电子政务系统中档案管理的问题与思考

米 静

（中广核管理咨询（深圳）有限公司，广东 深圳 518000）

电子政务系统中档案管理的问题与思考

米 静

（中广核管理咨询（深圳）有限公司，广东 深圳 518000）

随着电子政务系统的广泛应用，电子档案管理也遇到了各种新的挑战。由于技术、管理等方面的原因，我国当前电子政务系统中的档案管理依然存在很多的问题。本文从电子档案的文件归档、安全保障、整合共享、档案移交、以及全程管理和前端控制之间的矛盾等几个方面阐述了电子政务系统中档案管理存在的问题，并基于此提出了几点提高电子档案管理水平的对策。

电子政务；档案管理；安全保障

1　电子政务系统中档案管理的问题

1.1文件归档存在的问题

电子文件归档中存在的问题可以分技术障碍、管理缺陷两方面。

（1）技术层的障碍。主要体现在3个方面：①业务系统的主要功能就是处理业务，应当具备低冗余、高效率的特点，而档案管理则因其要保证在较长年限内的安全性，则需要高度的冗余；②电子政务系统可扩展性被限制，档案管理功能嵌入面临着很大的挑战；③在对数据的管理权限上，业务部门比档案部门更加完整，但是，当清除积存数据导致链接变动时，档案部门可能不能及时找到所需的档案，从而影响了管理和维护的进度。

（2）管理上的缺陷。①管理权限得不到保障。电子档案是存储在业务部门中的，所以业务部门的管理权限应比档案部门的更大；②责任主体不明确。电子档案的管理权限实际上是由档案、业务部门共同分享的，一旦发生丢失或篡改的问题，很难确认责任归属。

1.2安全保障不足

现阶段电子档案的安全面临着很多的问题，从影响因素上看可以分为以下3方面。

（1）技术原因。系统的技术水平直接关系着电子档案的安全性，一旦存在黑客攻击、病毒、软件与硬件存在漏洞、系统与设备发生故障等情况，均会造成电子档案的丢失或者损坏。

（2）社会或者自然因素。比如：档案保管场地自身的条件、火灾、地震等因素均会产生很大的影响。

（3）管理上的问题。比如：权限不明、操作不规范、工作人员失误等。

1.3整合共享方式不统一

电子档案整合共享概念的内涵非常模糊，从广义与狭义，宏观、中观与微观层面看均具有不同的内涵，这也就造成了电子档案整合共享不能避免的复杂性。此外，整合共享具有很多的模式，就档案实体而言，通常采用分散或者集中式的管理，使整合共享中经常遇到途径单一或多样、横向或纵向的体制、一致或异构的系统等矛盾，所以根据实际情况来看，整合共享的途径、方式会有各种各样的模式，不能统一。

1.4电子档案移交不规范

在档案双轨制的背景下，电子档案的移交面临着一定的问题。

（1）档案的有机联系缺失。当前的电子档案移交中，大多移交的是单份的电子数据，未形成可以反应整体的档案，从而使移交档案缺乏关联。

（2）档案的元数据不完整。双轨制的实施使人们存在备份的依赖心理，导致移交工作的不规范，进而造成元数据的丢失。

（3）移交工作的效率被限制。由于纸质、电子档案的移交上存在时间差的问题，造成了工作量、成本的大幅增加。

1.5前端控制和全程监管的矛盾

前端控制和全程监管在现实中存在着一定的矛盾。前端控制、全程监管都是基于档案部门的位置，要求自形成初始，对电子文件进行全程的管理。但是，两者存在一定的矛盾，若实行了全程管理，档案部门则为主要的管理者，对前后环节进行同等的规划和管理，就不再需要前后端的理论；但是如果重视前端控制，那么档案部门就成为了后面环节的管理者，就不能很难实现对前面环节的管理。

2　提高电子档案管理水平的对策

2.1规范档案移交

随着对档案管理需求的不断提高，在线归档已越来越重要，且应当作为归档的主要方式；而离线归档能够解决特殊格式或者一些涉密的档案材料，所以也是不可缺少的，可作为辅助手段。因此，对于电子政务系统中的档案应采用“在线为主，离线为辅”的归档方式。

在归档规范方面应做到如下四点：①双轨制管理是现阶段的主要管理模式，所以应当将明确并区分电子、纸质两种档案移交的基本方法；②整理分析电子档案在线移交中的问题，一定要遵循档案的原始形式，预防复制形式下的双套归档，并慢慢转向单套归档；③明确档案移交各个阶段中档案馆、档案室的各自责任，以保证档案的完整、安全；④制定档案移交的标准规范，并完善移交的技术，促进单轨化的转型。

2.2安全保障措施

电子档案的安全会受到很多因素的影响，所以，要进行全方位的考虑：①技术上，强调自主研发管理系统的重要性，制定相应的加密、杀毒、备份、隔离等措施；②管理上，提高工作人员的安全意识，建立健全的监督管理体系，提高管理人员的专业水平等；③法律法规上，对档案管理的法规、标准进行完善，确定档案的凭证性，从而使档案的安全管理工作规范化。

2.3整合共享策略

档案管理工作应从档案本身拓展到现行文件的生成背景、环境及整个过程，因此在信息整合中应做到如下两点：①明确整合共享的内涵，在实践中基于信息、实体的整合共享联系密切，应当把两种相结合，形成信息、实体一体化的共享方式；②分散式和集中式电子档案的整合共享策略的实施效果是不同的，建议从共享效率、整合深度上分析各自的优缺点和应用的条件。

3　结 语

将档案工作融入到电子政务建设中，电子档案管理模式发生了很大的变化，同时使我国电子政务系统中的档案管理产生了很多新的问题，面对这些变化和问题，档案工作的所有部门应当针对各个环节的问题，制定相应的对策，做好每个环节的工作，以提高电子档案管理水平。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.132

G271；D63

A

1673-0194（2016）18-0191-01

2016-08-20