应需而变打造Excel动态图表

仲勇

在日常工作中我们难免要和各种图表打交道，在制作图表的时候经常会遇到数据结构相同但是具体数据不一样的情况。比如对于每个分公司的季度、年度销售统计，数据主体结构（销售月份和部门名称）是一样，但是每个分公司的销售额却是不同的（图1）。如果要在Excel中制作这些数据的图表，常规的方法是为每个子公司的销售数据单独建立一个图表，但是这样既占页面，浏览起来也不方便。其实可以在Excel中插入动态图标，这样在一片区域就可以显示出不同的图表，使得文档看起来更为美观、实用。

用Excel 2016打开报表，选中A8单元格，点击“插入→函数”，在函数列表选中“INDEX”函数，在弹出的函数设置窗口，Array参数选择A2→A7区域数据（即数据结构中的常量数据，当然也可以根据自己的需要选择月份数据），Row_num参数选择A9单元格，当然可以任意选择A10、A11等，它的主要作用是记录一下返回的行序号。比如A9返回的值是2，表示返回的是$B$2：$D$7区域的第2行有效数据，也就是B3：D3的数值。完成参数的设置后点击“确定”完成函数的插入（图2）。

选中需要插入控件的区域，点击功能区的“开发工具→插入→组合框（窗体控件）”，此时在工作簿上可以看到一个带下拉箭头的窗体控件。右击控件选择“设置控件格式”，在打开的数据源区域选择上述所说的常量（即A2→A7数据），单元格链接选择“A9”（即引用A9数据），完后后点击“确定”（图3）。

完成控件窗体格式的设置后，使用填充工具将A8公式向左填充到D8，这样原始数据就会自动整合到控件下拉列表中。比如在控件下拉列表中选择对应的常量，如“分公司3”，A8→D8显示就是分公司3一季度的销售数据（图4）。

选中A8→D8数据，点击“插入→图表→柱形图”，插入一个柱形图数据图表，在插入的图表上右击选择“选择数据”，在打开的窗口单击“水平分类标签”下的编辑按钮，将其数据设置为B1→D1数据，即显示一月、二月、三月名称（图5）。

完成上述设置后可以看到组合框和柱形图是分离存在，为了美观、实用，可以将两者组合在一起。返回Excel窗口选中上述插入的“组合框（窗体控件）”，右击选择“剪切”，然后将其粘贴到任意位置，这样就可以使用鼠标将粘贴控件移动到图表区域。

按住Ctrl键选中图表和粘贴的控件，点击“格式→组合→组合”，这样就可以将下拉控件和图表组合在一起。现在展开控件下拉列表选择分公司，就会自动显示对应月份的销售图表完成动态图表的制作了（图6）。

不过上面的操作仅仅是制作动态数据的报表，如果要让生成的图表更具有视觉冲击力，我们还可以将上述图表中每个分公司的报表转换为GIF图片，这样可以自动进行播放。首先使用截图软件依次将每个分公司的报表数据截图为图片，接着登录http：//www.uupoop.com/gif/，点击“从电脑上打开图片”，将上述截图全部导入。依次选择导入的图片，点击右侧的“添加帧”，将数据图片生成为GIF图片（图7）。

搜索下载VBAniGIF.ocx控件，下载后将其保存在C：＼windows＼system32。在Excel中点击“开发工具→插入→其他控件→注册自定义控件”，选择上述下载到的控件注册。成功注册后点击上述控件，在文档中插入一个VBAniGIF.ocx控件（图8）。

右击插入的控件选择“属性”，在“Filename”后输入需要插入的GIF图片的实际位置，这样可以在Excel中直接插入上述处理好的GIF图片（图9）。

关闭控件设计窗格，点击“文件→另存为”，将其保存为“Excel启用宏的工作簿”，这样以后打开这个工作簿，上述插入的Gif图片就会自动显示分公司1到分公司6的数据。当然点击上述原来的图表，也可以手动切换各个子公司的报表数据图（图10）。