信息化背景下的档案管理研究

摘 要：信息化背景下的档案管理研究，不仅在一定程度上提高了我国档案管理部门的工作效率，还在一定程度上避免了档案信息的泄露，为保护档案持有者的个人信息，保护国家机密提供了重要依据，由此可见将信息化技术应用于档案管理中，是我国档案管理单位一项重要的改革措施，切实加快了我国档案管理工作信息化进程，为促进我国档案管理部门的长足发展提供了重要线索。

关键词：信息化背景下；档案管理；研究

如今信息化已经逐渐渗透到人们的生活、学习以及工作等领域，甚至对国家经济的发展也起到了巨大的推动作用，而我国部分地区的档案管理单位还没有认识到信息化技术的便利性与可靠性，依然采用传统的管理方式进行档案管理，因此本文分析了信息化背景下档案管理研究意义，并进一步研究了信息化背景下的档案管理途径，为加快我国档案管理单位的信息化进程提供了基础，为部分地区档案管理部门的深化改革提供了科学借鉴。

1 信息化背景下档案管理研究的意义

档案管理是一份十分繁杂的工作，具体包括档案整理、档案收集、档案保管、档案编目、档案价值鉴定以及档案的统计和研究等，传统的档案管理工作需要大量的人力和物力，并且无法保证档案管理工作效率，信息化最大的特点就是能够通过数据库将繁琐的信息科学合理的收集与整理，以电子计算机为依托利用信息化技术进行档案管理，分别建立档案收集、保管、检索等数据库，将大量的档案信息录入计算机数据库系统，不仅能够提高档案管理工作效率，还使档案的调取与检索工作变得更加简单和方便，在一定程度上能够有效避免长时间内档案没有人追踪而丢失的情况，对确保档案拥有者的信息安全具有重要意义[1]。

此外，档案管理不仅是一项基础管理工作还具有集服务、管理与政治于一体的特点，将信息化技术应用于档案管理工作中，也是我国档案管理与时俱进的重要表现，将档案管理信息化，能够促使档案管理部门不断发展与进步，由于信息化档案管理工作，对管理工作人员信息化技术具有严格的要求，这就促使档案管理部门不断引进信息化技术人才，加强人才队伍建设，这对促进档案管理部门的长足发展打下了坚实的基础，对我国档案管理单位的深化改革起到了一定的推动作用。

2 信息化背景下的档案管理研究

2.1 建立完善的信息化档案管理制度

完善的信息化档案管理制度是保证信息化档案管理工作顺利开展的关键条件，建立完善的信息化档案管理制度首先要求档案管理单位大力宣传信息化技术对档案管理工作的重要性，同时还要通过培训使档案管理人员了解档案知识以及与档案相关的法律法规，通过思想教育使档案管理单位领导以及管理工作人员重视档案管理工作、明确档案管理工作的重要性[2]。同时档案管理单位要对管理人员进行信息技术培训，聘用专业的信息技术人员，为档案管理工作人员讲解信息技术应用于档案管理工作中的步骤与操作技巧，通过长时间的培训使档案管理人员掌握最先进的档案管理信息技术，并将档案管理工作责任落实到每一位管理工作人员当中，使其具有强烈的责任感，保证档案管理工作效率与工作质量。

建立完善的信息化档案制度，还要求档案管理单位形成一套规范性的信息化档案管理规范与流程，严格规范档案管理工作人员的工作程序，使其按照规范的信息化档案管理流程开展工作，同时档案管理单位还要在每个阶段对工作人员的工作情况进行监督和模拟考核，督促档案管理工作人员严格遵守信息化档案管理制度。

2.2 培养专业的信息化档案管理人才

专业的信息化人才是保证信息化档案管理工作有效进行的重要基础，培养专业的信息化档案管理人才需要档案管理单位从以下两个方面着手：首先，在信息化档案管理中要聘用部分专业的信息化技术人才，保证信息化技术人才的中坚力量，档案管理部门在本部门内部展开信息化技术培训，实行分组互帮机制，指派档案管理部门的专业信息技术人才作为互帮小组组长，对一定数量的信息技术基础较差工作人员给予培训帮助，并将小组互帮效果作为小组考核的重要标准，对小组整体成员信息化技术掌握程度较好的给予薪资方面的奖励，以此促进其他小组不断学习信息化技术。

其次培养专业信息化档案管理人才还需要档案管理部门制定相关的人员激励机制，制定相关的职称和薪酬机制，将档案管理人员的信息化技术应用水平，以及其他工作情况作为评级和薪酬的标准，从精神和物质方面激励档案管理人员，使其不断提高自身专业水平和职业道德素质，全身心投入到信息化档案管理工作中。

2.3 加强信息化背景下档案管理保护措施

信息化背景下，档案管理的安全性尤为重要，信息化档案管理数据库的录入模式以及数据之间的运行模式大体相同，二者之间存在着较强的依赖关系，一旦数据库被网络系统中的不法分子攻破，就会导致无数档案信息泄露，不仅威胁到档案持有者的信息安全，还有可能泄露国家机密，由此可见信息化背景下档案管理安全性的重要程度，要加强信息化背景下档案管理保护措施。

首先要求档案管理人员熟悉档案数据库之间的依存关系，在使用信息化管理档案的同时要及时对系统程序进行维护，消除数据库信息面临的威胁与破坏[3]。其次，保证信息化网络安全，信息化背景下的档案管理主要是利用网络对档案信息进行管理，因此加强信息化网络安全是确保档案管理安全的重要途径，保证信息化网络安全一方面要保证网络运行后台安全，另一方面要保证档案信息不泄露，档案管理人员在利用网络进行档案信息管理时，要保证操作的规范性，保证档案信息管理系统的安全运行，及时检测网络环境的安全性，通过扫描、认证的方式进一步加强档案管理的安全性。

3 结论

综上所述，档案记载着个人全部成长信息以及隐私，甚至有些档案直接涉及国家机密，因此档案管理是一项重要的工作，但传统的档案管理工作形式已经不能满足我国档案管理部门发展的需求，应该利用信息化背景下网络便利性与系统性，来提高档案管理工作效率，减少档案管理工作的成本，对信息化背景下的档案管理进行系统研究，有利于信息化背景下档案管理工作的顺利开展。

参考文献

[1]许桂清，李映天.信息化背景下分布式档案异构数据库的探索与研究[J].中国档案.2013（02）

[2]施秀平.改革开放三十年来我国档案信息化建设的成就[J].宁德师专学报（哲学社会科学版）.2015（04）

[3]向菁，吴振新.网络信息时代档案管理发展现状及趋势分析[J].中国图书馆学报.2015（02）

作者简介

孙来津（1968-），女，山东省乳山市人，大专，中共山东省委威海党校经济管理专业，助理经济师。