高职院校考试档案管理的研究与探讨

王田荣，曹敏洁

（南京城市职业学院，江苏 南京 210038）

高职院校考试档案管理的研究与探讨

王田荣，曹敏洁

（南京城市职业学院，江苏 南京 210038）

文章结合笔者日常工作经验，对考试档案管理工作进行了研究与探讨，从而改善考试档案管理工作中的问题，使考试档案管理工作更加科学化，提高考试档案的利用率，为教学工作的开展提供有效的数据支撑。

考试档案；档案管理；科学化管理

1 考试档案管理工作的重要性

近年来我国社会经济与科学技术的不断提高与发展，使得国家对人才的需求在不断地变化，对应用技能型人才的需求在不断提高，对高职院校的教育与人才培养模式提出了更高的要求，对高校的管理质量的要求也在不断增加，以管理促进学校教育教学水平发展，以更加有效地适应社会发展。这些都在督促高校不断地提高自身的管理水平与管理质量。

考试档案管理工作是考试管理工作中的一项重要组成部分，科学合理地对考试档案进行管理，能够有效地为教学提供反馈与评价信息，对提高教学管理的工作质量与效率起到了一定的促进作用。

2 考试档案管理的现状

考试档案是指在各项考试过程中所形成的关于考试的相关文件、通知、试卷、考核成绩、考生相关信息等各种材料。我校是由教务处统一负责管理，由各教学系配合完成，最终档案由教务处与各教学系进行统一管理。虽然各部门在整个考试过程中对考试档案管理方面做了大量工作，但在实际工作中还存在一些需要完善与改进之处。

考试档案管理人员，尤其是各教学系的管理人员，对相关工作的重要性认识不足，管理乏力。往往管理考试档案的工作人员并非专业的档案管理人员，对档案管理的重要性认识不足，同时又可能身兼数职，其工作的被动性较为明显，在实际的管理过程中随意性较强，缺乏科学性，没有统一的管理规范与要求，从而容易造成考试档案不完整，查询工作繁琐，从而影响相关教学工作的顺利进行。

考试档案利用率不高，目前考试档案主要用于对学生的成绩进行审核与查询，而用于科学研究，为教学与决策提供数据支撑与第一手资料的功能还未能完全体现出应有的作用。

因考核方式的多样性，从而造成了考试档案在管理及存档归类方面存在一定的认识误差，从而造成档案门类混乱，容易造成内容收集不全、查询困难且容易丢失。

由于每学期常规考试组织安排相对集中，因此造成在对相关考试档案进行制作收集与存档管理的工作时间也相对集中，使相关档案的存储量相对增加，增加了一定的档案管理工作难度。

3 考试档案的科学化管理

3.1 提高考试档案管理人员的综合素质

随着教育教学的深化改革，教学管理的要求在不断提高，其对考试档案管理人的综合素质也需要对其提出更高的要求，考试档案管理工作的质量直接能够反映出其考试管理工作质量的高低，需要进一步提高相关工作人员的责任心与工作态度；一旦考试管理工作出现问题，会直接影响到学生的切身利益，不能有丝毫马虎。需要加强对相关工作人员的相关知识培训，尽量避免一人身兼数职的情况发生，做到对相关档案管理工作进行合理分工，做到分工到人，责任到岗，从而减少相关工作人员对考试档案管理工作的疏忽，从而提升其对考试档案管理的准确性与系统性，促进其工作的科学化、规范化。

3.2 对考试档案进行有效分类

由于高职院校的人才培养模式主要是需要培养技能型人才，因此在考核方式上在采用传统笔试方式的情况外，还会采用多样性的考核方式，更多地加入课程实训、实习以及课程过程性的考核，从而给考试档案在归档上造成了一定的困难。因此本文认为在考试档案归档分类上应以不同的考核形式对不同的课程考核档案进行相应的归档。一般在分类方面可以将考试档案分为以证代考、常规笔试考核、等级考试、课程实习实训等过程性考核4类形式。

（1）以证代考类。以证代考主要是各专业针对不同的岗位需求，依据专业课程学习，对相关专业所面向岗位的职业资格证书进行考核，从而替代该专业课程的考核成绩。

在该类档案中因包含证书考试的考生报名表，相关考试安排，考点组织，考生考试成绩及考生证书复印件或电子件。依据不同的专业证书种类按考试年份进行分类存档。

考生签到及考试试卷档案则由相关发证鉴定机构统一收取。

（2）等级考试类。等级考试主要包括英语和计算机等级考试，考试档案应包含考生报名表，考生成绩表及考生证书复印件或电子件。依据不同等级证书按考试年份及时间进行分类存档。

（3）常规笔试考试类。常规笔试考试主要是各专业课程在学期末进行的常规考试及开学初期的补考。对其分类应依据开考学期对相关的考试文件（包含考试通知，考点组织，考试安排等）进行分类存档，同时为方便查找，应将试卷及考试成绩进行分类存档。

在试卷管理中，内容繁多，非常容易造成存档混乱，因此在对纸质试卷进行存档时，应按照不同学期的考试类型，以各专业中的各门课程进行分类装订存档，装订之前需要按学号对试卷进行排序，清点试卷份数，装订时应注意试卷档案的完整与统一，以方便今后对试卷进行抽调与查阅。

（4）课程实习实训等过程性考核。此类考试主要是依据不同专业中不同课程的实际需求，更多地为培养学生的动手操作能力与岗位技能，教师通过对学生课程实训完成效果、企业实习的综合考评对学生进行综合性的考核评价，其中还包含校内的课程实训与校外不少于6个月的顶岗实习与相关毕业论文（设计）等相关课程的考核档案。

该类档案可能因教学过程跨度时间长，从而对相关档案的收集造成了一定的影响，因此，在对这类档案进行收集时应建立有针对性的档案收集及存档方案，依据不同的课程标准及要求，在不同的时间节点对相应的考试档案进行收集存档；如毕业实习则需要对学生的实习分组，实习过程，实习报告，教师指导、巡查记录，学生到岗实习情况，企业考核评价、企业最终评价及实习指导教师评价，学生实习综合成绩等进行统一管理与存档。对考试档案的相关分类如图1所示。

图1 考试档案相关分类

3.4 信息化档案与纸质档案同步管理

随着当今科技的不断发展，信息化电子档案已经成了今后档案管理的必然发展趋势，这使得对档案的收集与整理，包括使用方面都越来越多地表现出了自动化、网络化与实时性等相关特征。这不仅减轻了相关管理人员日常的工作负担，同时使得档案在查询与共享发布上也变得十分简单与便捷，而考核方式现在也开始逐步向信息化考核方式改变，因此对考试档案进行信息化管理显得越来越重要。

当前，大多数院校在考试安排、成绩统计、试卷存储等方面都是通过计算机软件系统对相关的工作流程与电子数据进行存档的；在以证代考的档案管理环节中，学生获得的职业资格证书如果用证书复印件留档的话，不但造成了多余的纸张与存储空间的浪费，同时增加了档案管理的工作量，如果采用拍照或扫描的方式对证书进行存档则可以更好地对相关档案进行存储与查找。

在课程实训、实习与过程性考核环节中，教师可以用图片、视频等相关电子信息资源用作学生的综合评价依据。

当然，信息化档案同样也存在一定的问题，如档案的安全性、档案的客观公正性等，因此需要在档案管理过程中将一些重要的档案仍然以纸质档的形式进行保管与存放。同时要加强对档案管理员的相关专业知识能力及安全意识的培养，以及从技术上对信息化档案的安全进行完善。

3.5 提高考试档案利用率，促进考试管理的工作效率

考试档案是对整个考试管理工作与教育教学工作的一个客观真实情况的反映，档案管理工作人员应能够对相关数据进行综合整理并研究，从中发现问题并提供相关报告，这样可以更好地促进考试管理工作的顺利开展，提高工作效率，从而能够更好地为教学管理工作提供服务。

3.6 对考试规划进行预先计划，使档案管理工作与考试工作提前同步进行

考试档案管理工作是考试管理工作中的一部分，因此考试档案管理工作应与考试管理工作同步进行。考试工作过程应分为前期、中期与后期3个部分进行，为减少后期工作堆积造成工作压力增加的情况发生，在对考试进行组织安排时就应该合理的对工作及考试时间进行安排，而档案管理工作也应该随着考试管理工作的进行而同步展开，将整个考试档案管理工作时间进行有效分流，每完成一项考试工作任务及对其产生的工作档案进行收集、审核与分类存档。这样可以在很大程度上降低相对的工作压力，同时也能减少在工作中出错的可能性，提高工作效率。

考试档案管理工作的质量和效率是直接影响到考试管理工作能否顺利开展的一项重要前提，同时也是考后处理和研究问题的关键凭证。因此在进行相关工作过程中，工作人员一定要加强相关工作意识，提升自身的专业工作水平，科学有效地对开展工作，合理地分配工作时间与流程，合理地分类存档，合理地利用现代科学技能，有效地采用信息化的手段对档案进行管理与分析，从而能够为考试管理，为课程及教育教学改革工作提供更多的可能性与空间，进一步提高教学管理工作的质量与效率。

[1]董传奇.考试档案：高校考试管理的一个视角[J].扬州大学学报（高教研究版），2014（4）：46-49.

Research and discussion on the examination file management in higher vocational colleges

Wang Tianrong, Cao Minjie
（Nanjing City Vocational College, Nanjing 210038, China）

This paper combines the author’s daily work experience, making a corresponding research and discussion of the examination file management work, so as to improve the examination archives management work, making the examination archives management more scientific and improving the utilization of the examination file, to provide effective data support for teaching work.

examination file; file management; scientific management

王田荣（1981— ），男，江苏南京。