简论现代化管理手段和服务方式在国企档案管理中的应用

摘 要：为适应社会及市场发展，满足国家政策、企业自身以及客户需求，我国国企正在进行或改革或转型，而国企档案管理工作在这一进程中也出现了新的变化和问题，为进一步加强国企档案管理，提升管理水平，我们从国企档案管理现状与问题入手，研究现代化管理手段和服务方式在国企档案管理中的应用。

关键词：现代管理；服务方式；国企档案管理

在企业发展过程中，档案扮演着不可取代的重要作用，其对企业进行数据分析、市场预测、做出重要决策、辅助生产经营以及解决一些经济纠纷等方面发挥了至关重要的作用。但随着企业现代化的发展，企业中尤其是国企档案管理还沿袭着传统的档案管理模式，没有进行及时地创新和发展。当下国企档案管理在速度、质量、效率等方面都亟待提高以满足市场及企业运营的需求，现代化管理手段和服务方式的应用不仅能够帮助当下国有企业提升企业的档案管理水平，促进档案管理的信息化建设，更能从根本上帮助企业提高运作效率和工作水平，从而对提升企业整体核心竞争力，实现企业的现代化发展起到强有力的支撑作用。

1 当下国有企业档案管理的现状及问题

随着市场经济愈加开放，国有企业从垄断性市场中脱离出来，不仅要面对同行业的竞争，包括民企、私企、外企等，还要面临着国际市场的竞争，在追求“高效率、高质量、高收益”的竞争市场中，国企虽然有着一定的政策支持且前期有一定的平台优势，但国企“节奏慢”的特点容易在竞争中处于劣势，而国有企业档案管理目前也同样存在一定的问题需要解决。

1.1 档案质量管理

在这个信息爆炸的时代，国有企业需要保存和处理的文件档案也日益增多，如何在数量大幅增加的情况下保证档案的质量成为首要问题。企业的发展通常伴随着活动内容的增加，一些业务的扩展和行业的跨界合作也让日常经手的档案文件种类、数目激增，如果不能保证这些文件档案的管理质量，在后期项目落地或者有新工作需要进行参考时，一是查阅起来较为麻烦，二是资料很可能产生遗失，为公司带来不必要的损失和麻烦。

1.2 档案的进一步开发利用

很多国企确实比较注重档案的管理，但大多数只是遵照质量管理文件执行，具体档案管理起到什么作用并没有受到足够的重视。如果对档案的管理仅仅只停留在简单的整理、编目上，则档案就失去了其管理的价值，我们应当知道档案对于企业未来发展起到的不可或缺的重要作用，提高档案利用率，对档案作进一步的开发利用将有助于企业挖掘和分析出资料背后的潜在价值，帮助企业规避风险。

1.3 档案管理人员的素质有待提高

电脑已经成为了每个企业必备的电子设施，但许多国企中并未将档案管理与现代科技手段相结合，一方面是企业领导未意识到电子档案管理的必要性和重要性，另一方面则是因为档案管理人员的素质水平普遍不高，不能对电子设备有效利用。随着电子设备的普及，许多重要文件资料都开始以电子档的形式出现，如果档案管理人员素质和专业水平达不到档案电子管理要求，企业则无法正常与社会、市场进行接轨。

除以上问题外，当下国企档案管理还存在着诸多亟待解决的问题，包括档案科目分类不合理、未建立科学的系统性的管理模式、信息化管理不完善等。

2 现代化管理手段与服务方式的应用

国企档案管理问题突显的最根本原因在于其并没有引进现代化的管理手段和服务方式，导致档案管理无法跟上信息化社会的高速发展态势，继而难以保证企业的可持续性发展要求。因此，为了达到符合企业发展长远利益的目标，尤其是对于正在进行大量改革和转型的国企而言，利用现代化管理手段和服务方式就显得尤为重要。

2.1 充分认识国企档案管理现代化的必要性

受传统档案管理思维的影响，一些国企管理档案的方式方法依然遵循老旧思想，难以在管理手段和服务方式上进行有效提升，从而造成了落后的档案管理与企业对档案信息日益增加的需求之间的矛盾逐渐凸显。无论是国企高层还是从事档案管理的人员，都必须及时转变观念，意识到企业档案管理现代化的必要性和紧迫性，提升档案管理效率，为企业长远发展和健康运营提供保障。

2.2 利用先进技术手段进行国企档案科学化管理

引进现代化手段有助于实现国企档案管理信息化，其中包括利用数据挖掘技术对档案资料进行深度分类、归档和分析；利用数据存储技术对档案资料进行有效储存，免去人工存档所耗费的时间与精力；利用数据安全技术对储存数据的输入与输出进行管理，保证企业资料信息的安全；利用数据检索技术对已存档的信息资料进行随时随地的清查与阅览，极大地提高了档案检索的效率等。这些技术手段的应用为国企档案管理提供了一个有效的管理平台，在传统管理方式方法的基础上实现了信息化发展，同时也增加了企业资料的信息载体方式，方便对企业档案进行整体清理和检索查阅。

2.3 提升工作人员整体素质水平

企业现代化速度的日益加快导致企业档案的管理模式也从简单往复杂开始过渡，资料的门类越来越多，内容越来越交错复杂，这就需要企业管理档案的人员专业素质随之提升，考虑到企业档案的特殊性和重要性，档案管理人员在上岗时必须经过专业培训，对于档案整理以及科学化管理有了一定程度的基础之后再上岗，且上岗之后有必要不定时对工作人员进行培训。在综合档案管理的第一线必须对工作职责和工作内容有清晰的认识，在岗在责，提高保密意识，维护企业利益。

除以上几点之外，企业还可根据自身需要与合作单位建立共享数据库，进行资源和信息共享，一方面节省了市场调研和数据考察的成本，另一方面也为内部员工建立了一个可以有效沟通的平台，不过值得注意的是要做好企业内部数据的安全管理。

3 小结

现代化管理手段和服务方式在国企档案管理中的应用实际上实现了管理体制的创新，一方面是传统向新时代的过渡，在这一过程中不断“取其精华，去其糟粕”，精简不必要的流程，淘汰落后过时的方式方法；另一方面也是档案管理工作内涵的外延，档案管理信息化意味着企业已经开始转变观念和思想对传统的档案管理方式进行革新，同时也意味着企业开始意识到档案资料对于企业发展的重要性。为适应国企信息化建设和档案管理现代化的要求，国企档案管理工作还有很长一段路要走，随着科学技术的不断更新，现代化管理手段和服务方式也将处于不断变化的过程中，如此才能顺应社会和市场的需求，实现档案管理乃至整个企业的可持续性发展。

参考文献

[1]祝伟伟，汪英，齐晓玲.对现代国有企业档案管理的思考[J].办公室业务（管理与实践经纬）.2012（09）：84-86.

[2]谈清辉.国有企业科技档案检索方法提升与大数据管理探究[J].档案学研究.2014（5）：60-63.

作者简介

宋玉芬（1984-），女，汉族，山东高密人。