试论高校人事档案信息化建设

【摘要】人事档案信息化建设是时代发展的需要，是高校人事档案管理改革的方向。文章针对高校人事档案信息化改革，论述了人事档案管理信息化的重要意义，探讨了高校人事档案信息化管理的主要内容，提出了实现高校人事档案管理信息化的相应措施。

【关键词】高校；人事档案；信息化

高校人事档案管理工作是高校管理不可缺少的重要环节之一，也是衡量高校人事管理水平的重要内容。随着高校现代化建设步伐的加快，管理信息化是高校人事档案管理的必由之路，是信息时代人事档案事业发展的必然趋势。为适应信息时代档案事业的发展和高职院校自身改革的需要，必须加快人事档案信息化建设的步伐。

一、高校人事档案管理信息化的现实意义

（一）实现高校人事档案信息化管理，是适应信息社会要求的必然选择。作为高校人力资源管理工作的重要组成部分，高校人事档案管理重心向信息化转移已是大势所趋。高校人事档案管理要适应信息化社会的要求，尽快从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，强化档案管理的现代化意识，使人事档案工作由封闭型向开放型转变，才能更好地服务高校建设的需要。

（二）实现高校人事档案信息化管理，是拓展面向公共服务的人事档案管理职能的必然要求。随着民主政治的发展和信息技术的普及，面向社会提供人事档案信息服务是一种趋势。当前，社会对高校的专家、人才利用需求不断加大，同时也促进了对高校人事档案信息资源的社会化需求。高校人事档案管理部门，不仅要为本校组织人事部门的人事工作提供服务，还应拓展面向公共服务的人事档案管理职能。加强高校人事档案信息化管理，建设好高校专家人才信息库，是实现专家人才信息资源共享、满足社会对高校人事信息资源合理有效需求的必然要求。

（三）实现高校人事档案信息化管理，是破解高校人事档案管理工作难题的必要举措。现阶段高校人事档案的提供、利用还是以实体档案为主。实体档案虽然利用范围广、适应性强，具有原始凭证的作用，但基于实体档案的人事档案管理，需要管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，费时费力，效率低下。实行信息化管理，是对传统人事档案管理模式的变革，人事档案管理要更多地体现自动化、实时化和网络化，数据只需一次录人就能够多次反复利用，实现数据共享，从而使库房查找变为更为方便快捷的网络即时检索查询，不仅可以大大提高利用效率，还可以减少与原始材料的接触，有利于人事档案纸制载体的长期保存。加强信息化管理，已成为高校人事档案管理创新的必然选择。

二、高校人事档案管理信息化建设的重点

建好信息库。高校人事档案信息库是整个信息系统的源泉，确保人事信息资源的准确、完整、规范是信息化建设的基本要求。在系统的建设中，要按照中组部关于干部人事管理信息系统软件设计的原则和规范要求，抓好信息库软硬件基础设施建设，配备必要的计算机等成套硬件设备和统一规范的应用软件系统，使之适应于档案信息的文字图片扫描、声像资料录入、数据处理等工作的需要。要以应用为主线，抓好信息采集和开发。

遵循安全性。高校人事档案信息资源的特性，兼具机密性和开放性。机密性要求对于具有保密价值的人事档案要做好安全保密防范工作，杜绝信息安全漏洞，防止破坏和泄密；开放性则要求对于可以开放的人事档案信息要全部开放，争取利用效率的最大化。因此，在推进高校人事档案信息化建设的过程中，必须把握好机密性与开放性的度。从保障安全性角度来看，必须采取有效措施和技术手段，建立档案数据备份和恢复机制，保障高校人事档案信息存储安全。要制定信息录入、信息维护、设备管理、网络维护、信息审核、查阅权限等系列管理办法和规定，确保系统的安全性、可靠性和可控性，以科学、规范、严密的制度来保证系统的可靠运行。

服务网络化。提供方便快捷的人事档案信息利用服务，服务于高校现代化建设，是加强高校人事档案信息化建设的根本目的。当前，高校大都设有校园网，而且与教学科研和国际互联网进行了连接，这些为人事档案倍息化建设创造了极为重要的物质基础，也为人事信息资源区域性的服务提供了必要的共享平台。高校只要遵循人事档案信息的安全性和保密性原则，对各类人事信息进行相应的密级界定，并设定不同的使用权限，就可以为获得授权的档案信息利用者提供方便快捷地查询和传递服务。在校级网络互连互通的条件下，高校人事档案管理部门还可以积极组织上网数据和信息，设立对外服务窗口，实现学校之间、上级主管部门人事档案信息资的共享，拓展服务功能，提高人事档案的服务水平。

三、推进高校人事档案管理信息化建设的对策建议

转变观念是基础。实现高校人事档案管理的信息化转型，必须以管理观念的转变为基础。作为高校人事档案管理职能部门，要加快植入“以人为本”的理念，增强主动服务的意识，转变以往重管理、轻服务，重组织利用、轻个人使用，重为本校服务、轻尽社会责任等传统观念和认识，促进人事档案管理由被动利用向主动提供转型。

协调推进是重点。人事档案信息化是一项系统工程，涉及到多个部门和领域。需要组织、人事和各个部门齐抓共管，协调推进才能搞好。应该把人事档案管理信息化纳入高校建设的总规划和路线图，抓好总体设计、协调推进、督促落实。统筹安排人事档案信息化建设的资金需求，充分利用高校现有科技人才，做好人事档案信息网络化的研究和开发工作，加强人事档案信息化开发的技术支持。此外，还要加强对人事档案信息化建设的宣传力度，使广大教职员工充分认识人事档案信息化的重要作用，提高他们的人事档案意识，形成全员参与建档、管档、用档的良好局面，为人事档案信息化创造良好的条件。

人员培训是关键。人事档案管理人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是人事档案实现信息化管理的关键所在，这就需要培养一支专业化干部队伍。要以信息化的技术要求为标准，对人事档案管理人员有步骤、有计划地进行继续教育，注意从工作岗位和个人基础条件出发，突出重点，尽快解决档案人员的知识结构老化问题，不断更新知识，提高人事档案管理人员对相关学科知识的扩展能力，逐步适应人事档案信息化管理的需要。另外还要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的政治思想觉悟，以及坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力。

参考文献：

[1]朱伟玲.人事档案的信息化建设探析[J].科技创新导报，2012，10

[2]黄纬新.高校人事档案信息化建设的问题及对策[J].贺州学院学报，2011，02

作者简介：

李逦（1969.07-），女，湖南湘潭人，高级政工师，湖南铁路科技职业技术学院。