企业档案分类大流水的理论与实践

刘士影　王峰章

中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）10-000-01

摘要档案管理是功夫在当下、受益在未来的工作。如何结合自身特点与条件，利用信息技术因需制宜地制定出企业档案管理体系是企业档案工作的首要任务，而档案分类是其核心内容。

关键词档案 大流水分类 实践

一、档案分类概述

（一）档案分类的基本要求、标准

全宗内档案的分类要根据每一个立档单位档案的形成规律，选择适合的分类方法，合理设置类目，准确归类。所设置类别的总和要覆盖全部档案，既不能出现无实际档案的“虚类”，也不允许存在未纳入任何类别的“多余”档案。分类标准的选用是档案分类的关键步骤，要根据档案的数量、内容、分类层次、实际工作需要、档案管理的原基础等进行具体分析、比较，选择恰当的分类标准。

（二）传统分类

传统的档案分类一般将档案逐级划分为几级类目，存在一级、二级、三级、四级或更多层级，档案流水号小，在纸质版目录中查找信息快。有时，为体现档案的保管期限，还在分类号中增加永久和长期的代码，此种分类可以在档案分类号（档号）中直观地反映出本年度的收档数量，以及永久保管期限档案的数量等信息。

（三）大流水分类

在信息化条件下，可以充分借助计算机信息技术，对档案分类予以简化，只分一级类目即文书档案、建设项目档案等，或分到二级类目后不再往下细分。这种分类以计算机软硬件技术为基本平台，流水号明显偏大，档案管理者与使用者不能从直观的档号中得到太多信息。可以通过归档年份检索出当年归档的档案数量并形成目录，从而快速查看年度收档情况，也可通过多条件检索，找出具体某一年永久保管档案的全部档案目录信息，完成传统分类中三级、四级下档案分类中可以获得的相关信息。

二、大流水分类的实践及优点

尽管档案大流水分类不违背档案分类的基本要求和标准，但它却与传统的档案分类差别较大，在实践中并不多见。始建于2005年5月的某公司即采用了大流水分类方式和某档案管理软件，应用已达10年，馆藏突破了10万卷（件），并于2013年11月顺利通过了国家档案局的专项验收，档案大流水分类由此得到了国家权威部门的首肯。对比传统的分类方案，大流水分类方案有下列优点。

（一）可用较少的人员完成大量繁琐的工作

档案管理人员从库房整理中解放出来，仅用传统分类模式下1/5左右的人员就可完成同规模的档案管理工作；同时，可快速检索，为一人多岗、精兵简政的新型管理机制提供支撑。比如设备试压记录的原件（包括实体及程序）就是在网络管理平台中产生，并未走纸质版审批流程，这既能保证档案的全面、及时、高质量地应归尽归，又能帮助技术人员直观、方便、快捷、全面地获取信息，并且在其管理范围扩大时，也可以在一级类目内查找到所需信息，不会在档案检索时产生跨类检索的麻烦。

（二）可用较小的库房面积，保管更多的档案

档案是逐渐积累而不断增加的，与其相适应的档案存储空间就要求越来越大。在传统档案分类方式下，要求档案室在建设之初就要预留足够的空间，投资较大。随着档案的积累，档案库房会出现空间不足的问题，档案人员即使不停地通过倒架来调整预留空间，也无法满足归档的需求。采用分类大流水后可杜绝倒架工作，最大限度地利用档案空间，同时也满足多部门同时归档，或同部门归档多个装置的技术档案的要求，保证随时可完成归档工作。

（三）可应用先进的档案管理软件支撑档案管理工作

大流水分类为中油档案管理系统的应用提供了条件，而中油档案管理软件的应用，又弥补了大流水不利于查找等方面的不足。中油档案管理系统的推行使用，使中油档案管理水平整体大幅提高，经过几年的运行，在档案检索及各部门间工作分工明确等优势体现得非常明显，特别是通过系统可以制定各种报表及分类检查目录，并打印出相关企业档案目录则是以往档案管理软件无法做到的，为档案查找提供了方便。

三、大流水分类的不足及应对措施

（一）影响档案的连续性，破坏档案的内在联系

档案按事件收集或按项目归档，有一定的内在连续性，而大流水分类尽管做到了随时归档，但却分类不细，导致档案的连续性较差，破坏了部分档案的内存联系。

（二）档案检索对计算机的依赖较大

使用计算机管理系统与大流水分类后，档案室的馆藏档案只有通过计算机系统检索出档案号后方可查找利用，如果有朝一日网络故障，则将无法正常工作。

（三）对管理环境要求较高

企业员工尤其是专业技术及管理人员要有使用电子文件的习惯，能够熟练使用计算机，了解档案管理的相关概念，可以正确使用档案管理系统，反之，则会弄巧成拙，反而不利于工作。

针对不足，从以下方面改进：一是适当调整管理方式，加大档案整理工作力度，如归档部门将事件收集完整或相对完成后再归档。二是在多部门共同完成一件事情的情况下，由档案部门协调多部门同时归档。三是库房位置确实无法保证连续性的，通过实现形成档案连续性的档案目录来方便检索，体现档案间的关联。四是在档案盒标签中，体现出档案信息，为直接查找提供便利。