校务信息化促进高校管理变革和数据平台建设研究

关继夫

摘 要：针对高校信息系统建设和数据管理一直存在的问题，本文提出了整体规划和设计校务信息化建设的方法：包括基于整体协同理念的信息数据分析规划和系统总体架构设计；进而对已建成的校务信息管理系统的应用进行总结和分析，提出了实施校务信息化促进数据平台建设和管理变革的思路。

关键词：校务；信息化；大数据；管理变革；协同

中图分类号：TP393 文献标志码：B 文章编号：1673-8454（2016）21-0063-04

一、前言

在我国，高校校务信息化的发展已有三十年左右的历史，但一直以来，高校信息管理系统应用一般是面向个别业务部门的工作实施，具有业务工作的局限性，更没有共享的技术架构和应用架构，面向单个部门的应用不能从全校整体业务的角度出发，部门级的应用必然存在信息和应用孤岛，无法形成统一的数据标准和统一的数据平台，必然导致无法实现数据的共享共用和大数据平台应用。另外，各部门的业务只考虑了部门内部的工作关系，无法实现部门间的业务处理，难以实现大学管理日趋需求的协同办公。校务信息化不仅仅是变化管理运作手段，更主要的是要优化再造业务流程，从而进一步提高工作质量和效率；要在技术上和组织制度上设计实现协同办公的环境，从而逐步实现大学管理的系统变革。

二、规划与设计

校务信息化项目的复杂性和科学性，不仅涉及到高校的管理和技术因素，也涉及到系统建设必须从校级应用层面如何寻找部门间协同、促进全局业务改进的机会。所以，校务信息化建设需要与业务流程再造有机结合，需要通过数据统一创造一个灵活的应用环境。

校务信息化建设要促进管理变革和创新需要有一个与之对应的科学规划和顶层设计，也需要有一个恰到好处的实施管理框架和目标推进策略（这就是规章制度和组织机构的重要性）；而在顶层设计框架的指导下，需要设计建立具有可持续发展能力的基础技术架构；同时需要有强有力的实施组织管理用以实现项目的更好推进和使用。

1.基于整体协同理念的信息数据分析和规划

信息数据的规划要弄清和解决的问题就是：学校各层面需要什么信息、这些信息从哪里来、谁来管理和维护、在哪些环节需要加工处理、哪些信息数据需要共享、如何共享和共用、如何确保安全性等等。

经过分析研究，将数据的产生和使用者的层次主要分为决策层、管理层和事务层。同时将信息数据的类别大致划分为人、财、物三大部分。信息数据资源和业务系统应用是密不可分的。从业务系统和信息数据的关联性又可把信息数据具体分为本科学生管理、研究生管理、办公自动化、人事管理、财务管理、科研管理、校友管理等几个方面。

理清数据的性质和范围，重点就是保证各业务线上信息流和数据流的贯通；保证各层次间信息整合和协同工作；正确处理好业务流程管理的优化；研究分析流程架构、流程目标、流程之间的接口和所需的信息数据；并配套给定具体可行的规章制度和管理规定。在此基础上，就基本形成了基于信息数据规划的校务系统业务和公共信息服务的需求分析。

2.系统总体架构设计

系统总体架构设计基本包括业务和应用架构、信息标准、数据标准、技术框架和用户及权限管控。

（1）业务和应用架构

定义了业务组织结构、业务边界及业务系统功能模块架构。我校将业务系统分为招生系统、数字迎新、宿管系统、学生收发费、教务系统、学工系统、团委系统、数字离校、研究生系统（正在建设）、校友系统、OA系统、人事系统、科研系统、一张表和校情等子系统。

（2）信息和数据标准。

定义了全校信息编码的使用原则。考虑到信息系统的开发建设，不可能总是完全由同一个公司或团队完成，那么如何使得不同的开发实施能得到兼容的结果呢？统一信息标准是可持续建设的前提。

定义数据分类标准、数据集和元数据标准。重点是确保各业务系统间的共享数据不再是调用关系，这既能极大提高业务系统的性能，也能确保数据共享的实时性。在此基础上，不对业务系统做业务功能的切割。同时，要明确数据管理的“谁产生、谁维护、谁管理、谁负责“的原则。制度上，要通过制定对应的应用规范确保数据的准确性、完整性和实时性；技术上，要有授权体系控制数据产生维护的范围。

（3）总体技术框架

系统技术架构设计以先进、成熟的J2EE、EJBs、Web Services、XML等技术为基础，以标准化、开放性为准则。采用分层次、组件式、低耦合、高容错等设计思想，保证整个应用系统的可靠性和可扩展性、校务信息管理系统架构的设计，从不同层面满足统一标准、统一数据库、统一用户管理、统一开发平台和统一门户的要求。系统总体技术架构如图1所示。

系统架构分为五层，从下向上为基础服务层、数据资源层、公共服务业务层、资源展现层和用户层。基础服务层主要对应学校规划中的校务管理系统的基础设施。数据资源层是学校各层面整体信息化的基础数据环境。公共服务业务层主要对应学校的应用支撑层和应用层，是系统功能实现、信息资源交互共享和系统集成的核心部分。资源展现层是在上述信息资源建设和系统功能实现基础上的展现平台，通过基础支撑平台的门户来体现和实施。门户是平台的统一服务平台，实现单点登录、统一身份认证，体现平台共享、个性化、交互式的特点。用户层是系统和信息资源的直接使用实体。

（4）建立用户管理和授权机制

身份认证和授权管理是统一用户管理的核心，在认证方面：采用用户名、职工号、校园卡、学号及密码认证方式；授权采用按照角色岗位分级授权、安全策略控制授权、数据分级分类访问控制。需要时将系统的岗位角色与用户及组织机构绑定，通过定义岗位角色的功能权限和之间的关系，满足各种复杂的用户需求对各子系统的功能授权和控制。在访问控制策略上，根据应用的需要，可以定制不同的安全规则，如管理员可以根据具体业务工作需求重新定义岗位角色的功能要求，限定某些角色或帐号对访问内容、访问时限、访问群体及地点的需求。

三、具体应用实例

1.“本科生管理一条线”各子系统全面协同

本科生管理系统包括招生、迎新、学生收发费、教务、学工、团委、就业、离校及校友管理等子系统。实现了从招生新生入校到毕业离校成为校友的全“生命周期”的信息化管理。

各子系统基于统一数据模式下进行建设，实现了数据的实时共享。各子系统间无缝对接，不人为切割系统功能，实现了业务流程的联动。

在系统应用的过程中，通过规章制度，明确哪些数据由哪些部门和岗位角色进行数据的产生和维护。如学籍信息由教务处负责、学生奖惩助贷信息由学工部负责。

（1）信息资源实时共享，统计报表灵活全面（以学生信息为例）

在实施校务信息化之前，各部门的系统应用是独立的，信息资源不能共享，而且数据没有统一的标准，通常学生信息在各部门的业务系统中需要重复录入，如果学生资料有误或者发生改变，很难对信息进行及时完全的同步更新。“本科生管理一条线”各系统全面启用后，学生信息的产生、维护的入口统一，各阶段学生的资料所属权限明确，信息更新及时并联动。基于学生信息的统一完整和更新及时，能为学校各层面提供丰富的统计查询功能和个性化的数据报表。

目前，广东医科大学基于人、财、物的三大类信息资源在保障数据安全完成性的同时，最大程度地实现了数据的集中共享。通过统一标准、统一数据平台和一张表、校情系统的建设应用，实现了数据建设的标准统一，实现了数据的统一管理和共享，实现了资源共享交换，各业务部处、二级单位的业务信息资源和服务在资源调度整合和业务协同联动的基础上，可面向学校各层面用户的个性化需求，通过信息提取、数据整理和报表制定等方法，对信息进行整合、分析并可视化，用户可以基于统一的数据平台灵活的设计统计报表，从而提供形象直观的多维度数据信息，为进一步实现大数据平台下的决策应用打下了较好的基础。

（2）教学管理过程的全面贯通

我校在数据的集中、共享的基础上，实现了教学管理各个环节的数据贯通和业务联动。教务管理系统在模块化、组件化设计时大体分为学籍管理、成绩管理、教学教务管理、考试管理和教学评教等五大部分。包括学籍、教学计划、教学安排、课程管理、教学进度安排、排课选课、网上评教、四六级及计算机等级考试报名、成绩管理、毕业管理等功能模块，涵盖教务教学管理的全过程，为学校各层级用户提供了简便快捷的网络化信息服务。教学管理的各个部分完全实时共享信息数据，各业务工作环节之间协同工作，实现了教学过程的一体化管理。

（3）多方面管理工作的全面协同

学工系统与教务系统、学生收发费系统数据共享，业务联动，在服务学生各业务部门间实行协同办公的同时，实现了学生奖、助、惩、贷及评优工作的一体化管理。

学工系统与教务系统联动，使得学生评优与学生成绩直接挂钩；学工系统与财务收发费系统的联动，使得学生的奖助管理与学费抵扣有效挂钩；学工系统与教务系统和收发费系统联动使得学生选课与学习奖惩和欠费管理挂钩。例如，通过在教务系统的选课功能中设置约束条件，使得欠费并没有办理缓交手续的学生不能选课。通过在学工系统中确定奖助学生名单和奖助金额，可以在收发费系统中直接按要求向对应的学生银行卡发放奖助金。通过提取计算教务系统中的学生成绩并结合平时综合成绩，可以在学工系统中形成学生的综合测评名单。业务工作的联动，极大程度的提高了工作效率，提升了学生工作的管理质量。

教务系统与人事系统、财务收发费联动，教学工作量根据教学进度和教学任务书自动生成并实时共享，人事系统提供完整的教师详细信息并实时共享，财务收发系统可据此发放授课教师的课酬。

（4）数字迎新、数字离校为学生提供便捷服务

数字迎新系统是协同工作成功体现案例之一。从业务工作本身来看，迎新涉及的部门有教务处（招生办）、学生处、财务处、一卡通管理中心、各二级学院等部门，参与迎新的各个部门使用统一的管理平台，数据实时共享，确保迎新各部门办理各业务工作无缝对接，为新生报到提供了一站式的服务。系统不但提高了工作效率和质量，而且各部门可以实时掌握新生报到情况，为及时做出工作调整提供了实时可靠的数据。另外新生报到后的数据在共享平台下平滑成为其他业务系统的基础数据来源。

我校也成功实施了数字离校系统。从离校工作的反馈结果来看，系统实现了各部门的协同办公和数据共享。极大提高了工作效率，简化了离校学生手续的办理。

2.OA系统优化业务流程，促进协同办公

办公自动化是校务信息化建设的重要方面，我校办公自动化系统在融合了企业办公自动化普通特点之外也进行了独特的设计和实施。

（1）明确并优化工作流程

高校在没有校务信息管理系统作为工作的工具之前，业务工作的流程往往是不清晰、不合理或是繁琐复杂的，而且各工作岗位和工作职责在这种情况下也并不明确，因而在工作上往往出现踢皮球、互相扯皮的现象，这一方面严重影响了工作效率，另一方面却很难定位责任人和责任环节。

为了保证公文处理的规范化，公文处理的工作流程由校长负责，校长办公室和党委办公室牵头，根据业务工作的分类，合理科学安排各类公文处理的工作流程。流程的设计既要满足公文处理的规范性，也要考虑处理过程的灵活性和全面性；既要满足专业公文流程专人处理的要求，也要考虑人员变动所要求系统对应变更的实际情况。同时，系统可根据工作的实际业务需求能自定义新的工作流程。

（2）预先设定与灵活选择

在公文处理的过程中，可预先设置各个环节流程的处理人，也可以实时选择；公文在本部门内部可以任意流转，在特定的环节可灵活传送到其它任何部门进行审批工作。这提高了岗位和公文处理的灵活性。

（3）全程监督公文流转，确保数字化办公效率

公文流转审批的整个过程中。对于各经手岗位人员能做到全程可视可查。这符合国家要求的政务公开政策，能有效督促各环节处理人员尽快办理已到达本岗位的文件；同时为了更好的做到公文流程过程中的高效性，系统提供了统计超时未办理文件的详细信息，公文流转管理人员可以通过定时公布这些信息起到更好的督办效果。另外，我校还与电信运行商合作，做到当公文流转到某岗位，该岗位的用户就能收到处理该公文的短信提醒。

（4）各单位公文处理融汇贯通，实现多级协同办公

协同办公是以管理人员协作为核心，强化信息资源的共享，管理工作流程的优化以及管理信息系统应用集成的政务形式。

我校实现协同办公首先是实现了技术层面上的协同，包括资源协同和流程协同，资源协同是对包括人、财、物、信息数据等资源的调配和优化，使这些资源在统一管理和协调下为实现共同的任务而服务。流程协同保证了各相关业务系统间能进行安全快捷的信息交流。二是实现了组织制度层面上的协同。为确保协同办公的实效性，广东医科大学制定了《广东医科大学信息化建设与管理委员会章程》和《广东医科大学校务信息管理系统运行使用管理规定》等规章制度，明确了系统、数据建设管理的组织机构和相关职责，确保协同办公顺畅实行。

我校有两个校区，直辖管理两家附属医院，下辖多家非直属附属医院，各校区、各附属医院都能使用办公自动化系统为校区间、学校与医院间、医院间的公文审批提供服务，这不但在学校内部各部门间实现了协同办公的目的，还实现了学校各校区、各医院之间的协同办公。极大的节省了沟通协商时间，节省了宝贵的资源，减少了人力、财力的消耗。

四、结束语

广东医科大学校务信息管理系统基于协同工作理念在全校总体业务框架设计，分为本科学生管理一条线、研究生管理一条线（在建）和教工服务管理一条线。所涉及的底层数据充分融合、高度共享；能够有效实现综合查询、统计分析、一张表校情展示和各种一站式服务；基于校务信息系统的管理，对每一向业务工作再造业务流程，使得业务流程最简化最优化，能够有效实现流程联动，有效实施协同工作。我校校务信息化建设很好地促进了管理变革和数据平台建设。

参考文献：

[1]吴汝明，辛小霞.基于协同工作的高校校务管理系统[J].中山大学学报（自然科学版），2009（3）：112-115.

[2]全力.电子校务对高校行政协同管理的影响与互动[J].江苏高教，2010（1）：58-60.

（编辑：王晓明）