探究如何加快城市建设档案管理信息化步伐

吕强

【摘要】本文重点提出档案管理在城市建设发展中的重要作用，并且探究加快城市建设档案管理信息化步伐的方法。

【关键词】城市建设档案；档案管理；信息化

城市建设的发展离不开城建档案管理。城市管理可以直接从档案管理体现出来，其主要表现为技术要求高、工作量大。在城市发展建设过程中产生一系列具有长期甚至永久保存价值的资料及文件，这就要求档案管理相关部门要将城建档案进行科学有效的收集、分类、整理、归档，并且建立一套完整的管理体系。城建档案管理不仅能够为城市未来的扩建、维护提供及时、有效的资料支持，并且能够综合不同阶层对城市管理的评价，经过收集、整理之后反馈给城建相关部门，从而优化施工方案、优化城建设计，减少不必要的投资，为城市发展奠定基础。

一、档案管理在城市建设发展中起到的作用

（一）促进城市未来建设发展。档案管理促进城市发展主要作用表现在以下两个方面：一是能够为未来城市发展提供动态管理资料及科技资料，通过情报资料、书面、杂志、电子邮件等方式表现出来，为城市未来发展提供科学、合理的理论依据。二是通过城市各阶层管理，为城市未来建设提供更加全面的服务。城建档案作为城市发展的信息集合体，不同时期的城市建设、管理方式能够帮助城建工作吸取过去的经验，从而更好地发展。通过档案信息记录各个阶段的总结、研究，为未来城建工作提供更加先进的管理模式。

（二）档案管理是城市建设中的重要组成部分。一个城市的形象是通过城市文化建设体现的，一个良好的城市文化能够提供人民的自豪感、使命感以及凝聚力。城市档案正是城市文化中的一部分或者是子系统，而档案室正是可以表现不同单位文化属性的部门，档案室作为档案管理的重要场所，同样也是不同机构的信息中心。要充分发挥档案室的作用，利用其文化属性，就要将档案室建立成一个集教育、文化、宣传、服务为一体的管理机构，让其成为城市文化中心。通过档案记录城市文化面貌，从而提高城市文化的知名度及市民的使命感和荣誉感。

由于城市建设管理工作的多样性、综合性等特点，要求档案管理要更加深层次地挖掘信息资源，以能够最大化为城建工作服务为根本目的。档案管理工作的展开要以城市建设为中心，逐渐进行完善、整合，开发出全新的服务领域。并且档案管理要充分利用先进技术与方法，扩大服务领域及服务对象，最大程度上提高城建文化品牌形象。

二、加快城市建设档案管理信息化的方式

信息化城建档案管理是指城建档案管理机构利用信息技术，通过对城市信息资源广泛利用及深度开发，逐渐提高城建档案的指导、接受、决策、管理、水平，从而加强城建档案管理机构的社会效益及经济效益的过程。信息化城建档案要求管理形式信息化、管理环节自动化、信息决策智能化、信息资料电子化。由于我国城建档案机构建设较晚，其还处于初期发展阶段，想要促进城建档案信息化必须要做到以下几点：

（一）树立城建档案信息化观念。信息化城建档案管理建设是以城建档案为基础，运用信息技术进行管理。信息化城建档案同样也是管理机构未来的发展方向，其信息化管理的完善程度直接影响着档案管理机构在信息时代下的地位。如今，我国信息化城建档案管理依旧在起步阶段，这与社会经济发展严重不符。所以，城建档案管理工作必须摒弃传统的管理方式及观念，必须将城建档案管理融入现代化城市建设中，正确认识信息化城建档案管理对城市建设未来发展的作用。根据城市发展实际情况制定一个符合城市发展档案管理计划，利用信息技术让城建档案更加透明、高效，最终使城建档案管理能够与社会发展、城市建设相适应。

（二）建立信息化城建档案管理配套设施。信息化城建档案管理的配套设施是跟上社会发展、城市建设步伐的重要方式。如今，我国城建档案建设的滞后性非常严重，例如应用系统建设、基础设施建设、人才队伍建设都与社会发展、城市建设不适应。如今的信息化城建档案管理的主要问题在于：一方面，如今的信息化城建档案管理还不够完善，档案资料库无法开发全部的信息，其广度及深度无法满足社会需求，并且对于信息化档案管理的软硬件投资无法与社会发展相适应；档案管理工作人员无法胜任信息化档案管理深度、广度的要求。所以，根据这类问题，档案管理机构应该借鉴国内外先进的管理经验，建立健全信息化城建档案管理，加强对信息化管理的资金支持，为今后的信息化档案管理发展提供良好的基础，并且加大人才的引进及工作人员的培训，让其能够更加适应信息化档案管理的需求。另一方面，针对城建档案信息开发利用问题，在很多情况下档案管理依旧存在很强的主观性，使信息开发价值、深度、服务水平都会受信息化管理者水平的影响。所以，在信息化城建档案管理中要将其管理制度不断完善，其信息决策要更加民主、客观，避免“一人独大”的情况出现。在管理者方面要施行“能者居上”的理念，确保管理者的素质过硬，保证信息化城建档案管理的合理性。

（三）树立城建档案信息化的社会观念。想要树立信息化档案社会观念，要求档案管理机构不仅要做信息收集工作，而且还要加强档案管理的督导工作，通过分析、研究档案管理问题，进而优化城建档案管理制度。

总之，未来城建档案管理会更加公开化、全面化，为社会提供更加真实、可靠的信息，因此我们必须树立一种档案管理的社会观念，把城建档案管理发展当作每一位公民的义务，从我做起、从大众做起。

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