OA系统在我院的应用

黄长进

泰兴市人民医院 信息科，江苏 泰兴225400

OA系统在我院的应用

黄长进

泰兴市人民医院 信息科，江苏 泰兴225400

本文主要介绍了我院办公自动化（OA）系统的基本功能，以及在应用中遇到的一些问题与解决办法。

OA系统；无纸化办公；B/S架构；网络安全

医院内部人员较多，在日常办公过程中涉及的科室、部门、文件、通知、事务等信息多而烦杂，如果采用传统的手工方式管理，不但效率低而且容易出现错漏的现象。而办公自动化（OA）系统正是利用计算机及网络技术，将办公信息处理自动化，解决信息交流共享、协同办公的问题，提高医院的办公效率和工作质量[1]。我院OA系统已使用近5年之久，经过对使用中遇到的问题不断地改进，取得了较好的应用效果。

1 我院OA系统技术及功能简介

我院OA系统采用B/S架构下的ASP.NET技术，服务器使用Windows Server 2008系统，数据库采用SQL Server，服务器使用Windows系统自带的IIS服务器[2]。系统架构（System Architecture）是对已确定的需求进行技术构架、做好规划，运用成套、完整的工具，按照规划的步骤完成任务[3]。管理系统框架和开发设计框架规划包括OS、硬件、网络、各种应用服务器及开发软件和应用框架的正确部署。本系统采用的是B/S结构，即Browser/Server（浏览器/服务器）结构[4]。随着Internet技术的兴起，在B/S结构下用户无论在任何地方，只要使用局域网或互联网通过浏览器就能对管理信息系统进行操作，这对于医院的环境非常适用，其不仅可以在局域网内使用，还可以通过互联网在家里及其他地方使用[5]。

系统主要功能：① 公共信息模块，实现医院通知公告、院内新闻、公用专栏、网上论坛、公共信息查询、临床药学、预防感染、临床检验和纪律检查等信息共享；② 日常办公公文管理，包括收发文件、文档管理、公文的查询、批阅、审核、签字等；③ 个人办公模块，具体功能有邮件收发、日程安排、通讯录、待办事情、工作日志等；④ 即时交流，用于医院各部门人员之间的直接交流，可以文字、语音、视频聊天，传发文件、图片等信息；⑤ 与其他系统协同合作的功能，例如医院影像系统、人事管理系统、科研教学系统等互相的协同合作[6]。

2 OA系统在我院的应用

2.1 医院内部高效信息交流及无纸化办公的应用

我院内部高效信息交流及无纸化办公的应用，以每年发出的通知和提交的职工个人总结材料为例，我院在职职工1500余人，院内设有神经内科、心血管内科、心胸外科、泌尿外科、普外科、肿瘤科、肾内科、妇产科、检验科和康复科等；行政科室设置有人事科、财务科、信息科、保卫科、医疗器械科、总务科、考核办、审计科，以及党委办公室下的工会、共青团、纪检、行风办等，提交年终总结事项涉及的人员众多。医院行政科室组织结构，见图1。

以往发通知的方式有广播和医院公告栏2种，提交方式为各部门科室自觉提交到主管处，然后由主管提交到相应领导处，忘记提交的还要逐个电话或者当面提醒，过程

2.2 个人日程安排及遗漏提醒的应用

以医院的护士为例，如1名护士当天的工作是要照顾6个床位的病人，并且观察即将出院的2个病人的情况，还要参加下午4：30的医护培训活动，同时要在晚上提交培训活动的心得体会。护士可以把这些事项以及相应的时间都记录在OA系统中，每办完一项就勾选去掉，并且设置按时提醒功能，比如下午要参加培训，因此护士可以设置到了4：20系统会自动发出声音提醒护士，如果当日遗漏代办事情，系统也会自动提醒护士。

2.3 OA系统与其他系统协同运作的应用

以一个独自来医院体检的待产孕妇为例子，孕妇忘记带上一次的B超影像结果，如果按照传统的方式，医生要打电话给B超科室负责人，让其帮助找到该孕妇的检查结果，然后让孕妇去取回结果，医生看完后再送还给B超科室。现在医生可以通过OA系统，用语音聊天的方式接通B超科室负责人，然后在即时通讯工具上发送准确的孕妇姓名及病号，B超科室负责人通过搜索影像资料库找到结果，用图片的方式在即时聊天工具上发送给医生。这样既节约了来回跑动的时间，提高了医生诊断的效率，又可以防止意外的发生。

图1 院行政科室组织结构图

3 存在的问题与解决办法

OA系统在使用过程中，遇到不少问题，比如部分医院医生和职工计算机应用水平不高的问题，特别是一些上了年纪的老医生以及一些学历不高的普通职工，使用Windows系统都是问题。为此我院按照不同职工计算机水平，分为几个等级，例如一些老职工、老医生，划分为一个培训班，从最基础的知识开始培训；对于掌握一定计算机能力的，划分在另外一个班级，专门针对系统功能进行培训；另外一部分是系统的管理人员，以及高级权限的管理人员，对其专门针对系统的管理功能进行培训。通过集中培训与职工之间的相互学习，现在我院所有的人员都能熟练地使用OA系统了，整体提高了职工的计算机应用水平。

另外医院还有一些职工不经常登录OA系统，因此很多通知文件并没有接收到，造成这些人的日常工作无法正常进行。还有一些人过分依赖OA系统，当计算机硬件或软件出现问题的时候，造成一些工作卡壳在OA系统上，没有采取传统办公方式去提高效率，而是等待系统恢复。因此医院制定了相应的OA系统使用制度，例如要求每个职工一到岗位必须马上登录系统，接受最新通知并且安排当天的日常工作，在无意外情况下如果因为不登陆系统而造成的工作拖延或者遗漏，要提出批评甚至在奖金及评选优秀中有所体现[9]。对于过分依赖OA系统的情况，要求职工对紧急情况，不可将时间浪费在OA系统上，应该马上亲自去办。而一些职工利用OA系统进行闲聊的要给予警告，情节严重影响工作的还应该给予相应的行政、经济处罚。通过行政手段，现在已经有效杜绝了到岗不登OA与登录OA后闲聊。最近对程序进行了升级，手机也可以使用OA系统了，当内网电脑出现问题时候，相关工作人员可以通过手机来处理日常工作。

还有一些问题是，在即时工具上传送的医疗影像图片可能存在失真，因此医生在诊断的时候不应该以网上传送的资料为主，应该以原材料为准。否则出现医疗事故不可以以图片失真为由，一样要承担相应责任。

系统的网络安全措施还有待进一步改善：① 从硬件及网络层级进行严格管理，OA系统的服务器存放在一个安全的地方，同时单位的服务器、路由器都有相应的防范黑客攻击的措施；② 从系统软件着手，不但是服务器，包括每台用户的系统都装有杀毒软件，并且定期进行更新，防止用户的电脑在上网的过程中把病毒上传到服务器中；③ 进一步优化OA系统，除了要求系统用户登录外，还应该对管理员账号、以及高级权限的用户进行IP地址的限制，一般只允许在服务器机房、管理员的办公室、管理员的家中IP地址有资格登陆具有系统管理或者高级用户管理权限的资格，如果在外地出差需要临时开通管理权限必须经过系统管理员在系统内开通该地方的IP地址才可以访问；④在制度管理权限方面，要求每一个职工必须对系统内部的信息保密，特别是自己的账号及密码等信息[10]；⑤ 为了保证系统遭受意外的攻击还要定期对数据库和资料进行备份，将一些重要的数据存放在另外一个安全的地方，一旦遭受破坏可以迅速从备份数据中还原到最近的系统状态。

OA系统在我院的应用，将我院的办公资源、办公流程、办公信息有机整合，为医院快捷高效的办公提供了技术保障。但是OA系统在与其他系统的协同合作方面，还有待更进一步的发展，这将是医疗行业长远的系统工程，希望更多有能力的同行能投身医院的信息化建设中，为我国医疗事业的快速发展贡献力量。

[1] 张浩.刍议OA系统在医院行政管理中的作用[J].科教导刊(上旬刊),2015,(11):146-147.

[2] 崔菲菲.OA办公系统在医院信息化办公中的应用[J].医疗装备, 2013,(4):5-6.

[3] 黄青青,郑鸿,陈征铮,等.OA系统在医院数字化建设中的设计与应用[J].医学信息(上旬刊),2010,(6):1531-1532.

[4] 宋杰,韩媛媛,吴家锋.医院管理中OA系统的应用与设计[J].中国病案,2013,(3):25-27.

[5] 周强,范红艳.基于.NET技术的协同OA系统在医院的应用[J].中国医疗设备,2014,29(1):104-105.

[6] 牛玉兰,张莉萍,盖红卫,等.医院图书馆OA系统管理的应用及对策[J].中国中医药图书情报杂志,2014,(3):32-33,42.

[7] 甘扬建.OA系统在医院档案管理中的应用[J].人力资源管理,2015, (10):218-219.

[8] 许涛.综合办公管理(OA)系统在医院信息化中的应用[J].信息通信,2015,(1):140.

[9] 朱金燕,闵芸.浅析OA平台在医院文化建设中的作用[J].人力资源管理,2015,(3):178-179.

[10] 张鹏.OA办公系统在医院的应用[J].医疗装备,2015,(7):79-80.

Application of Office Automation System in Our Hospital

HUANG Chang-jin
Department of Information, the People's Hospital of Taixing, Taixing Jiangsu 225400, Сhina

This paper mainly introduced the basic function of offce automation (OA) system and some problems and solutions in its application in our hospital.

offce automation system; paperless offce; browser/server architecture; network safety

R197.324

С

10.3969/j.issn.1674-1633.2016.05.040

1674-1633(2016)05-0138-02复杂，收集的材料多，容易遗失。使用OA系统后，可以在系统首页公告栏进行提示，并批量将提交年终总结的信息发送到每个人的邮箱中[7]。每位职工编写完毕后，直接通过邮件方式提交到主管处，再由主管转发到相关管理人员邮箱。利用OA系统，既提高了通知和提交接收的办事效率，又防止了提交材料的遗失，还可节约办公成本[8]。

2015-12-23

2015-12-28作者邮箱：84345543@qq.com