档案资源的价值。

2 高职院校档案管理工作存在的问题

对于高职院校来说，组织开展档案工作，就是对高职院校的办学方针、政策，以及教学大纲、课程安排、学生管理等原始资料，通过文字、实物、音像等方式进行保存，为以后的查找、利用做好准备。借助原始的档案资料，后人可以回顾高职院校的发展历程。在档案工作方面，虽然高职院校取得一些成就，但是与高职院校的发展相比，无论是管理设施、人员素质，还是规章制度都存在不相适应的地方，对于高职院校来说，这些环节一直比较薄弱。

（1）管理设施落后

对于高职院校的档案管理部门来说，其日常工作主要是收藏档案资料。随着时间的积累，收集的档案资料逐渐增多，在这种情况下，档案资料占用的库房、设备的数量也会相应的增加，同时这种侧重档案资料收藏观念，导致档案资料难以发挥自身应有的作用。对于一些高职院校的领导来说，往往重视教学工作方面的投入，但是弱化了档案工作方面的投入。无论是人力，还是资金，档案管理部门与其他部门相比都存在一定的差距，由此带来的问题，主要表现为：首先，缺乏购置存放档案资料的设备，导致设备跟不上，而原有的设施在一定程度上难以满足现有档案资料的存放要求，尤其是陈旧的档案设施不能适应当前档案数字化、现代化管理的需要；其次，沿用传统的手工方式对档案资料进行管理、利用，这种管理模式，不仅工作强度大，而且浪费时间，并且管理效率低下，导致许多有价值的档案资料被闲置，造成档案资料的浪费；最后，先进的数字化管理平台没有在档案管理方面得到应用，进而堵塞而来新信息的传播渠道，同时不能与兄弟院校分享成功经验，进一步影响档案工作的创新。

（2）档案管理人员素质偏低

在高职院校的日常管理工作中，档案管理是一项综合性工作，一方面具有较强的政策性，另一方面具有较强的专业性，因此，档案管理人员的素质在一定程度上决定着档案管理水平。在高职院校中，由于领导层没有高度重视档案工作，同时忽视了对档案管理人员进行专业技能培训，使得档案管理人员无法掌握更多的专业知识、提升档案管理技能，依然在原有的基础上组织开展档案管理工作，难以纠正陈旧的思想观念和拓宽工作思路，在这种情况下，如果遇到技术性、突发性问题，这些档案管理人员往往难以解决。

（3）规章制度不完善

为了确保档案管理体系正常运行，需要规章制度作保证。在组织开展档案工作的过程中，规章制度的作用主要表现在强制性和保障两方面。例如，如果档案资料缺乏完善的归档制度，那么借出去的档案资料不可能被按时归还。同样，如果没有健全的奖惩机制，档案管理人员在开展档案管理工作时就会存在怠工现象，此时也就无法对档案工作进行创新。

3 档案管理工作创新遵循的原则

对于高职院校来说，在对档案工作进行创新时，需要遵守以下原则：

（1）统筹管理

高职院校在对档案工作进行创新，需要统筹管理档案工作，对档案工作中遇到的问题进行及时协调、沟通，加强部门之间的合作。

（2）管理制度化

高职院校需要建立完善的档案管理制度，对收集、整理、鉴定、保管、统计、利用档案资料的各个环节进行制度化管理。同时，在解决矛盾的过程中，可以进一步完善档案管理制度，从而充分发挥档案管理制度的作用。

（3）服务

对于高职院校来说，对档案进行管理，其目的就是为教育、教学、科研、社会等提供服务，既要保证档案资料的日常服务，又要对档案资料进行开发，充分挖掘档案资料的潜在价值，使其更好地为社会服务。

4 高职院校档案管理工作创新的具体途径

（1）创新管理模式

一方面，将先进的管理软件引入到档案工作中，借助现代化的管理手段，对档案资料进行进行立卷、归档、检索管理，进一步取代传统的手工操作模式。另一方面，借助发达的互联网，实现档案信息的互联互通，丰富获取档案信息的渠道。首先搭建档案信息共享平台，及时了解档案的发展趋势，准确把握档案的发展方向；其次加强兄弟院校之间的沟通交流，分享各自成功的管理经验。另外，需要充分认识档案资料的价值，并将档案工作纳入教育教学活动中，同时在人财物等方面给予扶持，帮助档案管理部门开发、购置先进的管理软件，对档案进行数字化、现代化管理。

（2）加大教育培训的力度，提升档案管理人员素质

在组织开展档案工作方面，一方面要求档案管理人员具备良好的职业道德，另一方面要具备丰富的专业知识和较强的专业技能，因此，高职院校需要对档案管理人员加大教育培训的力度，帮助其提升综合素质。同时可以借助奖惩机制激发档案管理人员的工作的热情，帮助他们挖掘自身的潜能，为档案工作创新创造条件。

（3）完善档案管理制度

首先，完善档案归档机制，确保档案资料及时归还和档案资料的完整性；其次，建立健全奖惩机制，借助奖惩机制激发档案管理人员工作的积极性和主动性，从根本上帮助档案管理人员从被动工作转变为主动工作，为档案工作创新奠定基础。

5 结论

综上所述，档案工作创新不仅关系到高职院校的持续发展，同时影响档案工作本身的发展，通过创新为档案工作提供指导，帮助高职院校解决实际问题，在教育、教学、科研、服务社会等方面充分发挥档案资料的作用，不断挖掘档案资料的价值。

参考文献

[1]姜波.高职院校档案管理的问题与对策———以LZ职业技术学院为例[D].西南财经大学，2014-02-01.

[2]王雅南.高职物业档案管理学习情境具体设计———以任务驱动工作过程导向为例[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2014-07-25.