会计电算化系统的内部控制

◎刘权

会计电算化系统的内部控制

◎刘权

随着时代的发展，科技技术日渐精湛，计算机也逐渐普及到大众范围内，人们大多不再用繁琐复杂的传统手工会计信息系统，而是利用会计电算化系统来取代，由此可见计算机在企业内部的地位日益提升。人们大多使用会计电算化系统不仅是一种时代的更新，也能将会计信息实现得更加准时、安全、精确、及时，让会计人员的工作更加便捷、高效，更加有利于会计相关人员的信息处理。同时，这种电算化处理也可以对企业内部控制产生一定影响。为了使企业会计信息系统更加稳定地发展，企业人员需加强企业内部的控制，并且不断地研究和探索出更多的适合会计电算化系统的内部控制措施和方法。

内部控制的目的是保证会计信息的真实和完整性，保护财务的正确性，确保经济物资的安全性，内部控制制度是一种企业单位内部的经济活动，为此需制定一系列具有控制职能的的措施方法，同时需不断根据实际情况进行修正和规范，以使会计电算化系统更加严密、完整。

会计电算化系统存在的风险

虽然会计电算化系统已成为企业主要部分，但会计电算化实现后，会计电算化的本身也带来了许多前所未有的风险。在传统的手工会计系统中，若想要更改会计信息和数据，需同时手头更改许多数据，如会计报表、财经报表、每日记账、明细账和总账，其工作量大难以完全更改，同时其在纸上留下的合计一般无法直接摧毁和更改。然而，在会计电算化系统中，仅仅只需在计算机中录入数据来进行记账，系统便会自动根据设定要求来计算出其它账单，最后再进行进一步不加工来生成会计表和账簿。这种系统仍存在着许多的不足，并且内部控制制度设计得也不太完善，因而建立这种电算化管理难以完全显示其优势，且存在着些许风险。

计算机中无形信息难以控制的危险。当会计的控制主体改变为计算机时，会计的控制客体也发生了变化，部分有形信息资产也逐渐变化为无形的信息资产。实物记录信息时是一种有形资产，必须借助人工的力量才能进行转移，它是一种静态资产。而相反的，计算机状态下的无形资产是一种动态资产，即使没有外界的人工力量也能轻易转移，因而这些信息十分有可能因为利益或竞争等关系而泄漏到网络之中，被不法分子所利用。

组织与管理控制不严格造成的危险。 如今现代化的管理工具在企业中广泛使用，取代了过去繁琐复杂、陈旧落后的人工计算。但是，不可忽略的是，企业管理人员和员工的思想观念也要及时调整，而不应因为有了电算化的方便而松懈自我，切勿因业务上的操作不规范和玩忽职守而造成严重后果。因为会计电信化需要较严格的操作和监督，所以更需要加强组织和管理控制，即加强内部控制。各部门应相互监督、相互制约，以保证信息的真实、可靠性。若内部防范制度不严，那么犯罪分子便会利用内部系统薄弱环节以身试法，违法侵吞企业财产。

系统设计和开发过程中隐藏的危险。当企业专业人员研发应用系统时，需要全面考虑问题，将各个方面考虑周到，但是因为能力有限或是考虑问题不够全面，使设计得系统会出现细小的差误，实际状况无法与理论完全吻合，正是因为这些差错，使犯罪分子有机可乘，他们会利用这些缺陷，运用先进的高科技来进行犯罪活动，若无法及时察觉和发现，那么便会造成难以挽回的损失。

所需的内部核实工作量大。企业需不断对会计信息进行审核以免出现错误，而审核必须解决几个问题，如企业会担心有关的内部资料遭到暴露或泄密，因而损害其竞争能力。核实电算化会计信息需要运用更复杂的审查技术，并且会计师们必须具备处理复杂电脑资料出色能力，能够将会计信息系统中有必要的数据信息通过一定的形式表示出来，这样将会使会计师们的审查工作量大大增加。

加强会计电算化系统的内部控制的措施

因为如今控制方法对象的改变，许多企业原本的内部控制方法和措施早已无法适应会计电算化系统的发展要求，为了保证企业新型会计系统的稳定发展，因而需要企业根据自身研发的会计系统因进一步加强完善企业的内部控制制度。根据电算化会计系统来制定相关内部控制制度，可以区分为对于系统开发和实行而进行的控制，对会计各部门的管理监督控制，对计算及日常工作的过程控制。

加强电算化系统的安全控制。加强电算化系统控制主要的目的是为了防止系统安全信息被犯罪人员或未经授权的外界人员擅自进入企业系统并违法盗取和改动会计信息，为此需从减少因外界因素而导致计算机故障这些部分入手，其主要的方法和措施有：

内部人员的身份需用密码控制，需及时签到和核实身份；根据不同人员设置不同的访问权限；设定内部的相关控制制度，严禁委授予权限人员擅自动用财务专用电脑；严格做到数据储存的处理，操作系统的审核和修改，当系统受到外来侵犯时，需有及时响应及时反应和解决。

提高组织和管理的严格控制。内部控制包括人员和部门上组织和管理上的控制，不同职位和部门应相互监督和审查，以保证企业内部的真实性和高效性。为此需制定一系列严谨有效的应建立一系列有效的内部控制制度，严格划分职责。组织控制的要求就是将有关系统的不同职责进行分划，将系统中不同的人员进行分工，同时配以合理、严苛的方案制度，其主要目的是通过一种相互审核、相互制约和的相互监督和制度来保证信息的真实性和可靠性，从而减少会计信息上的差误。管理控制的主要目的是建立起严格划分的职位机构和分工制度，它们互相监督制约，以减少差错的发生。

会计电算化系统是企业众多管理信息系统中的一个不可或缺的部分，信息管理是业务、人员、财务的各方结合统。会计电算化系统的实施，同时也是企业管理、业务等方面改造的过程。现阶段企业会计电算化系统仍存在着许多问题，为此，加强会计电算化系统的内部控制，探索适合会计电算化系统的内部控制的方法成了当前企业会计所要解决的重要问题。

（作者单位：河南中材环保有限公司）