浅析OA系统成功实施的关键环节*

赵 斌

（中国水产科学研究院长江水产研究所武汉430223）

浅析OA系统成功实施的关键环节*

赵 斌

（中国水产科学研究院长江水产研究所武汉430223）

信息化时代，企事业单位信息化水平往往决定了管理水平，而管理水平的高低关乎企事业单位的兴衰。在这种形势下，OA系统的建设尤为重要。为了使OA系统达到预期目标，有必要对OA系统成功实施的关键环节进行研究。根据过往的经验和当下信息化的发展水平，提出了四个关键环节，为OA系统的成功实施提供宏观上的指导与参考。

办公自动化系统 需求分析 沟通管理 系统培训 运行保障

一、引言

随着“互联网+”时代的到来，企事业单位要在信息化浪潮中谋求生存和发展，必须提高信息化水平，通过信息化提高管理水平，进而促进主体业务的前进。2016年7月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《国家信息化发展战略纲要》，将信息化提升到国家战略层面，明确提出将信息化贯穿我国现代化进程始终，加快释放信息化发展的巨大潜能，由此可见信息化的重要性。由近些年企事业单位的信息化进程中可以看出，各业务系统的集成化、数据的共享化已经成为趋势，OA系统的建设成为大多数企事业单位业务系统整合的选择。OA系统的实施往往决定了OA系统能否达到预期目标，所以有必要关注OA系统实施的关键环节。

OA系统全称办公自动化系统（Office Automation System），在我国发展是在上世纪八十年代，迄今已有30年的历史，而且已经从最初的仅能提供单机辅助工作，发展到目前可以实现大型协作工作[1]。OA系统是借助现代信息技术将传统办公流程信息化和网络化，从而实现信息共享、高效办公的系统。具体而言就是单位员工通过联网的计算机、手机等终端，在不同时间、地点可以充分共享信息，方便及时沟通，同时也可协同完成某些复杂的工作。

OA系统的应用可以带来许多益处，总结起来就是“四个提高”。首先，OA系统的应用加快了信息流转速度，规范了信息的传递流程，从而提高了单位内部的沟通效率；其次，OA系统的应用实现了自动化移动办公，减少了过去集中式办公复杂的工作环节，提高了办公效率；再次，OA系统的应用能够规范办公流程，便于监督办公程序，从而减少办公差错，提高了工作质量；最后，OA系统的应用能够有效节约办公经费，有利于提高现代化管理水平。

二、系统实施的准备环节

OA系统实施的准备环节主要指需求分析环节。需求分析形象的说就是确定要计算机“做什么”，要达到什么样的效果[2]，它作为软件设计及实现的基础，是软件项目成功的关键[3]。每个企事业单位的业务不同，对OA系统的功能需求也有所差异。虽然OA系统需求分析关注点较多，但主要有功能、技术、性能、安全这四个方面。

1、功能需求

功能需求主要描述开发人员需要实现什么，是将用户需求转化为计算机可以实现的功能模块。企事业单位日常管理中，建立了一系列规章制度，逐步形成了多项工作流程，如何将各项工作流程转化为计算机可以实现的功能模块即是功能需求分析。

企事业单位OA系统主要以处理公文和日常事务管理为核心，在此基础上再进一步与其他系统融合互通，达到协同办公效果。所以，企事业单位OA系统的功能模块主要分为三部分，如图一OA系统的功能模块，基础模块主要满足个人办公的需求，包括第一文件管理，文件的收取、发放和管理工作；第二公文管理，公文的流转；第三信息发布，对内、对外信息的发布；第四通讯管理，即时通讯和电子邮件通讯。扩展模块主要满足部门和单位级别的管理需求，包括第一会议管理；第二车辆管理，第三固定资产管理；第四日程管理；第五项目管理。附加模块主要是一些辅助办公小工具。

2、技术需求

语言是系统开发的基础，架构是系统的骨架，所以OA系统的开发在语言和架构的选择上至关重要。不同语言和架构虽然可以实现同样功能的OA系统，但OA系统性能上和使用易用性上差别很大。OA系统的开发语言很多，常见的有C#/PHP/JAVA等，它们各具特色，在实际实施中都能满足OA系统的建设需求。C#运行在.NET平台下，这决定了其开发的系统移植性不佳，因为.NET是微软为敏捷商务构建互联互通的应用系统推出的新一代技术平台，只能运行在Windows系统下。目前，虽然在其他平台上有类似.NET的开源项目支持C#开发的系统，但开发中的技术支持显然不够，导致真正使用这些开源项目的系统很少。所以对系统移植性要求较高的企事业单位不建议选择基于.NET开发OA系统。基于.NET开发的OA系统虽然移植性不好，但是其后期运维较容易，.NET运行于Windows平台，图形操作界面对运维人员的技术要求较低，这在中小型企事业单位运维人员不足的条件下非常适合。

PHP是一种通用开源脚本语言，跨平台性强并且所有的软件都是开源免费的，可以减少投入。PHP非常适合开发中小型的WEB应用，它的开发速度比较快，最经典的组合就是Linux+ Apache+MySQL+PHP，但是在Windows下也能很好运行。PHP有强大社区的支持，发展迅速，据报道PHP全球使用率为70％，随着PHP4和PHP5对面向对象的良好支持，有很多大型系统也转而用PHP开发。基于PHP开发的OA系统后期维护也较容易，现已成为很多企事业单位选择的目标。

JAVA是一门面向对象编程语言，它有良好的商业公司支持，并且JAVA技术作为免费软件发布。JAVA语言开发的OA系统较流行，原因归于JAVA语言各领域应用成熟，并且JAVA语言开发的程序具有扩展性、稳定性和跨平台性等优点。基于JAVA开发的OA系统对于各种规模的企事业单位都是不错的选择。

随着以用户为中心的软件设计方法被广泛应用，软件的易用性、界面友好性等越来越受重视。以往比较成熟的C/S架构效率高、安全性好，但在OA系统的应用中被逐渐抛弃，主要原因是用户使用比较麻烦，需要安装客户端系统，后期维护升级不方便，再有就是C/S架构的系统难于与其他系统集成，不便于业务系统的整合。随着B/S架构的日益成熟，其在安全性、运行效率和经济效益上展现出巨大的优势[4]。OA系统在架构的选择上都趋于使用B/S架构，而且可以很好的应对越来越复杂的用户需求，基于B/S架构的OA系统也是今后发展的主流方向。

3、性能需求

性能可以说是一种指标，一般情况下用时间和空间来衡量。不同的角色对OA系统性能有不同的需求，从用户角度看，操作时系统响应时间是用户所关心的，低的响应时间会带来良好的用户体验；再从管理员角度看，除了关心系统的响应时间外，与系统的扩展性和系统状态相关的信息更为关心；最后从开发维护人员的角度看，除了关心系统的响应时间和系统的扩展性外，哪些地方是引起系统不良性能的根源才是他们更关心的[5]。

OA系统的性能一般与系统本身和系统运行的平台有关，OA系统本身即程序员编写程序代码的质量，程序员编写的代码质量高，程序运行效率就好，OA系统性能也会提升。企事业单位无法决定OA系统本身的好坏，但是可以通过选择知名度高、信誉好的开发公司规避差的OA系统。OA系统的正常运行需要硬件和软件两部分密切配合，任何一部分性能不满足实际需求，都会影响OA系统的运行，使办公效率大打折扣。硬件和软件主要包括服务器、操作系统和数据库软件。OA系统的实施中，企事业单位可以根据自己的实际情况，比如说系统用户数量、同时在线用户数量等，来选择适合的软硬件。

4、安全需求

OA系统安全是为了保障系统的正常运行，防止非法用户访问、防止正常用户的非法操作、防止数据不被破坏等，所以本文从OA系统访问安全、操作安全、数据安全三方面进行安全需求分析。

访问安全，主要是系统本身的安全功能模块和系统之外安全防护手段一起保障OA系统的访问安全。在登录OA系统时，安全功能模块主要是起到用户身份认证，对非法用户拒之门外。但是由于用户弱口令、网络传输数据未加密或者黑客的网络监听等存在，造成了安全功能模块失效。因此，在对访问安全性进行设计时，应当采用多元化的系统验证方案[6]，才能保障OA系统的访问安全性。首先，可以利用MD5等加密方式，对用户的登陆信息进行传输；其次，针对外网访问的用户，可以采取VPN与用户名与口令两级方式进行认证登陆，这几种方式联合起来可以在很大程度上保障OA系统访问的安全性。

操作安全，合法的用户如果在操作过程中误操作，也会对系统带来不可逆的破坏性，所以必须针对特定角色给予操作权限的控制，从而实现操作安全性的有效提升。一方面，可以使用基于角色的访问控制（RBAC）方法，根据用户所处的角色对操作的内容进行分配和规划，并设置相应的访问权限，不同用户所处角色不同，所具有的操作权限也不同。另一方面，可以设置操作管理模块，将对信息的收发、浏览、添加等作为低级权限模块，而对信息内容的删除、编辑等，则设置为高级权限模块，并根据OA系统的管理者的定期监管，实现对操作安全性的提升[6]。

数据安全，OA系统运行中可能存在某些意外导致数据丢失，所以有必要采取措施对数据安全性进行保障，可以从两方面进行控制。一方面，应当对用户的操作进行记录，特别是增加、删除等，并生成操作日志。有条件的情况下，应对用户的操作内容进行详细记录，这样在OA系统数据发生丢失时可以据此恢复相关数据。另一方面，应当对OA系统的数据进行定期备份，包括数据库、图片、文档等，由于计算机属于电子产品，不可能保证绝对的稳定，所以为了避免受到外界因素影响，而造成数据的丢失，需要定期对OA系统进行备份。有条件的单位可以通过使用冗余服务器、磁盘阵列等技术手段保障数据安全。

三、系统开发的沟通环节

系统开发的沟通环节即在项目开发与管理活动中运用专门的知识、技能、工具和方法进行有效的沟通，使项目的各个环节都能够润滑和通畅，以实现项目设定的需求和期望[7]。因此，在OA系统实施中，良好的信息沟通是系统能否成功的决定性因素，这要求企事业单位在OA系统实施过程中应指定专门人员与开发公司定期沟通系统建设的相关事宜，发现系统建设与预期目标有偏差应立刻指出。同时，在与系统开发公司沟通过程中会得到一些新的启示，修正单位对OA系统的错误理解，保障系统实施后双方满意。沟通的内容一般包括系统建设的进度，系统建设所使用的技术，系统最终的效果图等等。

四、系统使用的培训环节

OA系统上线后遇到的问题多数为用户使用问题，而不是系统的程序问题或技术上的其它问题。一个安排得当、有针对性的培训计划能预防许多问题的出现，系统使用培训的重点应放在新用户身上，特别是那些计算机操作水平薄弱的用户。系统使用的培训可以通过多种途径进行，培训材料要做到通俗易懂，培训最好从单位领导和部门领导开始，这样不但起到身先士卒的带头作用，更为他们管理下层工作人员奠定坚实的基础。

OA系统使用培训的对象不但包括最终用户，而且还包括系统的运维人员。所以，应让开发公司对系统运维人员做培训，包括基本的OA系统知识、OA系统的服务器和客户端的配置等。系统运维人员在培训中首先应将系统开发的相关文档收集整理，这是理解系统运行原理最直接的材料，更能方便后期系统的维护；其次要与开发公司配合编写符合企事业单位实际的系统使用说明，系统运维负责人对照使用说明操作无误后，将其分发给每个用户，让用户先体验系统的使用；最后组织安排开发公司分批培训最终用户使用系统。OA系统日常使用中难免会遇到问题，此时运维人员的作用得以体现，他们可以辅导用户进行相关操作，解决运行中出现的常见问题。OA系统使用培训结束后会有一个磨合的过程，磨合期过后OA系统的效能就会逐步显现。

五、系统运行的保障环节

多数企事业单位追求完美、追求速度，希望OA系统一上线就能解决问题发挥效能。然而，系统的顺利运行缺少制度，缺少人员，缺少经费的保障是不可能的。制度指系统运行保障具体管理制度，包括OA系统使用的制度，OA系统维护的制度等；人员是指系统运行保障人员，包括管理人员、运维人员，在系统使用的培训环节已经介绍这两类人的作用；经费指系统运行保障所需的各种费用，包括人员经费、软硬件使用费、维护维修经费等。其中：人员、经费是OA系统运行保障的前提，制度是OA系统运行保障高效开展的基础。只有系统运行的保障环节都具备，OA系统才能顺利运行。

六、结束语

事实证明，不抓住OA系统实施的关键环节，即使系统侥幸上线，也常会引起普遍排斥、使用率低、系统出错率高等状况发生。只有重视OA系统实施的关键环节，才能使OA系统达到预期目标，才能提高企事业单位的管理水平，才能促进企事业单位的业务向前发展。

[1]阿木吉拉吐.基于B/S架构的学院办公自动化网站的设计与实现[D].吉林大学，2013.

[2]黎连业.计算机管理信息系统设计与实施[M].北京：中国财政经济出版社，2011.

[3]赵鹏，王孝强.电子政务信息系统中需求分析研究[J].电子技术与软件工程，2016，14：62.

[4]张云峰，廖斌.基于B/S架构的校园办公自动化系统设计与实现[J].软件导刊，2016（8）.

[5]武昭宇.信息系统性能测试模型的改进及响应时间优化[D].太原理工大学，2016.

[6]张湘南.浅谈OA办公自动化系统设计方案[J].信息通信，2016（8）.

[7]梁吉越.软件项目开发中沟通管理问题研究[D].大连海事大学，2015.

A Brief Analysis on the Key Aspects of OA System Implementation

Zhao Bin
（Yangtze River Fisheries Research Institute，Chinese Academy of Fishery Sciences Wuhan 430223）

In the information age，the informatization level of enterprises and institutions often determines management level，and the management level is related to the rise and fall of enterprises and institutions.In this situation，OA system construction is particularly important.In order to make the OA system to achieve the desired objective，it is necessary to carry out researchonthe key aspects of the successful implementation of OA system.Based on the past experience and the current development level of information technology，four key aspects are put forward to provide macroscopic guidance and reference for the successful implementation of OA system.

Office automation systemRequirement analysisCommunication management System trainingOperation guarantee

C931.4

A

161108-7417

中央级公益性科研院所基本科研业务费专项资金（中国水产科学研究院淡水渔业研究中心），项目名称：长江水产研究所内网信息平台的设计与实现，长江水产研究所高效科研管理系统的设计及应用。

赵斌（1988～），男，研究实习员，主要研究方向：渔业信息战略。