加快中专学校档案管理现代化进程的思考

赵明霞

摘要：随着时代的发展与科技的进步，信息技术与人们的工作与生活的联系越来越紧密，传统的办公方式逐渐被现代化的办公手段取代，特别是在档案管理方面，传统的手工管理以及存档、归类、整理与查询已经不能适应新的工作需要。在中专学校的建设与发展中，档案管理是非常重要的组成部分，因此中专学校必须适应档案管理的新形势，促进档案管理的现代化建设与发展。文章根据新形势下中专学校档案管理的现状，探讨档案管理现代化进程的思考。

关键词：中专学校；档案管理；现代化进程

随着信息技术的发展，大部分的档案管理工作已脱离传统的工作模式，中专学校也应该适应新的档案工作形式，进行大刀阔斧的改革，促进档案管理现代化的方式不断地提高，促进档案管理的效率有效的提升。

一、中专学校档案管理现代化面临的问题

1.档案管理的现代化与现代化设备的使用混为一谈。在档案管的工作中，有一些人有这样的错误认识，认为促进档案管理的现代化，就是大量的购入现代化的设备，使用计算机、构建档案管理的网络还有刻录光盘等等，有人认为这就是现代化了。还有一些人认为，档案管理的现代化需要资金、人才，只有具有重点大学资格的学校才可以筹建，中专学校缺钱、缺人、却设备，没有办法进行现代化的管理活动，这些都是对档案管理现代化存在误解的现象，不是有课现代化设备就是现代化，消极等待也没有办法促进现代化的管理。档案管理的现代化，是指在现代管理的基础上，运用现代管理的思想、技术、设备、方法对档案工作实行科学管理，提高管理工作的效率。

2.档案管理的现代化缺乏专业人才。档案管理有效实施现代化的前提就是要具有专业的人才，拥有能够操作现代技术与现代管理知识的人才，他们要具有先进的科学文化知识，能够对新的管理设备进行使用、维护与更新，要具有较高的文化素养。但是在当前的中专档案管理工作中，缺乏专业的档案管理人才，工作人员的学历一般都是大专学历，严重影响档案管理的现代化，甚至有的中专院校中，工作人员都是退休人员或者是临时人员，对计算机技术、光盘技术缺乏了解，他们在主观上对现代化的管理技术产生抵触的情绪，阻碍档案管理的现代化。

3.档案管理的现代化的资金投入不足。中专学校要一般都会将工作的重点与资金的投入放在教学工作、招生工作、学生管理工作上，因此档案管理工作的资金投入比较少，主要靠政府的财政支持，但是由于社会上人们的档案意识都比较低，人们比较注重经济利益，对档案工作的重要性认识不足，对档案的资金投入也不足，现代化设备的购买力不足，造成了档案管理的现代化进程受到阻碍。

4.档案管理发展不均衡。各个学校、各个地区的经济发展水平不一致，各个地区中专学校的档案管理水平也不一致，档案管理缺乏统一的标准与规范，没有办法构建统一的档案网络。有关领导部门都促进名牌大学的现代化管理，一些中小城市，县级城市以及偏远地区的现代化管理比较慢，这种管理现状影响档案管理现代化的整体进程。

二、加强中专学校档案管理现代化的对策

1.加强档案管理的宣传，提高对档案管理现代化的认识。要通过培训和教育，加强人们对档案管理工作的重视程度，充分认识到档案管理现代化的意义与作用。开展丰富多彩、形式多样的活动形式，纠正人们对档案管理现代化的糊涂认识，提高全面性的档案意识，加强在职人员的培训与再教育，提高其业务素质与能力，使其认识到档案管理工作的本质意义。

2.加大档案管理的资金投入。在档案管理中，加大资金投入是实施档案管理现代化的关键所在。因此可以在全国范围内开展档案工作的交流与合作，让先进的地区带动后进地区，发挥各自的优势，实现优势互补，共同进步、共同提高。同时各个中专学校在自身学校建设的基础上，加大资金的支持，引进专业的人才与设备，促进档案管理环境的改善，为档案管理现代化的实施打下坚实的基础。

3.数字档案管理的建立。数字档案管理与传统的纸质档案管理是相对立的概念，为档案管理提出了一个新的方向。在信息技术如此发达的今天，各个学校都有自身的校园网络，学校内部许多管理工作已经放在网络化的层面上进行，数字档案管理的建立也有了许多坚实的保障。我们可以借助计算机与多媒体技术，将档案管理工作与服务工作进行数字化。档案的数字化管理，主要包括档案的收集、整理、保管、利用等等。在信息录入的环节，就是将教职工、学生的档案分门分类的镜子能够整理，录入计算机系统，然后进行整理，还要将这些信息氛围保密资料与非保密资料，非保密的资料编辑到一块，设置查询功能，对于保密的档案，需要设置使用权限。需要注意的是，建立电子化、数字化的档案管理，不意味着抛弃传统纸质档案管理，纸质档案是电子档案的管理依据，是原始证据，纸质档案要管理完整并且与电子档案同步更新。需要注意的，电子化的档案管理需要更高层次的网络安全，防止被偷、被盗、被篡改信息的现象，还有数据的备份工作，也要给与高度的重视。

2.推进档案管理现代化进程应该注意的问题。档案管理的现代化为档案管理指明了方向，但是也为档案管理带来了一些新的问题。首先，各个中专学校的领导人要具有改革档案管理的魄力与决心，档案管理的现代化是一个长期的、复杂的过程，改革与变动的幅度比较大，后期的设备的使用、维护与更新的工作也比较复杂，这些都需要领导者、管理者以及工作人员的耐心与决心，为档案管理的现代化营造安全的、稳定的工作环境。同时，档案管理人员的基础知识与技能、工作素质、现代化的管理知识，都需要进行再教育与培训，大部分的中专院校档案管理人员的素质都有待提升，影响档案管理的现代化进程。档案管理的现代化进程中，还有一个非常重要的问题就是网络安全问题，这个问题需要强大的计算机技术支持，因此在档案现代化进程中，要设立专门的计算机部门，及时的发现问题、分析问题、解决问题，保障档案信息资料具有安全性。

总而言之，在当前中专院校发展中，档案管理工作具有重要的作用与意义。因此中专学校要顺应经济社会的发展趋势，促进档案管理工作逐渐走向信息化，现代化，为档案管理工作的开展提供强有力的资金、人力、财力、设备上的支持，促进档案管理现代化的提高，促进档案管理工作的有效开展。

参考文献：

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