档案管理工作中存在的问题及措施分析

祁巧荣

【摘要】随着档案管理制度的不断改革，我国的档案管理工作取得了显著的成绩。但是，想要做好档案管理工作却不是仅仅如此，而是需要社会各界人士的共同努力与政府部门的耐心投入，对档案管理工作中存在的问题及时进行解决，并采取相关的应对措施，以期提高档案管理工作的整体水平。因此，本文对档案管理方案中存在的问题及措施进行详细分析。

【关键词】档案管理；制定规范；问题与措施

随着社会主义思想不断深入人心，政府有关部门的信息收集量也在不断增加。档案管理工作是开展社会活动的主要依据，但是伴随着各项档案管理信息的增多，传统的档案管理模式存在着严重的漏洞与不足，对档案信息的安全性造成一定的影响。因此档案管理机构想要更好地对档案管理工作进行有效完善，应引进先进的档案管理技术，从自身的实际出发，提高档案管理人员的专业能力。由此可见，关于档案管理工作的问题与措施的探讨工作显得至关重要，下文对档案管理工作进行了详细分析。

一、档案管理工作中存在的问题

现阶段，我国在对档案进行管理中发现还存在许多不足之处，例如：方法比较落后，和实际存在差异等，下文主要从这两个角度进行具体分析。

（一）档案管理方法相对落后。现阶段，政府档案管理工作存在的管理力度较为薄弱的缺点，其原因在于未建立完善的档案管理工作队伍。在我国的事业单位中，一般情况下，档案管理工作由办公室的勤杂人员负责，同时勤杂人员流动较为频繁，且专业素质水平低下，无法对档案管理工作进行妥善处理，如发生某些方面的问题，甚至会出现问题拖延的现象，为事业单位带来巨大的经济损失。首先，档案管理人员对档案的目录号和类别号、全宗号以及案卷号未高度重视，在日常的工作中，经常出现混淆的现象，并时常发生盖错章或记错编号的问题。其次，在档案管理工作过程中，缺少相关的档案目录管理索引，极容易出现目录索引不全面或错误的状况，甚至年代相对久远的档案，未有相应的索引表，致使无法对档案进行及时的信息检索，对档案管理部门的工作效率造成一定的影响。最后，档案管理工作的方法相对落后，例如：在实际的档案管理工作中，使用纸质档案信息的管理方法，在管理过程中缺少相应的安全性。但是，目前我国的大多数档案管理机构均采用手工式档案管理模式，利用人工完成档案的收集和整理、编目以及检索等工作，未与现代化的信息技术相结合，导致档案管理工作效率低下，错误频繁发生，不利于档案管理工作的顺利进行。

（二）档案管理工作与实际理念相违背。档案管理机构的档案管理工作和档案服务出现脱节的现象，而开展档案管理工作的目的是为事业单位日常工作的开展提供便利条件，如将档案管理工作只停留在表面，则无法发挥档案管理工作的实用价值。目前，我国的档案管理工作在类别上相对单一，仅对文书和户籍档案进行有效的管理，而忽视声像以及实物等档案的重要性，从而使档案管理制度的系统性和完整性特点造成一定的限制。另外，档案管理制度不健全，也是档案信息出现严重漏洞的主要原因，进而无法为事业单位日常工作的开展提供相关的数据信息。

二、提高档案管理工作的有效措施

（一）强化档案管理制度，优化档案管理方法。随着现代化信息技术的快速进步，档案管理机构为适应社会的发展，应引进先进的档案管理技术，使用相关的档案管理软件，使档案管理的输入和检索等工作更加便利，从而使档案管理工作更加地快速化、真实化。对此档案管理机构应建立完善的档案管理系统，充分利用现代化的信息技术提升档案管理工作的效率。其次，档案管理机构应做好管理人员的专业能力培训工作，使其能够熟练地掌握现代化的计算机技术，将高新技术运用至档案管理工作中。最后，档案管理机构应对档案管理工作进行严格监督，同时对事业单位的发展方向和动态进行有效控制，确保档案管理工作的实效性，从而才能更好地为事业单位的日常活动开展提供相应的服务保障。

（二）对档案管理工作的职能进行合理开发和利用。档案管理人员应对本单位的发展现状进行充分了解，并对档案管理工作的职能进行合理开发和利用，从某种意义上来讲，每一项档案管理工作都有自身存在的价值。此外档案管理人员应意识到自身职责的重要性，对相关档案信息进行科学、合理、有序的编排，实现“死档案”向“活资料”的转化，从而更好地服务于事业单位，为各项工作的开展提供相关的数据参考。与此同时，档案管理机构还需结合先进的网络技术，建立事业单位与档案管理信息的共享平台，使其能够更好地进行档案管理咨询工作，促进事业单位的稳步发展。

三、结语

总而言之，在信息化快速发展的今天，政府部门的档案管理工作显得愈发重要。但是，新阶段的档案管理工作中存在的问题，需要政府部门工作人员高度重视，积极配合相关问题的探讨与研究，并针对存在的问题提出相关的解决措施，同时档案管理人员应提升自身的档案管理意识。另外档案管理机构还应提高管理人员的综合素质，对档案管理工作进行科学化的规范，促进档案管理工作的的顺利进行。

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