探讨基层档案管理存在的问题及对策

陈伟

摘 要：档案作为机关、组织机构或个人在各项活动中形成的文字、图像、声音及其他形式的原始记录，具有较高的开发利用和存储价值。档案管理是档案局的一项主要工作内容，在新形势下，应深入分析当下档案管理存在的问题，并制定相应的改进与完善策略，以提高档案管理的效率和质量，更好地为社会、经济与政治的发展提供基础服务。基于此，本文从档案管理的重要性入手，探讨了基层档案管理存在的问题及对策，以供参考和借鉴。

关键词：基层档案；管理；问题；对策

中图分类号： G270 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）36-39-2

0 引言

档案管理工作是基层档案局工作的重要内容之一，在我国社会与经济体制改革不断深入的背景下，档案管理工作面临着巨大的挑战。档案管理人员应深刻认识到档案管理的重要性，并紧随时代的发展步伐，利用先进的管理理念和手段，提高档案管理水平，为服务当地的社会与经济发展夯实基础。下面就基层档案管理存在的问题及对策展开分析。

1 档案管理的重要性分析

档案是实际使用价值消失后的具有参考和再次开发利用价值的凭证，是资料的终端。档案局中的档案管理工作是构成整个社会科学能力的重要部分，为社会信息系统的顺利建设提供了有力的依据。总体而言，档案管理工作的范围广泛，涵盖了科研、机构组织、个人等多个领域，是推进社会发展的重要因素之一。在我国改革开放的背景下，基层档案管理的重要地位及作用日益凸显，这就要求针对现阶段基层档案管理中存在的不足进行分析、总结，在此基础上制定科学合理、行之有效的管理策略，以完整、真实的档案信息和资料，为地区经济的良好发展提供依据[1]。

2 目前基层档案管理存在的问题探讨

2.1 档案管理意识不足

档案管理意识是指导高效开展档案管理工作的灵魂，但目前部分基层档案管理人员缺乏全局管理意识，片面性认识档案管理工作，甚至认为自身的工作不重要，导致档案管理与各项建设缺乏有效的结合，无法为社会与经济的发展提供真实、完整的依据。另外，档案管理意识的不足还导致管理人员工作态度的不端正，不积极进取，对先进的管理理念和技术手段不加以学习，造成业务及自身的发展局限于单一的形式与范围内，严重影响了基层档案管理水平的提升。

2.2 缺乏创新意识，全面性偏低

创新是民族进步的灵魂，也是各项工作不断进步的动力。在目前基层档案管理工作中，管理人员缺乏创新意识，导致档案管理发展存在局部性、管理体制单一、管理理念与方法陈旧等问题，严重滞后于社会与经济的发展，无法满足新时期对档案管理的需求，不利于深化档案管理改革。此外，创新意识与管理意识的缺乏在根本上是由于缺乏对档案管理的全面认识，导致工作档案无法具体落实，并浪费了大量的资源，不完整的档案资料、不协调的工作结构，导致基层档案管理部门无法向社会提供及时、完善的服务，制约了档案管理职能的充分发挥。

2.3 档案管理体制不健全

从基层档案管理的情况来看，档案管理体制还不健全，主要体现在档案管理缺乏必要的监督检查以及奖惩机制，没有结合实际需求及时做好档案资料借阅、存储及修复工作。另外，对于档案资料信息的收集整理、归档、查阅等方面没有制定明确、细致的规定，导致档案管理工作缺乏条理性，管理人员在进行档案管理时无章可循，影响了档案管理水平的进一步提升。信息时代的档案管理工作，信息化建设至关重要，但目前的情况是档案管理信息化建设并不全面，一方面是基础设施建设不完善；另一方面是管理人员掌握现代化设备的能力和意识不足，无法熟练地操作先进设施，导致档案管理效率和质量得不到有效提升[2]。

3 改进、完善档案管理工作的有效策略

3.1 完善及创新档案管理机制，加强档案制度化建设

基层档案管理应实施百分制的“档案检查标准”形式，明确规定组织管理、业务建设、信息化建设、开发利用等方面的检查内容，并逐条对照确立相应的标准及评分细则，特别强调档案业务学习、档案管理软件及系统的使用、档案编研的质量、建设标准化及数字化档案室等方面的标准，提高档案管理的制度化与标准化。另外，制度化的档案管理建设应坚持科学合理、便捷实用的原则。

首先，为了提高了档案管理人员的专业能力，促进其从事务型转变到专业型的管理人员，基层单位应建立竞争激励机制、责任风险体制和目标管理体制，规范岗位责任，严明岗位纪律，实现竞争上岗、淘汰制、绩效挂钩的管理机制。同时为了保障机制建立后的有效落实，应加强基层行政管理部门的宏观管理职能，加强指导、核查以及监管档案管理业务，使基层档案管理工作朝着标准化、合理化、系统化的方向发展。

其次，除了建立完善的管理机制，基层档案工作还要建立科学分析、创新研究的工作机制，以有效提高基层档案管理工作的效率和质量。通过建立完善的管理机制和研究、创新机制，明确基层档案管理工作职责，使档案管理工作有力、运转灵活，提升基层档案管理工作的高效性。

3.2 加强档案规范化建设

为了进一步提升档案规范化管理水平，应积极建设标准化档案室。首先，积极协调、沟通与宣传，提起各单位对标准档案室建设工作的重视与支持，并将其纳入总体工作目标中；其次，档案局应定期举办标准档案室建设的培训活动，利用多媒体设施制定相应的课件，以直观、形象、图文并茂的形式详细讲解组织管理、基础业务、信息化建设、开发利用等主要内容，明确标准档案室建设的各项指标；再者，通过多样化的形式开展档案服务。例如上门、电话、网络等，指导单位的档案管理业务，增强单位档案的收集、整理及规范化综合管理能力，做到有章可循；最后档案局作为档案管理主管部门，应告诉重视档案室的建设，明确工作职责、建立健全管理制度、完善基础设施建设，规范档案管理工作，夯实档案管理的基础。

3.3 结合现代化的技术，加强档案信息化建设

信息时代里各领域的发展离不开先进的信息技术的支持，基层档案管理应坚持统筹规划、重点突破，需求导向、安全、合理适用、稳步实施的原则，利用计算机软件及网络系统建设数字化档案室，实施电子档案管理，提高基层档案管理工作的信息化水平。档案管理领导要重视、支持档案管理的信息化建设，加大信息化建设所需资源的投入力度，将建设经费列入年度财务预算，并纳入整体规划、相关岗位职责以及员工绩效考核范围内[3]。档案管理人员要解放思想、创新管理理念，有组织、有计划、有安排地进行档案信息化建设，综合考虑档案管理工作随时代的发展而存在的变化因素，例如保管数量的增加、档案载体形式以及技术手段的变化等因素，加强基础设施建设，例如配置档案管理软件、数据库服务器、大型数据库、网络安全设备等基础设施设备。充分利用计算机软件及网络系统高效的信息处理功能，便捷、准确地读入、存储和输出数据，实现自动化的档案检索、存储和管理功能，转变传统的、落后的人工操作方式，切实提高基层档案管理的工作水平，进而满足新形势下的档案服务需求。

3.4 提升档案管理人员的综合能力

基层档案管理工作具有复杂性、专业性以及技术性等特点，要求档案管理人员在具备较强的业务能力的同时具有较好的服务意识，以良好的职业素养和严谨的工作态度以及饱满热忱的工作作风。在新时代发展的需求，在加强档案管理人员固有的档案管理知识及操作系统的学习之外，必须注重管理人员操作新技术、新设备的能力，进而高效、优质地进行档案管理工作。首先，定期组织、参与培训，巩固基本的档案管理知识和理念，同时加强对档案管理工作的原理、特点以及原则方法的掌握；其次，强化管理人员利用计算机操作系统、数据库等技术的培训，积极推进档案管理的信息化建设；最后，在收集、整理档案的过程中需要注重对档案资料的保护，还需要管理人员学习和掌握一定程度的修复已破损档案或防治档案破损的技术[4]。

4 结束语

综上所述，基层档案管理作为重要的职能部门，在新的形势下需要进一步完善档案管理机制规范化、制度化及信息化建设，有效提升基层档案管理的效率和质量，为更好地服务社会奠定坚实的基础。

参 考 文 献

[1] 闫济远，丁怡戈.煤炭企业基层档案管理存在的问题与对策[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2011，10：75-76.

[2] 南晓敏.浅析基层档案管理工作中存在的问题和对策[J].山西档案，2013，S1：215-216.

[3] 柳晶梅.基层档案管理工作存在的问题及对策研究[J].赤子（上中旬），2016，01：155.

[4] 李静.基层档案管理工作存在的问题及对策研究[J].黑龙江史志，2015，11：158.