浅议不动产登记档案整合

丽水市不动产登记中心 李 艳

浅议不动产登记档案整合

丽水市不动产登记中心 李 艳

不动产统一登记职责整合已基本完成，即将全面实行不动产统一登记制度，将分散在各部门的登记职责整合到国土部门，建立权责一致，运转高效，法制保障的不动产统一登记体系。作为在不动产登记过程中产生的档案资料是实行不动产统一登记制度后管理工作的重要组成部分。本文对各类不动产登记档案管理的现状、主要特点进行分析研究，探讨将目前分散在各登记机构的不动产登记档案进行规范管理，以及提出对现有不动产登记档案进行过渡整合管理的途径，为全面建立和完善不动产统一登记制度提供基础保障。

一、不动产登记档案管理现状

多年来，由于不动产登记职责分散在国土、住建（房管）、林业、农业等部门，不动产登记档案管理出现管理机制不同，档案归档标准不一，档案信息管理系统各异，规范管理工作发展不平衡的状况。从目前的情况看，国土、住建房管部门的档案管理比较规范，信息化管理水平正在逐步提高。而林业、农业等部门的不动产档案管理还不够健全，亟待规范管理。这些因素都将对不动产统一登记制度改革，对不动产档案整合管理等工作产生不利影响。

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二、不动产登记档案的主要特点

不动产登记从原来的分散登记过渡到统一登记的管理模式，涉及面广，影响大，面临各个层面的改革与创新。现有分散在各部门的不动产登记档案是各管理机关日常活动和成果的真实记载，它不仅是房产、土地、林业、农业等部门管理工作的一项重要内容和基础工作，也是全面科学履行职责的重要保证。

1.数量大，种类众多

有土地、房产、林业、农业、矿产等业务档案。各级国土管理机关在土地管理活动中产生的大量土地管理材料，尤其是在地籍管理工作中进行的土地利用现状调查、城镇地籍调查以及登记发证，面广量大，涉及到城镇、农村的千家万户，这些材料经过立卷归档，在一个县的数量可达几万卷，甚至上百万卷，而其载体又是多种多样的，包括文字、图、表、录音、录像、磁盘等。

2.跨度大，周期长

土地管理中有些土地业务活动历时时间较长，往往跨年度才能完成。土地利用现状调查，城镇地籍调查，土地登记发证工作，有的跨年甚至三四年才能结束。

3.专业性，不可替代

不动产登记档案信息是房与地产权产籍管理活动中形成的权证、契约、文件、图纸、表册、照片、计算机软盘等各种不同形式和载体的历史记录，这些信息记载了房产产权归属和沿革，反映了房与地的状况。因此，房产、土地档案信息的形成，有其特殊的专业要求，如房地产面积的丈量、土地界限的认定、平面图的测绘等。

4.动态性，历史延续

不动产登记档案形成后，房与地的买卖、交换、继承、赠与、分析等权属变更不断发生，房屋的拆迁、翻改、扩建等现状处于不断的转移和变更之中，具有极强的动态

性。不动产登记档案则要随产权人变化而变化，随房地产现状变更而变更，不动产登记档案必须保持图、卡、卷、册，电脑信息与房地产现状的一致性。必须不断地补充新材料，才能自始自终反映房与地产产权的现实情况，才能确保不动产登记档案信息的真实性和可靠性。

5.真实性，法律依据

不动产登记档案信息必须与实际相符，才能在产权审核和调处纠纷中起到凭证和参考作用。房与地管理部分代表政府行使职能，按照严格的操作要求，各程序间的相互监督、制约，确立了不动产登记档案不容质疑的真实性地位。由记载房地产所有权归属的凭证等组成的不动产登记档案，具有法律效力，是主管部门和人民法院处理不动产纠纷的重要依据。

当前档案管理存在以下难点：一是现有档案业务重点不同，整合难。不动产登记业务分类复杂，各有各自业务侧重面与标准，业务衔接不可能一蹴而就，档案管理的业务衔接难度亦不容低估。二是档案数量巨大时间长，关联难。目前，分散在各部门的不动产登记档案数量大（海量信息），历史跨度长，动态性强。如何将这个巨大信息资源有序整合融合关联，需要统筹规划。

三、对不动产登记档案整合管理的思考与对策

建立不动产统一登记制度，是在已有工作成果基础上进行整合，形成更加高效统一的物权登记体系。这为不动产登记档案管理迎来改革创新的重要机遇。

1.制定目标计划，逐步分步实施

根据建立不动产登记制度工作部署，不动产登记档案的整合工作应分三个阶段实施。第一阶段目标是理顺关系，摸清分散档案的情况，清理档案资料，为整合作准备。第二阶段目标是整合现有档案，规范电子文档，建立电子文档数据库，逐步移交档案，逐步实现集中统一管理。第三阶段目标是全面规范档案管理，建立完整数据库，实现不动产档案以传统管理为辅，信息化管理为主的根本转变，为不动产登记档案管理工作提供保障，为社会提供高效快捷的服务。

2.理顺管理机制，落实管理职责

为有效推进不动产档案管理，确保改革中既保持工作的连续性，又不影响正常业务开展，对档案资料的利用和整合。一是在职责整合期间，国土、住建房管、农业、林业等部门的档案资源信息首先在部门之间以各自现有的档案资源作依托，通过局域网实现档案资源共享，消除“信息孤岛”，为逐步过渡到统一的不动产档案管理信息平台打牢基础。二是在档案整合规范期，档案管理基本建立以国土为主，房管为辅的模式，林业、农业部门的不动产档案逐步移交国土部门。农村土地承包经营权纳入不动产登记后，应按规范健全档案，五年过度期后将相关档案移交国土部门，进入集中统一管理。三是全面规范管理期，全面建立以国土部门为统一集中管理平台的不动产档案管理体系，为不动产登记管理提供全方位的基础服务。

3.建立业务标准，逐步规范管理

一是高标准，严要求，把好档案整合质量关，制定不动产登记的统一薄册和权利证书等要件标准，以形成统一的不动产档案，利于促进档案信息化管理。二是原来的各类档案资料，按照原有的要件格式归档，新办理的业务档案按新的统一标准建档；对原有纸质档案进行全文扫描，转换为电子文档；对已经形成的电子文档，进行规范整合，统一标准，纳入数据库管理。通过1-2年分类整合档案的海量资源，逐步建立不动产登记档案的完整数据库，逐步实现对不动产档案信息化管理。

4.建立统一信息平台，健全网络风险防范机制

以不动产登记信息平台为基础，建立不动产档案管理系统。实现“统一归档、统一监管、统一查询与服务”等主要功能，同时要注重做好网络风险防范工作，采取严格的保密措施，为不动产统一登记信息化平台建设奠定技术基础。

5.建立以身份证号码和组织机构代码证为基础的统一社会信用代码等制度

对不动产信息公开查询应分步进行：一是在职责整合阶段，以窗口查询服务为主，网络查询为辅，暂缓推行不动产登记信息的统一联网。职责整合过渡初期，在各登记机构及相关部门内部建立内网，依托各部门现有信息化程度，实现内网相关信息资源共享。二是在规范管理后，实行窗口和网络平台同时并举的公开信息查询，逐步实现不动产登记信息共享。

6.建立协调配合机制，加强部门之间的协调工作，切实做好档案管理业务衔接工作

不动产统一登记改革涉及面广，业务种类复杂，各部门的登记业务衔接需要过渡和磨合，尤其是不动产登记档案业务看似简单，但整合规范工作任务却十分繁重。应结合实际制定档案整合实施方案，对工作流程进行梳理，制定档案移交程序，制定统一的工作规范，细化业务衔接工作步骤，保证档案业务顺利衔接。我们要通过建立协调配合机制，充分调动各部门的工作积极性，按照制定的档案业务衔接模式，认真做好整合后的档案资料移交，将分散在各部门的不动产登记档案资源全部纳入规范管理的轨道，为建立完善的物权登记管理体系而共同努力。